Ons as bevolking het die afgelope tyd baie studies onderneem in die pogings om uit te vind waarom vergaderings werk - of nie.
Dikwels het ons hulle as 'n ondoeltreffende tradisie bestempel; word gewoonlik as 'n vermorsing van tyd beskou (tensy mense werklik voorbereid was) en dit is veilig om aan te neem dat ons almal ten minste een vergadering onvoorbereid was. So, wat gee? Waarom is dit so moeilik om vergaderings te gee? Waarom is hulle so moeilik om te bestuur? Waarom hou ons dit aan??
Die kwessie van ondoeltreffende vergaderings draai meestal oor idees van betrokkenheid, voorbereiding, kommunikasie, bondigheid, en konkrete ontwikkeling.
Dit is moeilik om mense te motiveer wat nie omgee vir wat bespreek word nie.
Dit is nog moeiliker om vorentoe te beweeg as mense nie oor die nodige inligting beskik nie.
Dit word uitdagend om konstruktiewe besprekings aan te bied as mense nie op dieselfde bladsy is nie.
Dit is byna onmoontlik om vooruit te kom as u deur daaglikse onbenullighede vasgeval word, en dit is so beslis nie maklik om doelwitte te bereik as projekte nie betyds voltooi kan word nie.
So, hoe gaan ons die beste vorentoe?
Die meeste mense wil dinge bespreek wat hulle direk raak. Goeie dinge wat tydens vergaderings na vore gebring moet word, is bespreking oor kwessies waarby verskillende departemente betrokke is, aangesien die hulpbronne vir die uitsluitlike doel van groepbesprekings toegewys is.
Neem die tyd om te oorweeg of hierdie probleem die span wat u tydens die vergadering sal toespreek, beïnvloed. Hulle waardeer u begeerte om dit op te neem.
Dit is belangrik om u span op die hoogte te hou van belangrike besluite of vergaderings wat voorbereiding behels, aangesien u tyd met alle betrokkenes wil maksimeer. Om mense te probeer inlig terwyl ander wat voorberei het, sit en wag, 'n goeie manier is om u span gefrustreerd en inkongruent te laat.
Neem die tyd om die volgende te oorweeg: As u 'n uitnodiging ontvang het om aan hierdie vergadering deel te neem, sou u die nodige inligting hê om op 'n aktiewe, ingeligte en opbouende manier deel te neem?
Mense kan nie behulpsaam wees as hulle nie weet wat u soek nie. Omskryf vir die groep wat u van hul antwoorde verwag. Die vraag-gebaseerde benadering help u om meer nuttige antwoorde van u span te kry, maar slegs as hulle weet waarvoor hul antwoorde gebruik word.
Maak dit bekend as u die vergadering hou, sodat u insette kan insamel vir 'n groter besluit. As u 'n klankbord vir 'n nuwe idee nodig het, meld dit dan in die agenda. As u teen die einde van die vergadering konsensus soek, skryf dit neer en maak dit baie duidelik dat die einddoel van die bespreking is om oor iets te besluit.
Neem die tyd om aan die begin van die vergadering u verwagtinge te noem, sodat almal weet waarom u dit bymekaargemaak het.
Dit is 'n uitdaging om 'n groot groep mense op die onderwerp te hou, terwyl dit byna onmoontlik is om dit op skedule te hou. Om hierdie rede is dit noodsaaklik om u tyd effektief in elke vergadering te bestuur. Dit kan gedoen word deur die gebruik van 'n goed gemaakte agenda.
Gee 'n uiteensetting van elke afdeling/vraag/onderwerpgedeelte binne 'n tydsraamwerk. Hierdie tydsraamwerk behoort 'n voldoende hoeveelheid toe te ken
benodig tyd vir bespreking, hersiening en gevolgtrekking. Dit is belangrik om dit voor die vergadering uiteen te sit: dikwels sal u uiteindelik hoor dat sekere kwessies meer tyd op die raad benodig, of dat dit aansienlik kan verminder word.
Neem die tyd om te oorweeg hoe u u tyd die beste kan bestee aan hierdie vergadering. Hoe lank wil u aan elke besprekingspunt bestee? Sal hierdie bespreking meer tyd in beslag neem as wat dit die moeite werd is?
Sonder betrokkenheid, voorbereiding, kommunikasie en tydsbestuur, is die kans klein dat u onderneming floreer. U vergaderings sal dwaal; jy sal jou werknemers frustreer; u projekte val en bly op die parkeerterrein.
Dit is belangrik om doelwitte te stel en konsekwent daarna te streef om dit te bereik. Die hele rede waarom mense vergaderings hou, is om hul pogings oor 'n gegewe onderwerp te konsolideer met die doel om iets te bereik. Moenie toelaat dat 'n geskiedenis van gebrekkige vergaderings die rede is waarom u nie bereik waar u wil wees nie.
Neem die tyd om doelwitte te stel, en besoek dit gereeld.
Hier by Vrykonferensie, as iemand nie 'n vergadering kan hou nie, is dit 'n noodgeval. Ons is op die mark van produktiewe vergaderings, en ons wil hê dat u die maksimum tyd wat u daaraan bestee het, maksimeer. virtuele konferensies, of persoonlik by 'n raadsaaltafel.
Of u laaste vergadering effektief was of nie, wat u moet doen nadat u dit voltooi het, bepaal hoe effektief die volgende vergadering kan wees. Ons advies is om:
Maak 'n stewige vergaderingsagenda.
Betrek mense.
Berei u personeel voor.
Gee u belangstellings oor.
Stel doelwitte en maak dit algemeen.
Respekteer hul tyd.
En moenie vergeet nie, 'n bietjie dankbaarheid bereik 'n hele ent. Dankie vir hul betrokkenheid; bedank hulle vir hul tyd; bedank hulle vir hul idees.
Ons sou nêrens wees as ons nie vir samewerking was nie. Moenie dat u vergaderingsnotules mors nie. Keer terug na Vergaderings maak saak.
FreeConference.com die oorspronklike verskaffer van gratis telefoniese oproepe, wat u die vryheid gee om te kies hoe u enige tyd en sonder enige verpligting met u vergadering kan skakel.
Skep vandag 'n gratis rekening en ervaar gratis telekonferensies, aflaai-gratis video, skermdeling, webkonferensies en meer.
[Ninja_form id = 7]
Skep u FreeConference.com -rekening en kry toegang tot alles wat u nodig het vir u onderneming of organisasie, soos video en Skermdeling, Skakelbeplanning, Outomatiese e -posuitnodigings, herinneringe, En meer.
