Nếu bạn chưa sử dụng tính năng chia sẻ màn hình miễn phí để làm sống động trải nghiệm hội nghị truyền hình miễn phí, bây giờ là lúc để đưa nó lên cấp độ tiếp theo. Phần mềm chia sẻ màn hình là một trong những công cụ hội nghị truyền hình có giá trị nhất có thể biến đổi hoàn toàn bất kỳ trải nghiệm giao tiếp nhóm hai chiều nào. Nó thực sự biến những gì bạn đang nói thành một chương trình bằng cách làm cho bất kỳ cuộc họp ảo nào trở nên hấp dẫn hơn theo cấp số nhân.
Chia sẻ màn hình không chỉ thổi hồn vào các bài thuyết trình, làm cho các quảng cáo chiêu hàng trở nên liên quan hơn, tạo ra các cuộc trình diễn ảo thực tế hơn, giải quyết các vấn đề CNTT trong thời gian thực và hơn thế nữa, chia sẻ màn hình còn có khả năng thực sự cách mạng hóa cách bạn tương tác với khán giả và người khác ngược lại.
Dưới đây là tóm tắt nhanh về chia sẻ màn hình là gì:
Tính năng này cho phép người tổ chức cuộc họp hiển thị màn hình của họ cho mọi người trong cuộc họp trực tuyến từ xa. Nội dung của màn hình nền (hoặc màn hình) của máy chủ có thể được nhìn thấy trên nhiều thiết bị, có nghĩa là máy chủ có khả năng phát phương tiện mà không cần phải gửi tệp.
Hãy tưởng tượng tất cả những người tham dự có thể xem bản trình bày, video, hình ảnh hoặc phát trực tiếp của bạn từ sự thoải mái tại vị trí của riêng bạn, nơi bạn có thể dẫn dắt nhóm và kiểm soát thông điệp và hình ảnh.
Hơn nữa, cuộc họp chia sẻ màn hình cung cấp cho người tham dự một chỗ ngồi ở hàng ghế đầu vì người chủ trì có thể trình diễn và di chuyển trên giao diện ngay trước mắt họ, trong thời gian thực. Máy chủ có thể thực hiện các thay đổi, điều hướng chi tiết, v.v.
Điều này dẫn đến cộng tác nâng cao, đào tạo tốt hơn và các quy trình được sắp xếp hợp lý hơn.
Cho dù bạn biết rõ hay đây là lần đầu tiên bạn tham gia cuộc họp trên màn hình chia sẻ, thì đây là cơ hội để bạn nắm bắt một số nghi thức chia sẻ màn hình cơ bản. Thực hiện các mẹo sau trong phiên chia sẻ màn hình tiếp theo của bạn để có trải nghiệm tốt nhất về sau:
Đóng tất cả các chương trình không cần thiết
Đầu tiên và quan trọng nhất, hãy xem xét làm thế nào, với tư cách là người dẫn chương trình, mọi người sẽ xem nội dung trên màn hình của bạn như thế nào. Mọi cửa sổ và tab, thư mục, tệp và chương trình đang mở đang chạy trong nền sẽ hiển thị. Bạn đang chia sẻ thiết bị của mình với những người khác, vì vậy hãy cân nhắc đối tượng của bạn. Tạo ấn tượng tốt bằng cách giữ cho màn hình của bạn gọn gàng, ngăn nắp và tắt mọi tab cá nhân.
Ngoài ra, từ quan điểm hậu cần, việc thiết lập và chạy các chương trình sẽ chỉ làm chậm thiết bị của bạn và việc phân phối. Để chia sẻ màn hình thành công, hãy loại bỏ mọi khả năng làm cản trở luồng của bạn. Không có gì tồi tệ hơn việc phải đợi tải một trang, tải video vào bộ đệm hoặc một tập tin được duyệt qua.
Chuẩn bị cho tất cả những người tham gia để chia sẻ màn hình
Khi bạn lên kế hoạch cho hội nghị truyền hình của mình, hãy đảm bảo khán giả của bạn đã phần nào quen thuộc với công nghệ. Ngay cả khi đó chỉ là những hiểu biết thô sơ, việc chuẩn bị cho họ trải nghiệm sẽ giúp việc lưu trữ và phân phối của bạn trở nên trôi chảy hơn nhiều.
