Làm thế nào để có một cuộc gọi hội nghị tốt

Cuộc họp trực tiếp theo truyền thống là cách hiệu quả và đáng tin cậy nhất để triệu tập nhưng với lực lượng làm việc ngày càng tăng và trải dài trên toàn cầu, các cuộc gọi hội nghị quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu bạn là một nhóm lớn hoặc doanh nghiệp nhỏ đến vừa, nhu cầu riêng của bạn đòi hỏi sự giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn.

Hãy coi cuộc gọi hội nghị như một bàn hội nghị ảo, nơi mọi người đều có thể tham gia vào cuộc trò chuyện cho dù họ ở đâu. Các cuộc gọi hội nghị tạo điều kiện cho sự hợp tác nhóm và là một giải pháp thay thế hoàn hảo cho cuộc họp trực tiếp, giúp bạn tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí đi lại và chỗ ở.

Nhưng làm thế nào để bạn có một cuộc gọi hội nghị tốt, một cuộc gọi hội nghị vừa hấp dẫn, hiệu quả và sáng tạo mà không cần đến thể chất? Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến các mẹo hàng đầu để tiến hành các cuộc họp qua điện thoại suôn sẻ cho dù đây là cuộc gọi hội nghị đầu tiên của bạn hay bạn đang tìm cách cải thiện mọi cuộc gọi quan trọng kể từ đây trở đi!

Đúng giờ và có tổ chức cho người mới bắt đầu

Cũng giống như bất kỳ cuộc họp nào được tổ chức trực tiếp, đúng giờ là một mong đợi. Xuất hiện đúng giờ hoặc thậm chí chỉ một chút so với thời gian bắt đầu đã định là điều đáng quan tâm theo nhiều cách.

Đầu tiên, nó cho bạn một chút thời gian để vào phòng họp và tự làm quen với các cài đặt. Hãy nhìn xung quanh để xem vị trí của nút tắt tiếng và thử bất kỳ tính năng bổ sung nào có thể được sử dụng trong cuộc gọi của bạn. Xem các tính năng bạn sẽ sử dụng nhiều nhất nằm ở đâu; “Bắt đầu”, “Lên lịch”, v.v.

Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có để ý đến nhạc giữ khi bạn tham gia cuộc họp không? Điều này cho biết bạn đang ở đúng nơi và là một tính năng chu đáo cho biết những khách đang trực tuyến rằng cuộc gọi sẽ sớm bắt đầu.

Thứ hai, hãy sử dụng những khoảnh khắc này để kiểm tra micrô và loa của bạn để đảm bảo không có sự cố kỹ thuật nào khi cuộc gọi hội nghị đang diễn ra đầy đủ. Điều này sẽ giảm bớt sự gián đoạn và những khoảnh khắc khó xử dành cho việc khắc phục sự cố.

Thứ ba, thực hành một chút nghi thức "cuộc gọi hội nghị". Không có gì chói tai hơn tiếng kêu rắc rắc của một túi chip hoặc phản hồi từ tiếng ồn xung quanh. Chuẩn bị sẵn tai nghe, máy tính xách tay của bạn đã được sạc đầy và bất kỳ vật dụng nào khác mà bạn có thể cần - trừ bữa ăn nhẹ ồn ào! Dành một chút thời gian để sắp xếp bản thân và môi trường xung quanh của bạn ở trạng thái “sẵn sàng cho cuộc gọi hội nghị” sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt ban đầu hoặc kết thúc một cuộc họp hiệu quả.

Được chuẩn bị

Bạn có đang trình bày trong cuộc gọi hội nghị này không? Lưu trữ? Đồng lưu trữ? Mục đích của việc đồng bộ hóa này là gì?

Khi bạn đã thiết lập vai trò của mình, bạn có thể lập kế hoạch trước và chia nhỏ cuộc gọi hội nghị để những người tham gia khác dễ hiểu. Biết được lý do tại sao mọi người lại đến với nhau, bạn có thể tổ chức một cuộc họp năng động cho những người phù hợp mà không bị chậm trễ hoặc phức tạp.

Xem xét tệp nào sẽ cần được chia sẻ trong cuộc gọi hội nghị. Chuẩn bị sẵn chúng trên màn hình của bạn để kéo và thả vào cuộc gọi hoặc nhấn vào Tính năng chia sẻ màn hình để hiển thị cho những người tham gia chính xác những gì bạn đang thấy trên màn hình của mình.

Khi truyền tải thông điệp của bạn, hãy truyền đạt suy nghĩ của bạn một cách rõ ràng và trình bày những phát hiện hoặc bài thuyết trình của bạn với phần mở đầu, phần giữa và phần cuối. Đôi khi khoảng thời gian chú ý ngắn, vì vậy bằng cách thực hành trước phần của cuộc họp, bạn có thể giải thích ý tưởng của mình và bắt kịp cuộc họp một cách dễ dàng.

Dù bạn giữ vai trò gì, ngay cả khi chỉ là người quan sát, việc lập kế hoạch trước để hiểu mục đích của cuộc gọi và thiết lập bài học sẽ đảm bảo bạn luôn có một cuộc họp liền mạch.

