Loyihani boshqarishning 5 bosqichi nima?

Loyihani erdan boshlash uchun ishni bajarish uchun jarayonlar tizimi va iqtidorli shaxslar kerak. Asosiy ma'noda, bu oddiy ish emas!

Bir nechta jamoalar va shaxslar bilan hamkorlik qilish uchun videokonferensiyalarga tayanish turli ofislar, bo'limlar va boshqaruv zanjirlarida tashkiliy va samarali loyiha boshqaruvini amalga oshirishni talab qiladi. Hamjihatlik, aloqa va markazlashtirish asosiy omillardir. Kim bilan ishlayotganingizdan qat'i nazar, manfaatdor tomon, mijoz yoki xodim bo'lishidan qat'i nazar, kontseptsiyadan tortib yetkazib berishgacha e'tiborga olish kerak bo'lgan ko'plab harakatlanuvchi qismlar mavjud.

Har qanday loyiha hayotiy tsikl haqida to'liq ma'lumotga ega bo'lishi kerak. Har bir fazaning qanday ishlashini bilish unga qanday yondashish haqida qimmatli tushunchalarni beradi. Ammo jarayonni kuchaytirish uchun videokonferensaloqa qanday ishlaydi? Keling, loyihalarni boshqarishning 5 bosqichini ko'rib chiqaylik.

Loyiha menejerining vazifasi loyihani boshqarishning besh bosqichini chuqur tushunish orqali loyihaning "ko'tarilishi"ni bilish, rejalashtirish va qurishdir. Bu g'oyaning mavhumdan aniqga qanday o'tishini aniq va ixcham ko'rsatish uchun ishlaydi. Loyihalarni boshqarish instituti (PMI) tomonidan ishlab chiqilgan har qanday loyihani amalga oshirishning 5 bosqichi quyidagilar:

1. Boshlash
Hayot tsiklining birinchi bosqichi, boshlash mijoz va investorlarni qiziqtiradigan uchrashuvni talab qiladi. Bu erda maqsadlar, vazifalar, shubhalar, tashvishlar va har qanday dastlabki fikrlar va g'oyalar muhokama qilinadi. Agar qaror qabul qiluvchilar bir joyda bo'lmaganda, siz quyidagi suhbat nuqtalarini muhokama qilish uchun video suhbat yoki konferents-aloqa uchun onlayn uchrashuv tashkil etishingiz mumkin:

• Investorlar va manfaatdor tomonlar kimlar?
• Biznesning maqsadi va maqsadi nima?
• Vaqt jadvalining taxminiy qiymati qanday?
• Xatarlar qanday?
• Qanday byudjet va resurslar mavjud?

2. Rejalashtirish
Maqsadlar qo'yilgandan va kelishilganidan so'ng, yakuniy natijaning aniq tasavvurini yaxshiroq tushunish mumkin. Hamma bajarishi kerak bo'lgan rejalar to'plamini vizualizatsiya qilish va shakllantirish uchun orqaga ishlash jamoani ishga tushirish bosqichidan oxirigacha boshqaradi.

Onlayn uchrashuvlarni o'tkazish:

• Jamoalarni yig'ish
• Asosiy ma'lumotlarni yuboring
• Loyihaning maqsad va vazifalarini belgilang

Rejalashtirish bosqichi quyidagi 5 komponentni burg'ilashda hal qiluvchi ahamiyatga ega:

• Loyihaning tuzilishini loyihalash
• yaratish ish jarayoni hujjatlari
• Bo'limlar bo'yicha byudjetlarni hisoblash
• Resurslarni yig'ish, taqsimlash va belgilash
• Xavf-xatarni baholash

3. Ijro etish
Jamoa rahbarlari va loyiha menejerlari natijalarni yaratish, mijozlar o'rtasida bo'lish, vazifalarni bajarish, jarayonlarni amalga oshirish va boshqalar uchun harakatga keltiriladi. Loyihaning barcha qismlari bo'ylab to'g'ridan-to'g'ri muloqot g'oyani hayotga tatbiq etish muvaffaqiyati uchun zarur va juda muhimdir. Kiritish hamkorlik vositalari jamoa a'zolari o'rtasida uzluksiz muvofiqlashtirish va ma'lumot almashishni ta'minlab, ushbu muloqotni osonlashtirishi mumkin.

