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您在会议中仍然浪费时间的 5 种方式(以及如何改变这种情况!)

认识约翰:

坐在床头柜上的智能手机

今天是一天!

“哔哔哔”,智能手机的闹钟打破了沉睡的漫长寂静,唤醒了约翰又一个工作日。 当他的思绪开始收敛时,他突然想到:这不仅仅是“又一个工作日”,这是他年轻职业生涯中最大的一次会议。

约翰一直是一个勤奋的人; 他通常是第一个到办公室,最后一个离开的人,总是按时完成工作,有时甚至帮助同事按时完成任务。

然而,尽管他的职业道德,约翰总是......被忽视。 他是班上最后一个升职的人,一直难以得到上级的关注。

但这一切都在今天结束。 这是约翰一直在等待的机会。

“好吧,约翰,深吸一口气,”约翰自言自语,静静地吃着麦片。 一滴牛奶顺着他的下巴流了下来,但他全神贯注地没有注意到——他满脑子都是大会议。

“有很多利害关系,这次会议必须完美进行。 我应该为一次重要的会议回顾成功的步骤”。

#1 事先准备我的与会者

人来开会:这就是为什么我必须确保邀请所有必要的人,并仔细检查与会者名单。 这样,就可以在会议上做出决定。

我还发送了一封电子邮件,其中包含我的会议所需的所有演示材料和资源。 由于要谈的事情很多,我已经确保所有的前期工作都已完成。

#2 有一个好的议程

拥有和分发预先构建的议程是会议成功的最重要因素,因为它允许您定义目标、提醒他人并控制我的会议。

我的议程还包括一个个人清单,以帮助我控制会议的节奏。

与会者的注意力有限,因此时间管理至关重要!

#3 创建一个包容的会议环境

会议开始时,我会告诉我的所有成员关闭任何不必要的技术。 由于必须做出许多重要决定,我最不需要的就是分心,而智能手机可能是这些决定的最大门户。

我还需要确保每个人都有机会发言,并对我们的情况坦诚相待。

始终保持主题。

#4 使用“停车场”

说到保持话题性,停车场可以成为会议出错的一个可取之处,因为它确保重新审视“有价值”的主题,同时让我有资格将谈话引导回议程。

如果会议参与者提出与议程无关的问题,我会在议程的停车场部分写下他们的想法,并告诉他们我们可以稍后重新讨论。

#5 跟进

运气好的话,会议将顺利进行,并将实现所有目标——但总有可能有些事情不会按计划进行。

我需要重申会议期间商定的所有行动计划,包括分配给谁的每项任务以及他们的截止日期,以强硬地结束。

我还将确保与任何未参加者分享所有信息和决定,因此他们不会被排除在外。

 

John轻声轻笑,拍拍自己的后背……

“说得好。 为了我职业生涯中最大的赛事,我已经竭尽全力了。 希望努力会有回报。”

用旁边的餐巾轻轻擦了擦嘴角,他从咖啡桌上站起来,离开了厨房。

约翰穿上他的幸运西装,打上领带,深吸一口气,走出了门。

天气晴朗。

男人穿着西装打着领带准备重要的电话会议

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