Trong trường hợp họp nhóm, rất có thể, nhiều người tham gia sẽ cần hiển thị nội dung trên màn hình của họ, đặc biệt nếu mọi người đang làm việc từ xa. Tiết kiệm thời gian và rắc rối bằng cách sử dụng cùng một phần mềm chia sẻ màn hình miễn phí trên toàn bộ. Khi mọi người sử dụng cùng một công nghệ, việc điều chỉnh và chia sẻ công việc sẽ đơn giản hơn. Nó làm cho các khía cạnh kỹ thuật như kích thước màn hình và cài đặt video không phải là vấn đề.
Ở giai đoạn lập kế hoạch và mời, bạn cũng có thể đề cập ngắn gọn rằng những người tham gia có thể được mong đợi bật video hoặc “chia sẻ màn hình”. Nhắc họ bằng một bản tóm tắt nhanh và khuyến khích thử nghiệm công nghệ.
Đối với máy chủ
Với tư cách là người dẫn chương trình, bạn đang quản lý trải nghiệm cho đồng đội, khách hàng tiềm năng, bạn bè và gia đình hoặc giám đốc điều hành cấp cao. Bất kỳ ai đang xem màn hình cuộc họp của bạn, hãy nhớ rằng khán giả của bạn có thể xem mọi thứ bạn thấy. Dưới đây là những điều bạn nên biết về cuộc gọi trên màn hình chia sẻ với tư cách là máy chủ:
- Kiểm tra kỹ thuật của bạn
Bước sơ bộ này rất quan trọng. Nếu bạn sắp có một sự đồng bộ hóa quan trọng, bạn muốn đảm bảo rằng bản trình bày của bạn đang ở dạng tối ưu để tạo ấn tượng tốt hoặc làm sáng tỏ một dự án mới. Chạy qua cấu trúc của bản trình bày của bạn rất hữu ích để bạn có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và thiết lập tốc độ, số lần tạm dừng và phân phối của mình trong môi trường trực tuyến bằng các công cụ kỹ thuật số. Ngược lại, hiểu biết về công nghệ của bạn cũng vậy. Nếu đây là lần đầu tiên của bạn hoặc bạn là bác sĩ thú y dày dạn kinh nghiệm, hãy kiểm tra kỹ công nghệ của bạn sẽ đảm bảo trải nghiệm mượt mà. Thiết bị của bạn đã được sạc chưa? Bạn có mật khẩu wifi không? Tất cả các video của bạn có được tải hoặc có thể truy cập nhanh chóng không? Bản trình bày của bạn có mở ra không? Chia sẻ tệp của bạn có hoạt động không? Hãy nhớ kiểm tra micrô, bật máy ảnh, kiểm tra loa và điều này không cần phải nói, nhưng hãy đảm bảo bạn trông đẹp nhất!
- Loại bỏ sự lộn xộn
Máy tính để bàn của bạn là sự phản ánh của bạn. Bất kỳ cửa sổ, tab, chương trình đang mở nào, cho dù đó là thương hiệu hay không an toàn cho công việc, những thứ này đều có thể tạo ra ấn tượng sai. Thêm vào đó, nó chỉ làm sáng màn hình của bạn và không mấy khả quan. Đi qua và đóng tất cả mọi thứ bạn đã mở và đang chạy. Đây là một cơ hội tuyệt vời để “dọn dẹp nhà cửa” nếu bạn đã từng muốn làm.
- Chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ
Chuẩn bị một bản trình bày mượt mà hơn bằng cách tải mọi thứ và chờ bạn. Trước khi bạn bắt đầu bằng cách mở màn hình cuộc họp của mình, hãy đảm bảo các tài liệu và tab cần thiết của bạn có sẵn để truy cập nhanh. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh được sự bối rối tiềm ẩn và khiến bạn trông bóng bẩy. Thêm vào đó, ai muốn đợi trang tải? Giữ các cuộc họp của bạn đúng giờ khi bạn suy nghĩ trước.
- Tắt thông báo
Mọi người đều có thông báo cho điều gì đó! Email mới, cửa sổ trò chuyện, cập nhật nguồn cấp tin tức - chúng tôi liên tục nhận được sự chú ý của chúng tôi! Những thông báo này phục vụ một mục đích và thường khá hữu ích, nhưng trong trường hợp của một bài thuyết trình mà bạn đang kết thúc một thỏa thuận hoặc giảng dạy một lớp học trực tuyến, những chức năng này hoàn toàn gây phiền toái. Chúng có thể gây rối và làm trầm trọng thêm. Bạn và khán giả của bạn có ủng hộ không, và hãy nhớ tắt tiếng tin nhắn.