Amalga oshirish bosqichi uchun zarur:

• Tez -tez uchrashishlar
  Rejalashtirilgan onlayn uchrashuvlar bilan jamoalarning tepasida qolish loyihani qisqa va to'g'ri yo'lda saqlashga yordam beradi. Videokonferentsaloqa yoki konferents -aloqa orqali o'z vaqtida va aniq tiniq aloqa, ko'r -ko'rona joylarning kamayishini, jamoaviy ishlashning yaxshilanishini va quvurlar ichidagi elementlarning tez harakatlanishini ta'minlaydi.
• Transparency
  Videokonferentsaloqa platformasiga Slack, Outlook va Google Calendar kabi boshqa raqamli vositalarni birlashtirish orqali rejalashtirish, yollash, ishtirokchilarni uchrashuvlarga taklif qilish va kimning vazifasi mas'ulligini aniqlash kabi osonlikcha oldini olinadigan to'siqlardan saqlaning.
• Mojarolar boshqaruvi
  Muammolar albatta paydo bo'ladi. Voqealarni yumshatish uchun "front chizig'idagi" jamoalarni gapirishga taklif qiling va muammolar, qiyinchiliklar yoki zanjirda zaiflik bo'lishi mumkin bo'lgan narsalarni bildiring.
• Jarayon haqida hisobot
  Muntazam yangilanishlar tik uchrashuv, yig'ilish seansi yoki video -chat egri chiziqdan oldinda turish va muammolarni yuzaga kelishidan oldin aniqlash uchun ishlaydi.

4. Monitoring va nazorat
Agar siz uni o'lchay olmasangiz, uni boshqara olmaysiz. Bu bosqich hamma narsa oldindan kelishilganiga mos kelishini tekshirish uchun kerak. Ishlashning asosiy ko'rsatkichlari qanday? Moliyaviy parametrlar va muddatlarga rioya qilish uchun nima qilish kerak?

Muntazam nazorat punktlari, sharhlar va ish faoliyati to'g'risidagi hisobotlar uchun asosiy ishtirokchilar bilan onlayn uchrashuvlar o'tkazing. Siz ish jarayonlari, muhim hujjatlar va fayllar hamda ulashish va tarqatish kerak bo'lgan har qanday narsani o'z ichiga olgan videokonferensiya orqali masofaviy taqdimotlar o'tkazishingiz mumkin . Jamoaning kundalik faoliyati haqida ko'proq ma'lumotga ega bo'lishingiz kerak bo'lgan joylarda, ayniqsa ular ofisda ishlamayotgan paytda - bu yerda siz uydan ishlaydigan xodimlarni kuzatib borish uchun dasturiy ta'minotdan foydalanishingiz kerak bo'lishi mumkin . Nafaqat unumdorlik sabablari uchun, balki tahlillar jarayondagi to'siqlarni yoki jamoaning eskirgan ilovalardan foydalanishini aniqlashga yordam berishi mumkinligi uchun ham.

5. Yopish
Loyihani yopish uning boshlanishi kabi muhim. "Kuzatuv" bosqichi deb ham ataladi, aynan shu vaqtda tugallangan loyiha jamoatchilikka ko'rsatishga tayyor bo'ladi. Bu erda asosiy e'tibor mahsulotni sotish va etkazib berishga qaratiladi.

Loyiha menejeri uchun loyihaning ishlash muddatini boshidan oxirigacha baholash juda muhim:

1. Loyihaning samaradorligini tekshirish
   Har bir jamoa o'z darvozasini ishg'ol qila oldimi? Loyiha byudjet va muddat ichida bajarilganmi? Loyiha muammoni hal qildimi? Bu va boshqa savollarga javob berish loyihaning muvaffaqiyatli yoki yo'qligini baholashga yordam beradi.
2. Jamoa ishlashini ko'rib chiqish
   Guruh muvaffaqiyatini baholash uchun jamoa a'zolarining ish faoliyatini alohida -alohida aniqlash mumkin. Sifatni tekshirish, KPI va onlayn uchrashuvlar ishlash haqida aniqroq ma'lumot beradi.
3. Loyihaning yopilishini baholash va hujjatlashtirish
   Loyihaning kontseptsiyadan etkazib berishgacha bo'lgan o'sishini aks ettiruvchi hujjatlarni to'playdigan batafsil taqdimot mijozlar va manfaatdor tomonlar uchun to'g'ri bajarilishini ta'minlaydi.
4. Sharhlar so'ralmoqda
   Loyihaning yakuniy bahosi boshidan oxirigacha kuchli va zaif tomonlarini batafsil ko'rib chiqishni ta'minlaydi. Fikrlarni toping va keyingi safar saboq oling.
5. Byudjetdan oshib ketish
   Byudjetning yo'qotilishini, shuningdek, ta'sirlanmagan resurslarni aniqlay olish muvaffaqiyat (yoki muvaffaqiyatsizlik) ni yaxshiroq tushunishga yordam beradi va isrofgarchiliklarni boshqarishga yordam beradi.

Onlayn uchrashuvning ba'zi suhbat nuqtalari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• Loyihaning olib borilishi qanday edi?
• O'sish uchun qanday imkoniyatlar bor? Yaxshilash
• Jarayon davomida qanday kuchli va zaif tomonlari namoyon bo'ldi?

FreeConference.com sizning kompaniyangizga loyihalarni boshqarishning barcha jihatlari uchun uyg'unlik va markazlashtirishni yaratish uchun zarur bo'lgan aniq va samarali loyihalarni boshqarish video konferensiya platformasini taqdim etsin . Keng imkoniyatlar, oson integratsiyalar va yuqori sifatli video va audio imkoniyatlari bilan siz loyihangiz batafsil ravishda yetkazilishini va hamkorlik qilinishini kutishingiz mumkin.