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“嗶嗶嗶”,智能手機的鬧鐘打破了沉睡的漫長寂靜,喚醒了約翰又一個工作日。 當他的思緒開始收斂時,他突然想到:這不僅僅是“又一個工作日”,這是他年輕職業生涯中最大的一次會議。
約翰一直是一個勤奮的人; 他通常是第一個到辦公室,最後一個離開的人,總是按時完成工作,有時甚至幫助同事按時完成任務。
然而,儘管他的職業道德,約翰總是......被忽視。 他是班上最後一個升職的人,一直難以得到上級的關注。
但這一切都在今天結束。 這是約翰一直在等待的機會。
“好吧,約翰,深吸一口氣,”約翰自言自語,靜靜地吃著麥片。 一滴牛奶順著他的下巴流了下來,但他全神貫注地沒有註意到——他滿腦子都是大會議。
“有很多利害關係,這次會議必須完美進行。 我應該為一次重要的會議回顧成功的步驟”。
人來開會:這就是為什麼我必須確保邀請所有必要的人,並仔細檢查與會者名單。 這樣,就可以在會議上做出決定。
我還發送了一封電子郵件,其中包含我的會議所需的所有演示材料和資源。 由於要談的事情很多,我已經確保所有的前期工作都已經完成。
擁有和分發預先構建的議程是會議成功的最重要因素,因為它允許您定義目標、提醒他人並控制我的會議。
我的議程還包括一個個人清單,以幫助我控制會議的節奏。
與會者的注意力有限,因此時間管理至關重要!
會議開始時,我會告訴我的所有成員關閉任何不必要的技術。 由於必須做出許多重要決定,因此我最不需要的就是乾擾,而智能手機可能是這些決定的最大門戶。
我還需要確保每個人都有機會發言,並對我們的情況坦誠相待。
始終保持主題。
說到保持話題性,停車場可以成為會議出錯的一個可取之處,因為它確保重新審視“有價值”的主題,同時讓我有資格將談話引導回議程。
如果會議參與者提出與議程無關的問題,我會在議程的停車場部分寫下他們的想法,並告訴他們我們可以稍後重新討論。
運氣好的話,會議將順利進行,並將實現所有目標——但總有可能有些事情不會按計劃進行。
我需要重新陳述會議期間商定的所有行動計劃,包括誰被分配了每項任務以及他們的截止日期是什麼,以強硬地結束。
我還將確保與任何未參加者分享所有信息和決定,以免他們被排除在外。
John輕聲輕笑,拍拍自己的後背……
“說得好。 為了我職業生涯中最大的賽事,我已經竭盡全力了。 希望努力會有回報。”
用旁邊的餐巾輕輕擦了擦嘴角,他從咖啡桌上站起來,離開了廚房。
約翰穿上他的幸運西裝,打上領帶,深吸一口氣,走出了門。
天氣晴朗。
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