如何召開更有成效的項目會議

雖然會議對於促進項目會議期間的協作很重要，但它們可能會浪費大量時間。 實際上， 大多數人認為他們參加的會議中約有一半是“浪費時間”， 這不僅讓他們感到沮喪，而且還使他們更難專注於手頭的任務。
因此，找到提高項目會議效率的方法至關重要。 這樣做將有助於改變您的團隊看待會議的方式，然後將這些會議變成一個有用的空間，供人們尋求問題幫助、向他人提供建議以及獲取有關項目整體狀態的最新信息。
這說起來容易做起來難，因此為了幫助您充分利用下一次項目會議，請務必採用以下會議策略。

創建議程並傳播它

要召開更高效的項目會議，您需要做的第一件事是確定當每個人都在同一個房間時將討論的內容。 將議程放在一起將幫助您回答“這次會議的目的是什麼？”這個問題。 這有助於澄清會議是否確實有必要。
此外，重要的是您至少提前一整天將此議程發送給所有會議參與者。 這將幫助他們了解會議的內容，並且如果您要討論新事物，它將幫助人們在參加會議之前開始考慮事情。
在這一點上，如果您希望人們在參加會議之前做任何其他事情，請確保將其說明為您的議程。 例如，如果您希望他們閱讀某些內容，或者如果您希望他們收集一些數據，那麼明智的做法是事先告訴他們這樣做，這樣您就可以在項目會議開始時立即加入。

設定並遵守時間限制

使會議感覺效率低下的部分原因是超出了為其分配的時間。 會議是為了特定目的而存在的，如果您開始偏離手頭的任務，那麼很容易耗盡時間，要么需要延長會議，要么在沒有完成目標的情況下結束會議。
防止這種情況發生的一個好方法是為議程上的每個項目設定時間限制並堅持下去。 如果出現的事情會導致你超過規定的時間，那麼考慮提出這一點； 您可以隨時安排與另一組人的另一次會議，以便稍後再討論。 像這樣分解工作也將有助於使您的項目團隊更加成功。
最後，您還可以使用計時器來幫助您遵守時間限制並按時舉行會議。 這樣做不僅可以幫助您提高工作效率，還可以向您的團隊表明您尊重他們的時間，並會盡一切可能避免浪費時間。

讓合適的人進入房間

富有成效的項目會議的部分關鍵是確保合適的人出席，而且只有合適的人出席。 沒有什麼比在不需要參加的會議上花一個小時更糟糕的了，如果發生這種情況，主要是因為會議的組織者沒有花足夠的時間詢問誰真正需要參加。
為幫助您做到這一點，請考慮您可能舉行的不同類型的會議，例如：

• 決策會議： 本次會議的目的是合作並找到前進的最佳途徑，這意味著只有了解整個項目的人才能參加。 其他人都只是多餘的，這會使會議顯得毫無意義。
• 工作會議： 當人們需要在特定任務上進行協作時就會發生這種情況，並且只有負責完成此任務的人需要參加會議。
• 反饋會議： 這些讓管理者有機會從他們的團隊那裡聽到什麼是有效的，什麼是無效的。 在項目的整個生命週期中都有這些是很好的，這樣人們就可以在事情進展不順利時暢所欲言。 根據您團隊的規模，這是唯一一種每個人都可能需要出席的會議。

使用正確的工具

您使用的工具也將在決定會議效率方面發揮重要作用。 例如，屏幕共享、視頻會議和白板都可以讓您更輕鬆地與房間內的人協作，從而提高會議效率。 所有這些工具和更多工具都由 自由會議網站.
在當今的工作場所中，擁有正確工具的重要性更加突出。 這麼多公司有多個地點，或允許人們 遠程工作，這意味著人們分佈在不同的城市或國家。 使用正確的技術可以讓每個人看起來都在同一個房間裡，讓您更輕鬆地召開富有成效的項目會議。

改變您的下一次項目會議

確保讓您的團隊參與會議計劃流程，並從他們那裡收集反饋，以便您可以改進會議流程。 採用此處討論的策略將幫助您將會議從煩人的時間浪費轉變為協作和創新的機會。

作者簡介： 凱文·康納 (Kevin Conner) 是一位企業家，擁有多家企業，包括 寬帶搜索，一項致力於幫助人們和企業找到最有價值的寬帶互聯網的服務。 經營和發展他的業務涉及廣泛的項目規劃和管理，Kevin 喜歡與他人分享他的經驗以幫助他們取得成功。

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