Daar is drie dinge in die lewe wat onvermydelik is: dood, belasting en vergaderings ...
Goed ... miskien 'n bietjie oordrywing daar, maar as u ooit gewerk het, is die kans goed dat u in 'n vergadering was. Alhoewel die persentasie produktiewe vergaderings tussen 33 en 70%kan wissel, kan ons almal saamstem dat ons eerder wil deelneem produktiewe vergaderings as onproduktief. 'N Groot faktor vir produktiewe vergaderings is die Vergaderingsrolle, wat die pligte van vergaderinglede fokus om 'n effektiewe sessie te verseker -- soort van posisies op 'n sportspan of verskillende kokke in 'n kombuis. Hier is 4 hoofvergaderingrolle wat aan elke vergadering toegeken moet word.
'Ek sal nie net deel wees van die vergadering nie, ek sal ook die vergadering lei!'
Die belangrikste posisie in die vergadering het drie verskillende verpligtinge: voor die konferensie beplan en koördineer hulle die agenda, lokaal, toerusting en deelnemers, en hanteer alle ongelukke, besprekings en onverwagte noodgevalle.
Tydens die konferensie moet hulle besprekings rig sodat dit volg op die vooraf verspreide en ooreengekome agenda. Dit is die leier se verantwoordelikheid om vergaderings te vestig en gelyke spraakgeleenthede vir alle deelnemers te verseker, 'n omgewing te skep waarin alle deelnemers gemaklik kan bydra tot alle werkswinkels, asook alle dinkskrums en besprekings. Die leier is ook in beheer van enige toerusting soos PowerPoints, Skermdeling, of ander beeldmateriaal.
Na die vergadering moet die leier effektief kommunikeer wat die gevolgtrekkings en die volgende stappe is, en moet alle spanlede verantwoordelikheid dra om verwarring en ondoeltreffendheid te voorkom.
Hierdie ontmoetingsrol teken belangrike punte aan wat tydens die vergadering gemaak word. Hulle sou veral effektief wees as hulle die agenda opstel saam met die leier, sodat hulle nie net vertroud is met die agenda nie, maar ook kan byvoeg wanneer nodig. Die blokfluit versprei ook die agenda voor die konferensie en versprei daarna die notas en gevolgtrekkings.
Hierdie vergaderingsrol help die leier met die tyd wat aan elke agendapunt bestee word. Die tydhouer moet 'n duidelike begrip van die agenda hê lei die gesprek vir die vergadering om die toegewysde tydgleuwe op 'n subtiele manier te volg. Hulle sal ook alle deelnemers aan die vergadering herinner wanneer daar nog 5-10 minute oor is op die huidige agendapunt, sodat die deelnemers 'n beter peil van tydsbestuur kan kry.
Niemand wil die burger wees as hulle Mafia speel nie, maar die rol van deelnemers speel 'n groot rol in die sukses van die vergadering. Die belangrikste plig van die deelnemers is om by te dra tot die besprekings, hetsy agendapunte, dinkskrums of beplanning. Deelnemers is die uitbreidings van die leier op baie maniere; hulle moet soveel as moontlik bydra tot die agendapunte, 'n gemaklike omgewing skep vir ander om hul idees te deel en die toegewese tyd by te hou sodat die vergadering vinnig kan eindig. As die leier te kort gekom het om die rolle van die deelnemers na die vergadering te definieer, vra om dit te verduidelik om verwarring te voorkom.
Om die doeltreffendheid van gereelde vergaderings te verbeter, beveel ek aan dat rolle tussen verskillende spanlede wissel. Sodra elke deelnemer 'n algemene sin en ervaring met elk van die rolle het, sal dit nuwe ontmoetingsidees, perspektiewe en deelname inspireer!
Skep u FreeConference.com -rekening en kry toegang tot alles wat u nodig het vir u onderneming of organisasie, soos video en Skermdeling, Skakelbeplanning, Outomatiese e -posuitnodigings, herinneringe, En meer.
