As u ooit deur 'n eindelose vergadering, u het waarskynlik die tyd gehad om vorendag te kom met maniere waarop u dit anders sou gedoen het. Vergaderings, as dit swak beplan is, is moeilik om te bemiddel sonder bondige agendas; besluitneming word deurmekaar deur ongerigte bespreking en gebrek aan ingeligte deelname. Die ontwerp van 'n effektiewe agenda is een van die maniere waarop u die krag van 'n sterk span kan benut, aangesien dit die nodige struktuur en insiggewende inhoud bied om dinge behoorlik te bereik.
Of u vergadering daagliks, weekliks of kwartaalliks is, die noodsaaklikheid van 'n sterk tydlyn is noodsaaklik om die doeltreffendheid te behou, in groot en klein groepe. Hieronder is 'n paar belangrike faktore wat u in gedagte moet hou by die ontwerp van die agenda vir u vergaderings. Oorweeg die volgende:
Het u 'n onderwerp gekies wat die span insluit wat u toespreek? Die meeste mense wil dinge bespreek wat hulle direk raak. Bespreking oor kwessies wat verskillende departemente betrek, is goeie dinge om tydens vergaderings aan die orde te stel, waarvoor die hulpbronne toegewys is met die uitsluitlike doel om groepbesprekings. Aangesien die meeste organisasies aangedryf word deur 'n
interafhanklikheid tussen die kantoor, het interne departemente dikwels vergaderings nodig om hul pogings te koördineer en te konsolideer.
Met inagneming van die span se betrokkenheid by wat bespreek word, kan u ook u agenda aanpas by u gehoor en die deelname van die publiek maksimeer.
By die opstel van u agenda, vra uself af: raak dit die mense wat ek aanspreek?
Die gebruik van modewoorde as opsommingsonderwerpe kan 'n kamer van professionele persone laat skarrel: as u die suksesvolle bekendstelling van nuwe produkte op die agenda aankondig onder 'Goeie dinge wat ons onlangs gedoen het', is dit waarskynlik dat u die enigste op daardie bladsy sal wees. Dit is ongelooflik moeilik om 'n bespreking te bemiddel as mense nie duidelik is oor die onderwerp nie, laat staan om effektief daarvoor voor te berei.
Die gebruik van vraestelle om punte in 'n vergadering na vore te bring, is 'n uitstekende manier om seker te maak dat bespreking die probleem wat opgelos word, werklik oplos. Gebruik ons hipotetiese suksesvolle produkbekendstelling as 'n voorbeeld, en dink hieraan: Wat het goed gewerk vir die bekendstelling? Watter markte het ons met hierdie sukses geopen? Waar neem ons dit van hier af?
Vra jouself af wanneer jy onderwerplyne vir vergaderings maak Wat is die antwoorde wat ek soek? Watter vraag help ons die beste daar?
Mense kan ontsteld raak as hulle besef dat om hul insette te vra, nie verseker dat hulle 'n sê sal hê in die finale besluitnemingsproses nie. Dit is belangrik om elke bespreking te kategoriseer op grond van wat u van u gehoor soek. Omskryf vir die groep wat u van hul antwoorde verwag. Die vraaggebaseerde benadering help u om meer nuttige antwoorde uit u span te kry, maar kan ook tot frustrasie lei as u op enige manier mislei waarvoor hierdie antwoorde gebruik word.
Maak dit bekend as die vergadering gehou word sodat u insette kan insamel vir 'n groter besluit. As u 'n klankbord vir 'n nuwe idee nodig het, meld dit dan in die agenda. As u teen die einde van die vergadering konsensus soek, skryf dit neer en maak dit baie duidelik dat die einddoel van die bespreking is om oor iets te besluit. Op hierdie manier vermy u dat u deur die twispunte onder lede van u span opgeskuif word, wat moontlik gesagsbegrippe het wat nie in hierdie spesifieke vergadering gewig het nie.
Vra jouself af wanneer jy verwagtinge vir vergaderings noem soek ek insette, inligting of 'n finale besluit?
Hierdie kwessie is 'n tweebits poging, aangesien die tydigheid van u agenda die vlak van voorbereiding wat u spanlede bereik, kan bepaal. Hoe gouer u die agenda kry, hoe gouer kan u verwag dat hulle die elemente van die diskursiewe punte sal oorweeg en gereed sal wees om u hul insette te lewer, of om inligting te versamel om 'n ingeligte besluit saam met u te neem. Dit is belangrik om u span op die hoogte te hou van belangrike besluite of vergaderings wat voorbereiding behels, aangesien u tyd met alle betrokke partye wil maksimeer, en om mense in te lig terwyl ander wat voorberei het, 'n goeie manier is om laat u span gefrustreerd en nie ooreenstem nie. 
Vra jouself af wanneer jy die vergaderingsagenda aan die span bekend maak, Sou ek, as ek hierdie agenda op die oomblik ontvang het, betyds gereed wees vir die vergadering?
Dit is moeilik om 'n groot groep mense oor die onderwerp te hou. Dit is byna onmoontlik om hulle op skedule te hou. Om hierdie rede is dit uiters belangrik om 'n tydsberekeningkomponent by die ontwerp van u vergaderingsagenda in te sluit. Elke afdeling/vraag/onderwerpgedeelte moet binne 'n tydsduur duidelik uiteengesit word. Hierdie tydsbestek behoort voldoende tyd af te staan vir bespreking, hersiening en gevolgtrekking. Dit is belangrik om voor die vergadering uiteengesit te word: gereeld sal u uiteindelik hoor dat sekere kwessies meer tyd op die raad benodig, of dat dit aansienlik kan verminder word.
