Wat is die vyf fases van projekbestuur?

Om 'n projek van die grond af te kry, vereis 'n stelsel van prosesse en talentvolle individue om die werk af te handel. In basiese terme is dit geen eenvoudige prestasie nie!

Om op videokonferensies staat te maak om met verskeie spanne en individue saam te werk, vereis organisasie en doeltreffende projekbestuursimplementering oor verskeie kantore, departemente en bevelskettings. Samehorigheid, kommunikasie en sentralisering is sleutelfaktore. Met wie jy ook al te doen het, of dit nou 'n belanghebbende, kliënt of werknemer is, daar is baie bewegende dele om in ag te neem van konsep tot aflewering.

Elke projek vereis uitgebreide kennis oor die lewensiklus van die projek. Om te weet hoe elke fase funksioneer, bied waardevolle insigte oor hoe om dit te benader. Maar hoe werk videokonferensies om u proses te bemagtig? Kom ons kyk na die raamwerk van die 5 fases van projekbestuur.

Dit is die projekbestuurder se verantwoordelikheid om die "opstart" van die projek te ken, te beplan en te bou deur 'n deeglike begrip van die vyf projekbestuurstappe te hê. Dit werk om 'n duidelike en bondige bloudruk te verskaf vir hoe die idee van abstrak na konkreet sal gaan. Ontwikkel deur die Project Management Institute (PMI), is die 5 fases vir enige projek om te realiseer soos volg:

1. Bekendstelling
Die eerste van die lewensiklusfase, die aanvang, vereis 'n afskopvergadering wat die kliënt en beleggers insluk. Dit is waar die doelwitte, doelwitte, twyfel, bekommernisse en enige aanvanklike gedagtes en idees bespreek word. As besluitnemers nie op net een plek geleë is nie, kan u 'n aanlynvergadering vir 'n videoklets of 'n telefoniese vergadering opstel om die volgende gesprekspunte te bespreek:

• Wie is die beleggers en belanghebbendes?
• Wat is die besigheidsvisie en missie?
• Wat is die beraamde tydlyn?
• Wat is 'n paar van die risiko's?
• Watter begroting en hulpbronne is beskikbaar?

2. Beplanning
Sodra die doelwitte uiteengesit en ooreengekom is, kan 'n duideliker idee van die finale resultaat beter verstaan ​​word. Om agteruit te werk om 'n stel planne te visualiseer en te formuleer vir almal om te volg, lei die span vanaf die aanvangsfase tot voltooiing.

Hou aanlyn vergaderings om:

• Stel spanne saam
• Dra noodsaaklike besonderhede oor
• Stel projekdoelwitte en -doelwitte op

Die beplanningsfase is van kritieke belang vir die boor van die volgende 5 komponente:

• Ontwerp van 'n projekstruktuur
• Die skep van werkvloeidokumente
• Beraming van begrotings oor departemente heen
• Versamel, toewys en benoem hulpbronne
• Risikobepaling

3. Uitvoering
Spanleiers en projekbestuurders word aan die gang gesit om aflewerings te bou, die tussenganger vir kliënte te wees, take uit te voer, prosesse te implementeer en meer. Direkte kommunikasie oor alle dele van die projek is noodsaaklik en noodsaaklik vir die sukses om die idee tot lewe te bring. Inkorporeer samewerkingsinstrumente kan hierdie kommunikasie fasiliteer, wat naatlose koördinasie en inligtingsdeling tussen spanlede verseker.

