如何進行良好的電話會議

面對面會議歷來是最有效、最可靠的召集方式，但隨著全球勞動力的增長和擴張，電話會議比以往任何時候都更加重要。 如果您是一個大型團體或中小型企業，您的獨特需求需要清晰簡潔的溝通。

將電話會議視為虛擬會議桌，每個人都可以在其中參與對話，無論他們身在何處。 電話會議促進了團隊協作，是面對面會議的完美替代方案，可節省您的通勤時間、差旅成本和住宿。

但是，如何才能召開一場良好的電話會議，讓電話會議在您不親自到場的情況下也能保持風度翩翩、高效且富有創意呢？ 在這篇文章中，我們將介紹進行順利電話會議的重要技巧，無論這是您的第一次電話會議還是從現在開始尋找改進每次重要電話會議的方法！

準時並為初學者做好準備

就像任何親自舉行的會議一樣，準時是我們的期望。 準時出現，甚至比預定開始時間提前一點，在很多方面都是體貼的。

首先，它讓您有時間進入會議室並熟悉設置。 環顧四周看看靜音按鈕在哪裡，並嘗試在通話過程中可能用到的任何其他功能。 查看您最常使用的功能所在的位置； “開始”、“安排”等。

專業提示：注意到進入會議時的等待音樂了嗎？ 這表明您來對地方了，並且是一項貼心的功能，可以向在線的客人表明通話即將開始。

其次，利用這段時間檢查您的麥克風和揚聲器，以確保電話會議全面展開後不會出現技術困難。 這將減少故障排除所花費的中斷和尷尬時刻。

第三，練習一點“電話會議”禮儀。 沒有什麼比一袋薯片的嘎吱聲或背景噪音的反饋更刺耳的了。 準備好您的耳機、充滿電的筆記本電腦以及您手頭可能需要的任何其他物品 - 除去吵鬧的零食！ 花一些時間讓自己和周圍環境做好“電話會議準備”，這將使您留下良好的第一印像或進行富有成效的會議。

準備好

您在本次電話會議期間進行演講嗎？ 託管？ 共同主持？ 此同步的目的是什麼？

一旦確定了自己的角色，您就可以提前計劃並分解電話會議，以便其他參與者輕鬆理解。 了解每個人聚集在一起的原因，您可以為合適的人提供充滿活力的會議，而不會造成延誤或複雜化。

考慮在電話會議期間需要共享哪些文件。 將它們放在桌面上，準備好拖放到通話中或點擊 屏幕共享功能 向參與者準確展示您在屏幕上看到的內容。

傳達信息時，請清楚地傳達您的想法，並以開頭、中間部分和結尾來呈現您的發現或演示。 有時注意力持續時間很短，因此通過提前練習會議中你的部分，你可以解釋你的想法並輕鬆切入正題。

無論您的角色是什麼，即使只是作為觀察員，提前計劃以了解通話的目的並確定要點將確保您每次都能順利完成會議。

堅持議程

有時，電話會議可能會導致冗長的對話，特別是當您討論高水平內容、表達意見、集思廣益創意目標或提出突破性想法時。

為了確保每個人都按計劃進行，請考慮在會議前製定一個寬鬆的行程。 提前一兩天將其發送給參與者，以便他們能夠仔細研究即將發生的事情。 這樣，他們將更好地了解會發生什麼，並且可以在會議前準備問題或準備好反饋。

專業提示：提示參與者寫下出現的任何問題，並在最後留出一段時間來回答這些問題。 如果時間用完，只需要求每個人將他們的問題包含在電子郵件中，該電子郵件將在當天晚些時候得到答复並發送出去。 或者使用會議平台上的聊天功能實時分享問題和評論。

此外，為了最大限度地減少加班，也許值得考慮您的會議是否應包含視頻會議組件。 在視覺提示有助於做出決定的情況下（例如在虛擬面試期間），這可能會很有效。

錄製電話會議

下一次會議，嘗試點擊錄製立即保存並稍後觀看，您就會發現此功能有多麼有價值。

為那些無法參加預定電話會議的人記錄會議中發生的一切。 這是回顧要點、獲得清晰思路、挑選小智慧或了解如何從 A 點到 B 點的完美方式。

當您錄製電話會議時，您可以全神貫注於眼前發生的事情。 當您能夠在場並充分傾聽時，記筆記就成為過去。 同步完成後，您可以觀看並選擇影響您和您的工作的重要部分。

錄音的另一個好處是； 您可以全面了解決策是如何做出的。 通過從頭到尾記錄會議，您可以了解完整的開發過程。 任何想法或評論都不會被擱置。 讓您走到現在的決定的每一步都可以觸手可及，供您仔細閱讀和討論。

最後，會議錄音推動採取行動，在參與者之間建立問責制。 當項目和修訂被分配給特定資源時，記錄提供了詳細信息和清晰度，並且可以被視為完成工作的口頭“地圖和行動計劃”。

從現在開始，只有一次好的電話會議。

您下次進行的同步，無論是嚴格的電話會議還是視頻增強型會議，您都可以放心地知道，您從在線會議中獲得的收穫與親自參加的一樣多。

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