Vra jouself af wanneer jy tydgleuwe maak vir elke afdeling van jou vergaderingsagenda, Hoe word ons tyd die beste gebruik? Sal hul terugvoer 'n dialoog oopmaak wat verdere bespreking verdien? Hoe lank sal ek aan hierdie item wil spandeer?
Die verwerking van u agenda het meer te doen met die stappe wat betrokke is by die proses van alle items in die vergadering. Dit gee 'n opsomming van die vlakke van bespreking waardeur u die taak probeer voltooi. Deur saam te stem oor die maniere waarop kwessies verwerk sal word, verhoog die effektiwiteit van u vergadering. As u nie 'n opsomming gee van die manier waarop u wil hê dat die span elke kwessie moet aanspreek nie, kan sommige lede die aandag aflei, terwyl sommige die relevansie daarvan vir hulle bespreek: niemand fokus uiteindelik op die identifisering of evaluering van oplossings nie .
Die proses om 'n item aan te spreek, moet op die geskrewe agenda verskyn wat u sal verskaf. As u die item tydens die vergadering bereik, verduidelik die proses wat nodig is om 'n ooreenkoms te bereik, en soek die ooreenkoms.
By die eerste vasstelling van hierdie proses in u agenda, vra uself af: Hoe wil ek hierdie bespreking lei? Wil ek van individue of spanne hoor? Wil ek eenparige stemming, stemopsies of 'n dinkskrum hê? Hoe kan ek bepaal wanneer 'n probleem opgelos is? Hoe lyk die ideale ontmoeting vir my?
Dit is moontlik die belangrikste deel van die maak van enige agenda- om te verstaan dat hulle altyd in 'n proses van verandering is. Geen agenda is immuun teen die dwaasheid van die tyd, onverwagte vertragings, siekdae of terugslae nie. Om hierdie rede is dit belangrik om veranderbaar te wees. Die prioriteite van die agenda sal ongetwyfeld in belangrikheid verander namate die datum nader kom en dinge in reële tyd meer gestol word. Namate die projekte vorder, word die span ook so, en so ook die doelwitte van die agenda. Die eerste item op 'n goeie agenda is "om vandag se agenda te wysig en te herprioritiseer". Hierdie skedule -item is die beste manier om seker te maak dat u span ooreenstem met wat bespreek word, hoekom, tot watter lengte en met watter verwagtinge op die dag van.
By die opstel van 'n agenda vir enige vergadering, moet u uself afvra: Is daar ruimte vir bespreking hier? Hoe kan ek die beste bestuur wat ek nie kan beplan nie? Hoe hou ek my bespreking gesentreer?
Dit is 'n belangrike item om by u agenda op te neem. Dit spreek boekdele oor u leierskap om die dringendheid van 'n vergadering op te skort om elemente van sukses met u span te bespreek. Dit is uiters belangrik dat almal voel dat hul werk waardeer word, ondanks tydsbeperkings, terugslae, probleme en uitdagings. 'N Goed gedoen taak moet aangespreek word, en om 'n paar oomblikke in u vergadering te gebruik om u span geluk te wens met die goeie werk, is 'n goeie manier om die moraal te handhaaf en 'n ondersteunende werksomgewing te bevorder.
Dit is 'n mindere, maar ewe belangrike kategorie. Dit is 'n bietjie herinnering aan u span dat daar altyd ruimte is vir verbetering. Of u nou probleme ondervind met tydigheid, interne kantoordinamika of net 'n moeilike week in die mark gehad het, maak seker dat u span te alle tye bewus is van wat van hulle verwag word. Om u koffiemok in die skottelgoedwasser te plaas, is 'n klein, maar belangrike deel van die versorging van 'n kantooromgewing, en hoe onbelangrik dit ook al mag lyk, om dit as deel van u vergadering te noem, versterk die belangrikheid van konsekwentheid.
Of u nou van die verskynsel Parking Lot gehoor het of nie, u het beslis die kernbegrippe daarvan gebruik. Dit dien in wese as 'n klankbord vir alle idees wat nie onmiddellik in die huidige vergaderingsomgewing aangespreek kan word nie. Alle nuwe projekte, idees, navrae en vrae kan in die kavel "geparkeer" word en as besprekingspunte vir toekomstige vergaderings aangewys word. Dit beteken ook dat u altyd 'n stooreenheid vol idees het waarop u kan terugkom, as u 'n paar minute ekstra het aan die einde van 'n vergadering. Die parkeerterrein is 'n uitstekende manier om op die regte pad, op die regte pad en op die rekord te bly.
Oor die algemeen is die belangrikste ding om te onthou by die ontwerp van 'n agenda dat u altyd saamwerk aan 'n gemeenskaplike doel. U moet daarop gemik wees om u bespreking samehangend, inklusief, kreatief en produktief te maak. Dit is moeilik om al die punte te bereik, maar as u 'n plek daarvoor op die agenda het, kom u dalk net betyds daar.
FreeConference.com die oorspronklike verskaffer van gratis telefoniese oproepe, wat u die vryheid gee om te kies hoe u enige tyd en sonder enige verpligting met u vergadering kan skakel.
Skep vandag 'n gratis rekening en ervaar gratis telekonferensies, aflaai-gratis video, skermdeling, webkonferensies en meer.
Skep u FreeConference.com -rekening en kry toegang tot alles wat u nodig het vir u onderneming of organisasie, soos video en Skermdeling, Skakelbeplanning, Outomatiese e -posuitnodigings, herinneringe, En meer.