Dành cho người tham dự
Dưới đây là những điều bạn nên biết về cuộc gọi trên màn hình chia sẻ với tư cách là người tham dự:
- Đọc thông tin mời
Thật dễ dàng để trở nên vội vàng hoặc đọc lướt qua email giữa các cuộc họp hoặc giờ giải lao. Với tư cách là người tham dự, trước khi đồng bộ hóa, hãy kiểm tra lời mời để đảm bảo bạn đã làm theo tất cả các hướng dẫn, biết thông tin đăng nhập, biết cấu trúc của cuộc họp và cách cuộc họp sẽ diễn ra. Bạn có mong đợi tham gia không? Có tài liệu tham khảo đính kèm để bạn xem qua trước? Bạn có quen thuộc với công nghệ phần mềm không? Biết những chi tiết này sẽ tạo ra sự khác biệt trong cách bạn tiếp thu thông tin.
- Đến sớm, kiểm tra kỹ thuật của bạn
Cũng giống như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, tốt hơn là bạn nên xuất hiện vài phút trước cuộc họp đã lên lịch. Bằng cách này, bạn có thể đến nơi với cảm giác dễ chịu và không vội vã. Bạn có cơ hội kiểm tra micrô, camera, loa và phần mềm của mình để làm quen và hiểu cách bố trí. Nếu có gì sai, bạn có thời gian để sửa nó. Nếu mọi thứ đều ổn, bạn đã sẵn sàng và chờ đợi để bắt đầu!
- Đối xử với đồng bộ hóa như một hội nghị bình thường
Trừ cà phê miễn phí và swag, một cuộc họp trực tuyến chỉ giống như một cuộc họp hoặc hội nghị bình thường. Chia sẻ màn hình giúp tạo cảm giác giống như một người theo nghĩa đen bao gồm tất cả mọi người trên cùng một trang. Nếu đến lượt bạn trình bày, hãy kiểm tra kỹ các cửa sổ và tab của bạn có theo thứ tự không. Nếu không, nếu bạn là khán giả, hãy nhớ tắt thông báo của riêng bạn, tắt tiếng điện thoại và tham gia!
(alt-tag: Góc nhìn của người đàn ông đang làm việc trên máy tính xách tay trình bày ở bàn làm việc trong văn phòng đủ ánh sáng.)
Chọn phần mềm phù hợp
Toàn bộ điểm của chia sẻ màn hình là thúc đẩy cộng tác và làm cho mọi cuộc họp trực tuyến trở nên trực quan, tương tác và có sự tham gia nhiều nhất có thể. Tính năng này cho phép bạn trình bày các chỉ số, thiết kế hoặc điều hướng trang web một cách liền mạch - trong thời gian thực - chính xác như những gì hiển thị trên màn hình của bạn. Nó giống như một cái nhìn ảo qua vai của một thành viên trong nhóm, nơi bạn có thể đưa ra ý kiến hoặc hỗ trợ ngay lập tức.
Phần mềm chia sẻ màn hình miễn phí có nhiều hình dạng và hình thức, nhưng đừng để quá nhiều tùy chọn khiến bạn bị choáng ngợp.
Chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là quan trọng nhưng nó không phải là một vấn đề khó khăn.
Hãy để FreeConference.com cung cấp cho bạn tính năng chia sẻ màn hình miễn phí đặc biệt vượt trội so với tất cả các chuông và còi miễn phí và nâng cấp khác như cuộc gọi hội nghị miễn phí, hội nghị truyền hình miễn phí, phòng họp trực tuyến miễn phí với các tùy chọn bổ sung ghi âm cuộc họp, thông minh tóm tắt, nhạc lưu giữ tùy chỉnh và hơn thế nữa.
Tương tự như trải nghiệm chia sẻ màn hình Bluejeans, FreeConference.com cung cấp cho bạn kiểm soát của người điều hành, không tải xuống, phần mềm dựa trên trình duyệt và khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng giúp tăng thêm thứ nguyên cho:
FreeConference.com là điểm dừng chân duy nhất đáp ứng mọi nhu cầu về hội nghị truyền hình của bạn. Mang đến cho doanh nghiệp của bạn cơ hội phát triển vượt bậc với công nghệ giao tiếp nhóm hai chiều miễn phí được thiết kế để định hình thông điệp của bạn, hỗ trợ khán giả và thu hút sự chú ý của bạn.
