Cuộc họp ảo không có khả năng thay thế hoàn toàn các cuộc họp trực tiếp, nhưng với sự mở rộng và phát triển nhanh chóng của công nghệ, các công ty đang cắt giảm chi phí tiến hành các cuộc họp ảo trong khi các thành viên trong nhóm cách xa nhau về mặt địa lý. Mặc dù các cuộc họp hiệu quả thường tuân theo một hướng dẫn tương tự, nhưng thực hiện công việc ảo trong phòng họp trực tuyến có thể đưa ra một loạt thách thức độc đáo -- đây là 3 lời khuyên về cuộc họp để tổ chức các cuộc họp ảo tốt nhất.
Điều này có thể áp dụng cho các cuộc họp nói chung, nhưng một cuộc họp ảo có thể dễ bị mất tập trung hoặc năng suất hơn nếu các thành viên trong nhóm chỉ đang đọc văn bản cho nhau hoặc đang nghe về một chủ đề lần đầu tiên. Giao một chút bài tập về nhà và đảm bảo rằng chương trình làm việc được phân phối tốt trước khi bắt đầu để các thành viên trong nhóm có thể điều chỉnh tư duy của họ và phát triển một số động lực để tham gia cuộc gọi hội nghị ảo.
Chuẩn bị cũng bao gồm việc biết các khía cạnh kỹ thuật của phòng họp trực tuyến. Đảm bảo cuộc họp có thể bắt đầu dù gặp khó khăn về kỹ thuật và đủ tháo vát để đưa ra lời khuyên cho các thành viên trong nhóm có thắc mắc về kỹ thuật.
Nghi thức họp nhóm quan trọng trong phòng họp ảo hơn một cuộc họp bình thường. Dưới đây là một số quy tắc phải được thực thi: cấm đa nhiệm, nếu các thành viên trong nhóm đang làm việc khác hoặc có cuộc trò chuyện bên lề trong khi cuộc họp bắt đầu, điều đó làm cho cuộc gọi hội nghị trở nên vô dụng. Hai cách để giải quyết vấn đề này là bật và tắt video và tắt tiếng những người gọi không cần thiết.
Cho phép mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội phát biểu. Tạo bầu không khí hòa nhập, nơi các thành viên trong nhóm thoải mái phát biểu ý kiến mà không sợ bị chỉ trích hoặc bị gián đoạn.
Thông thường, khi cuộc họp trực tiếp kết thúc, các thành viên trong nhóm tập trung xung quanh thùng làm mát nước để thảo luận về những gì họ thích và không thích về những gì đã diễn ra. Điều này có thể không đạt được trong cuộc gọi điện video vì những người tham dự ở cách xa nhau về thể chất, nhưng điều quan trọng đối với nhóm là xây dựng lòng tin và sự ăn ý.
Có 2 cách để tiếp cận điều này: một là chính thức hóa nó; yêu cầu mọi người cung cấp phản hồi của họ về cuộc họp mà không gây hậu quả để thúc đẩy tính minh bạch trong nhóm. Cách khác là cách tiếp cận thân mật, như hầu hết các cuộc nói chuyện về máy làm mát nước. Đăng xuất với tư cách người điều hành sau cuộc họp và cho phép các thành viên trong nhóm nói chuyện với nhau trong 10 phút nữa. Đối thoại và phản hồi không liên quan có thể phát triển mối quan hệ công việc và nâng cao nghi thức họp nhóm trong tương lai.
Tạo tài khoản FreeConference.com của bạn và có quyền truy cập vào mọi thứ bạn cần để doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn bắt đầu hoạt động, chẳng hạn như video và Chia sẻ màn hình, Lập lịch cuộc gọi, Lời mời, lời nhắc qua email tự động, Và nhiều hơn nữa.
