如何召开更有成效的项目会议

虽然会议对于促进项目会议期间的协作很重要，但它们可能会浪费大量时间。 实际上， 大多数人认为他们参加的会议中约有一半是“浪费时间”， 这不仅让他们感到沮丧，而且还使他们更难专注于手头的任务。
因此，找到提高项目会议效率的方法至关重要。 这样做将有助于改变您的团队看待会议的方式，然后将这些会议变成一个有用的空间，供人们寻求问题帮助、向他人提供建议以及获取有关项目整体状态的最新信息。
这说起来容易做起来难，因此为了帮助您充分利用下一次项目会议，请务必采用以下会议策略。

创建议程并传播它

要召开更高效的项目会议，您需要做的第一件事是确定当每个人都在同一个房间时将讨论的内容。 将议程放在一起将帮助您回答“这次会议的目的是什么？”这个问题。 这有助于澄清会议是否确实有必要。
此外，重要的是您至少提前一整天将此议程发送给所有会议参与者。 这将帮助他们了解会议的内容，并且如果您要讨论新事物，它将帮助人们在参加会议之前开始考虑事情。
在这一点上，如果您希望人们在参加会议之前做任何其他事情，请确保将其说明为您的议程。 例如，如果您希望他们阅读某些内容，或者如果您希望他们收集一些数据，那么明智的做法是事先告诉他们这样做，这样您就可以在项目会议开始时立即加入。

设定并遵守时间限制

使会议感觉效率低下的部分原因是超出了为其分配的时间。 会议是为了特定目的而存在的，如果您开始偏离手头的任务，那么很容易耗尽时间，要么需要延长会议，要么在没有完成目标的情况下结束会议。
防止这种情况发生的一个好方法是为议程上的每个项目设定时间限制并坚持下去。 如果出现的事情会导致您超过分配的时间，那么请考虑提出该点； 您可以随时安排与另一组人的另一次会议，以便稍后再讨论。 像这样分解工作也将有助于使您的项目团队更加成功。
最后，您还可以使用计时器来帮助您遵守时间限制并按时举行会议。 这样做不仅可以帮助您提高工作效率，还可以向您的团队表明您尊重他们的时间，并会尽一切可能避免浪费时间。

让合适的人进入房间

富有成效的项目会议的部分关键是确保合适的人出席，而且只有合适的人出席。 没有什么比在不需要参加的会议上花一个小时更糟糕的了，如果发生这种情况，主要是因为会议的组织者没有花足够的时间询问谁真正需要参加。
为帮助您做到这一点，请考虑您可能举行的不同类型的会议，例如：

• 决策会议： 本次会议的目的是合作并找到前进的最佳途径，这意味着只有了解整个项目的人才能参加。 其他人都只是多余的，这会使会议显得毫无意义。
• 工作会议： 当人们需要在特定任务上进行协作时就会发生这种情况，并且只有负责完成此任务的人需要参加会议。
• 反馈会议： 这些让管理者有机会从他们的团队那里听到什么是有效的，什么是无效的。 在项目的整个生命周期中都有这些是很好的，这样人们就可以在事情进展不顺利时畅所欲言。 根据您团队的规模，这是唯一一种每个人都可能需要出席的会议。

使用正确的工具

您使用的工具也将在决定会议效率方面发挥重要作用。 例如，屏幕共享、视频会议和白板都可以让您更轻松地与房间内的人协作，从而提高会议效率。 所有这些工具和更多工具都由 自由会议网站.
在当今的工作场所中，拥有正确工具的重要性更加突出。 这么多公司有多个地点，或允许人们 远程工作，这意味着人们分散在不同的城市或国家。 使用正确的技术可以让每个人看起来都在同一个房间里，让您更轻松地召开富有成效的项目会议。

改变您的下一次项目会议

确保让您的团队参与会议计划流程，并从他们那里收集反馈，以便您可以改进会议流程。 采用此处讨论的策略将帮助您将会议从烦人的时间浪费转变为协作和创新的机会。

作者简介： 凯文·康纳 (Kevin Conner) 是一位企业家，拥有多家企业，包括 宽带搜索，一项致力于帮助人们和企业找到最有价值的宽带互联网的服务。 经营和发展他的业务涉及广泛的项目规划和管理，Kevin 喜欢与他人分享他的经验以帮助他们取得成功。

[ninja_form ID = 7]