Bám sát chương trình nghị sự

Đôi khi, các cuộc gọi hội nghị có thể dẫn đến các cuộc trò chuyện kéo dài, đặc biệt nếu bạn đang thảo luận về nội dung cấp cao, bày tỏ ý kiến, phân tích các mục tiêu sáng tạo hoặc trình bày các ý tưởng đột phá.

Để đảm bảo mọi người đều đi đúng lịch trình, hãy cân nhắc tạo một hành trình rời trước cuộc họp. Gửi nó cho những người tham gia trước một hoặc hai ngày để họ có thể suy ngẫm về những gì sắp tới. Bằng cách đó, họ sẽ có ý tưởng tốt hơn về những gì sẽ xảy ra và họ có thể chuẩn bị các câu hỏi hoặc sẵn sàng phản hồi trước cuộc họp.

Mẹo chuyên nghiệp: Nhắc người tham gia viết ra bất kỳ câu hỏi nào nảy sinh và dành ra một khoảng thời gian cuối cùng để trả lời chúng. Nếu hết thời gian, chỉ cần yêu cầu mọi người gửi câu hỏi của họ vào email sẽ được trả lời và gửi đi sau đó trong ngày. Hoặc sử dụng tính năng trò chuyện trên nền tảng hội nghị của bạn để chia sẻ câu hỏi và nhận xét trong thời gian thực.

Ngoài ra, để giúp giảm thiểu việc làm thêm giờ, có lẽ bạn nên cân nhắc xem hội nghị của bạn có nên bao gồm thành phần hội nghị truyền hình hay không. Điều này có thể hoạt động tốt trong các tình huống mà các dấu hiệu trực quan hữu ích trong việc đưa ra quyết định như trong một cuộc phỏng vấn ảo.

Ghi lại cuộc gọi hội nghị

Cuộc họp tiếp theo, hãy thử nhấn ghi để lưu ngay bây giờ và xem sau, và bạn sẽ thấy tính năng này có giá trị như thế nào.

Ghi lại mọi thứ đã xảy ra trong cuộc họp cho những người không thể tham gia cuộc gọi hội nghị đã lên lịch. Đó là một cách hoàn hảo để xem qua những điểm nổi bật, có được sự rõ ràng, chọn ra một chút trí tuệ hoặc xem bạn đã đi từ điểm A đến điểm B như thế nào.

Khi ghi âm cuộc gọi hội nghị, bạn có thể tập trung toàn bộ vào những gì đang xảy ra trước mắt. Hãy ghi chú vào quá khứ khi bạn có thể hiện diện và lắng nghe đầy đủ. Sau khi đồng bộ hóa xong, bạn có thể xem nó và chọn và chọn những phần quan trọng ảnh hưởng đến bạn và công việc của bạn.

Một lợi ích khác của việc ghi âm; Bạn có được bức tranh đầy đủ về cách một quyết định được đưa ra. Bằng cách nắm bắt cuộc họp từ đầu đến cuối, bạn có lịch sử của quá trình phát triển hoàn chỉnh. Không có ý kiến ​​hoặc bình luận nào bị bỏ lại bên lề. Mỗi bước của quyết định đưa ra đều đưa bạn đến nơi bạn có thể sẵn sàng để nghiên cứu và thảo luận.

Cuối cùng, ghi âm cuộc họp thúc đẩy hành động để tạo ra trách nhiệm giải trình giữa những người tham gia. Khi các dự án và sửa đổi được phân bổ cho một nguồn lực cụ thể, bản ghi sẽ cung cấp chi tiết, rõ ràng và có thể được coi là “bản đồ và kế hoạch hành động” bằng lời nói để hoàn thành công việc.

Kể từ đây trở đi, chỉ có một cuộc gọi hội nghị tốt.

Lần đồng bộ hóa tiếp theo mà bạn có, cho dù đó hoàn toàn là một cuộc họp qua điện thoại hay nâng cao bằng video, hãy cảm thấy tự tin khi biết rằng bạn nhận được nhiều thứ từ một cuộc họp trực tuyến như khi bạn gặp trực tiếp.

Không có lý do gì mà lực lượng lao động ngày càng tăng của bạn không thể giữ cho các đường dây liên lạc rộng mở - mọi lúc mọi nơi. Giữ liên lạc với tất cả mọi người từ nhóm trực tiếp của bạn cho đến việc tuyển dụng mới cho khách hàng tiềm năng ở tất cả các nơi trên thế giới với công cụ cuộc gọi hội nghị miễn phí cho phép bạn duy trì kết nối.

Hãy để FreeConference.com cung cấp cho các doanh nghiệp đang phát triển của bạn những gì nó cần để tạo ra công việc tốt, duy trì tính cạnh tranh và giữ cho thông tin liên lạc dễ sử dụng. Với các dịch vụ gọi điện hội nghị miễn phí và cuộc gọi hội nghị video miễn phí, bạn có thể theo dõi lực lượng lao động của mình, ở đây hoặc ở nước ngoài bằng cách sử dụng công nghệ cung cấp âm thanh đỉnh cao và chất lượng video tuyệt vời. Bàn gọi hội nghị ảo của bạn vừa lớn hơn rất nhiều!