Noodsaaklik vir die uitvoeringsfase:

• Gereelde vergaderings
  Deur op hoogte te bly van spanne met geskeduleerde aanlynvergaderings, help dit om die projek kort en op koers te hou. Tydige en kristalhelder kommunikasie via videokonferensies of telefoniese vergaderings verseker minder blindekolle, beter spanwerk en vinnige beweging van items in die pyplyn.
• Deursigtigheid
  Vermy moontlike blokke as dit kom by hindernisse wat maklik voorkom kan word, soos skedulering, huur, deelnemers uitnooi na vergaderings en bepaal wie verantwoordelik is vir watter taak deur ander digitale gereedskap soos Slack, Outlook en Google Kalender in u videokonferensieplatform te integreer.
• Konflik bestuur
  Probleme sal beslis voorkom. Verminder die gebeurtenisse deur die persone in die "frontlines" -spanne uit te nooi om te praat en kommer, knelpunte of enigiets wat 'n swakheid in die ketting kan veroorsaak, uit te spreek.
• vorderingsverslae
  Gereelde opdaterings word gedeel tydens 'n stand -up vergadering, saamkuiersessie of videoklets werk om die kromme voor te bly en probleme te identifiseer voordat dit gebeur.

4. Monitering en beheer
As u dit nie kan meet nie, kan u dit nie bestuur nie. Hierdie fase vereis dat gekontroleer word om seker te maak dat alles in ooreenstemming is met wat vooraf ooreengekom is. Wat is die belangrikste prestasie -aanwysers? Wat moet geïmplementeer word om die sperdatums en finansiële parameters te bereik?

Hou aanlynvergaderings met sleutelspelers vir roetine-kontrolepunte, oorsigte en prestasieverslae. Jy kan afstandaanbiedings via videokonferensies doen wat werkvloeie, belangrike dokumente en lêers , en enigiets wat gedeel en versprei moet word, insluit. Waar jy meer insig in die span se daaglikse aktiwiteite moet kry, en veral wanneer hulle nie in die kantoor werk nie - dit is waar jy dalk sagteware moet gebruik om werknemers wat van die huis af werk, te monitor . Nie net vir produktiwiteitsredes nie, maar ook omdat die analise kan help om prosesbottelnekke te identifiseer, of die span wat verouderde toepassings gebruik.

5. Sluiting
Die sluiting van die projek is net so belangrik as om dit te begin. Dit word ook die 'opvolgfase' genoem, en dit is om hierdie tyd dat die voltooide projek gereed is om aan die publiek bekend te word. Die hooffokus hier is op die vrystelling en aflewering van produkte.

Dit is van kritieke belang dat 'n projekbestuurder die lewensduur van die projek van begin tot einde kan beoordeel deur:

1. Ondersoek van projekprestasie
   Het elke span hul doelwitte en merkers bereik? Is die projek binne die begrotings- en tydslyne bereik? Het die projek 'n probleem opgelos? Die beantwoording van hierdie vrae en meer hulp om te bepaal of die projek suksesvol was of nie.
2. Kyk na spanprestasie
   Die prestasie van spanlede kan individueel verder uitgebrei word om die sukses binne die groep te bepaal. Kwaliteitskontroles, KPI's en aanlynvergaderings werk om duideliker insig te gee in prestasie.
3. Beoordeling en dokumentasie van die sluiting van die projek
   'N Deeglike voorlegging wat stawende dokumente saamstel wat die groei van die projek van konsepsie tot aflewering toon, verseker dat kliënte en belanghebbendes behoorlik voltooi word.
4. Versoek resensies
   'N Finale evaluering van die projek bied 'n nader kyk na die sterk- en swakpunte, van die begin tot die einde. Kry insigte en leer lesse vir die volgende keer.
5. Gaan oor die begroting
   As u begrotingsverlies sowel as onaangeraakte hulpbronne kan identifiseer, kan u beter verstaan ​​van sukses (of mislukking) en dit help om vermorsing te bestuur.

Sommige aanlyn -ontmoetingspunte sluit in:

• Wat was die wegneemetes van die projek?
• Wat is die geleenthede vir groei? Verbetering
• Wat was sommige van die sterk- en swakpunte wat tydens die proses getoon is?

Laat FreeConference.com u maatskappy voorsien van die duidelike en effektiewe projekbestuur-videokonferensieplatform wat nodig is om samehang en sentralisering vir alle aspekte van projekbestuur te skep. Met 'n wye aanbod van funksies, maklike integrasies en hoëgehalte-video- en oudiovermoëns, kan u verwag dat u projek deeglik gekommunikeer en saamgewerk sal word.