如何编写会议议程：您应该始终包括的 5 个项目

召开有效的正式会议的关键是经过深思熟虑的议程。 如果您提前准备好会议议程的详细信息，不仅可以为每个参与者节省时间，而且结果也更有可能取得成功。

在创建有效的会议议程时，您应该始终包括以下 5 个项目：

5. 确定会议目标。 （或目标）

这可能是议程中最重要的部分。 它指定了会议的目的以及您希望在最后达成的结果或决定。 它让所有参与的人都清楚地了解您要实现的目标以及他们的参与受到重视的原因。

当议程包括从目标开始时，您会更加关注最终结果。 在创建会议议程的其余部分的同时，甚至在会议开始之前就提高会议的效率。

查看会议列表！

4. 概述会议议程主题列表以供讨论

一旦确定了会议的目标，就为会议准备一份重要的讨论主题清单。

每个讨论主题都应有助于实现会议目标。 该列表可以简短，但应该足够详细，以便团队成员可以为团队会议做好准备，做出有效的贡献。

一种常见的方法是将每个主题定位为一个问题。 这为您的参与者启动了思考过程，并提供了对其与会议目标的相关性的检查。

每个主题都应该有一个所有者和指定的时间来涵盖该主题。 主题所有权提供问责制。 一个时间框架使会议按计划进行。 在此处下载我们的免费会议议程： 免费会议议程下载

3. 确定所需参加者名单

挑战不是在决定邀请谁时出现，而是在决定不邀请谁时出现。 只有真正需要参加会议的人才应出现在此列表中。

如果您已经确定了会议目标并分配了会议主题，那么您应该有一个良好的基础来确定您的与会者名单。 考虑到这一点，在考虑每位会议参与者时问自己三个问题。 如果您对任何问题的回答是肯定的，请将他或她添加到议程项目列表中：

• 他/她是否需要出席才能实现会议目标？
• 他/她是否拥有可能影响结果的宝贵知识或专业知识？
• 他/她是否直接受到目标最终结果的影响？

如果您不确定，请考虑将他或她的出席设为可选。 您始终可以发送会后总结、录音或转录。 记笔记者的会议记录，并非总是必需的。

关于商务会议的最大抱怨之一是它们浪费时间。 当同步时间保持在 30 分钟左右时，管理会议变得更加容易。 尊重同事的时间，不要浪费时间或失去结果。

2. 在会议议程的末尾留下一个部分用于行动项目和离题讨论

后续行动与会议本身同样重要。在底部 会议议程模板，包含一个与会者可以做笔记、记录行动项目、决策和要点的部分是有益的。此部分组织了会议中得出的结论，并允许与会者可视化随后必须发生的过程。

会议期间可能会出现意想不到的话题，从而使注意力偏离最终目标。 为了保持正轨和准时，将题外讨论“停放在”“停车场”中，通常在议程的末尾，以便在上次会议之外重新讨论。 对此的另一个常用术语是“让我们将其脱机”。

1. 最后但并非最不重要的是，仔细检查会议细节，例如时间、地点和会议后勤

如果与会者将远程参加您的会议，这一点尤其重要。 确保所有会议详细信息都清楚地列出且正确无误，包括拨入号码、访问代码以及指向您的在线会议室的任何链接。

或者，使用 FreeConference.com 创建会议，会议详细信息将与您的会议议程一起填充到所有邀请和提醒中。 

尝试至少提前 48 小时发送议程。

提前通知为与会者提供了准备董事会会议的时间，并确保他们的日程安排没有任何冲突。

尝试至少提前 48 小时发送议程。

提前通知为与会者提供了准备会议的时间，并确保他们的日程安排没有任何冲突。