如何进行良好的电话会议

面对面会议历来是最有效、最可靠的召集方式，但随着全球劳动力的增长和扩张，电话会议比以往任何时候都更加重要。 如果您是一个大型团体或中小型企业，您的独特需求需要清晰简洁的沟通。

将电话会议视为虚拟会议桌，每个人都可以在其中参与对话，无论他们身在何处。 电话会议促进了团队协作，是面对面会议的完美替代方案，可节省您的通勤时间、差旅成本和住宿。

但是，您如何举办一场精彩的电话会议，让您在不亲自到场的情况下也同样风度翩翩、富有成效和富有创造力？ 在这篇文章中，我们将介绍召开顺利电话会议的重要技巧，无论这是您的第一次电话会议，还是您正在寻找从现在开始改进每个重要电话的方法！

准时并为初学者做好准备

就像任何亲自举行的会议一样，准时是一种期望。 准时出现，甚至比预定的开始时间提前一点点，在很多方面都是体贴的。

首先，它让您有时间进入会议室并熟悉设置。 环顾四周以查看静音按钮的位置，并尝试在通话期间可能会用到的任何其他功能。 查看您最常使用的功能位于何处； “开始”、“计划”等。

专业提示：在您进入会议时注意到保持音乐了吗？ 这表示您来对地方了，这是一项周到的功能，可向上网的客人表明呼叫将很快开始。

其次，利用这些时间检查您的麦克风和扬声器，以确保在电话会议全面展开后不会出现技术问题。 这将减少中断和用于故障排除的尴尬时刻。

第三，练习一点“电话会议”的礼仪。 没有什么比一袋薯片的皱巴巴的声音或来自背景噪音的反馈更刺耳的了。 准备好您的耳机、充满电的笔记本电脑以及您手头可能需要的任何其他物品 - 减去嘈杂的零食！ 花一些时间来组织自己和周围的环境以准备“电话会议”，这将使您留下良好的第一印象或进行富有成效的会议。

准备好

您是否在此电话会议期间进行演示？ 主持？ 共同主持？ 这个同步的目的是什么？

一旦确定了自己的角色，您就可以提前计划并分解电话会议，以便其他参与者轻松理解。 了解每个人聚集在一起的原因，您可以为合适的人提供一个动态的会议，而不会延迟或复杂化。

考虑在电话会议期间需要共享哪些文件。 让他们在您的桌面上准备好拖放到通话中或点击 屏幕共享功能 向参与者展示您在屏幕上看到的内容。

在传达您的信息时，清楚地传达您的想法，并以开头、中间和结尾呈现您的发现或演示。 有时注意力持续时间很短，因此通过提前练习会议中的部分内容，您可以解释您的想法并轻松切入正题。

无论您的角色是什么，即使只是作为旁观者，提前计划以了解电话会议的目的并确定要点，将确保您每次都能顺利召开会议。

坚持议程

有时，电话会议可能会导致冗长的对话，尤其是在您讨论高级内容、表达意见、集思广益创意目标或提出开创性想法时。

为确保每个人都按时完成，请考虑在会议前制定宽松的行程。 提前一两天将其发送给参与者，以便他们可以仔细研究将要发生的事情。 这样，他们将更好地了解会发生什么，并且可以在会议前准备问题或准备好接受反馈。

专业提示：提示参与者写下出现的任何问题，并在最后留出一段时间来回答这些问题。 如果时间用完，只需让每个人将他们的问题包含在一封电子邮件中，该电子邮件将在当天晚些时候得到答复并发送。 或者使用会议平台上的聊天功能实时分享问题和评论。

此外，为了最大限度地减少加班时间，也许值得考虑您的会议是否应包含视频会议组件。 这在视觉提示有助于做出决定的情况下很有效，例如在虚拟面试期间。

录制电话会议

下一次会议，尝试点击记录立即保存并稍后观看，您将看到此功能的价值。

为那些无法参加预定电话会议的人记录会议中发生的一切。 这是一个完美的方式来回顾亮点，获得清晰度，挑选出一些小智慧，或者看看你是如何从 A 点到 B 点的。

录制电话会议时，您可以全神贯注于眼前发生的事情。 当您可以在场并充分倾听时，让记笔记成为过去。 同步完成后，您可以观看它并挑选影响您和您的工作的重要部分。

录音的另一个好处； 您可以全面了解决策是如何做出的。 通过从头到尾捕获会议，您可以了解完整的开发过程。 没有任何想法或评论被搁置一边。 做出的决定的每一步都让您可以轻松地阅读和讨论。

最后，会议记录推动了在参与者之间建立问责制的行动。 当项目和修订分配给特定资源时，记录提供细节和清晰度，可以被视为完成工作的口头“地图和行动计划”。

从现在开始，只有一个好的电话会议。

您的下一次同步，无论是严格的电话会议还是通过视频进行增强，您都可以自信地知道您从在线会议中获得的收获与面对面获得的收获一样多。

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