Samarali rasmiy uchrashuvni o'tkazishning kaliti - yaxshi o'ylangan kun tartibi. Uchrashuv haqida batafsil ma'lumot bilan kun tartibini oldindan yozib, oldindan tayyorgarlik ko'rsangiz, siz nafaqat qatnashganlarning ham vaqtini tejaysiz, balki natijasi muvaffaqiyatli bo'ladi.
Samarali yig'ilish kun tartibini tuzishda siz doimo kiritishingiz kerak bo'lgan 5 ta masala:
5. Uchrashuv maqsadini belgilang. (Yoki gollar)
Bu kun tartibining eng muhim qismi bo'lishi mumkin. Unda siz uchrashuvning maqsadi va siz kutayotgan natija yoki qaror aniqlanadi. Bu har bir ishtirokchiga siz nimaga erishmoqchi ekanligingizni va nima uchun ularning ishtiroki qadrlanishini aniq tushunishga imkon beradi.
Agar kun tartibiga maqsaddan boshlash kirsa, siz ko'proq yakuniy natijaga e'tibor qaratasiz. yig'ilish kun tartibining qolgan qismini tuzishda, uchrashuv boshlanishidan oldin uning samaradorligini oshirish.
Uchrashuvlar ro'yxati bilan tanishing!
4. Muhokama uchun yig'ilish kun tartibi mavzularining ro'yxatini tuzing
Uchrashuvning maqsadi aniqlangandan so'ng, muhokama qilish uchun muhim mavzular ro'yxati bilan uchrashuvga tayyorgarlik ko'ring.
Har bir muhokama mavzusi uchrashuv maqsadiga erishishga yordam berishi kerak. Ro'yxat qisqa bo'lishi mumkin, lekin etarlicha batafsil bo'lishi kerak, shunda jamoa a'zolari jamoaviy yig'ilishga samarali hissa qo'shish uchun tayyorgarlik ko'rishlari mumkin.
Umumiy usul - har bir mavzuni savol sifatida joylashtirish. Bu sizning ishtirokchilaringizning fikrlash jarayonini boshlaydi va uning uchrashuv maqsadiga nisbiyligini tekshirishni ta'minlaydi.
Har bir mavzuning egasi va mavzuni yoritishga belgilangan vaqt bo'lishi kerak. Mavzuga egalik javobgarlikni ta'minlaydi. Belgilangan muddat uchrashuvni belgilangan tartibda ushlab turadi. Uchrashuvlarning bepul kun tartibini bu erda yuklab oling: Konferentsiya yig'ilishining kun tartibi bepul yuklab olish
3. Kerakli ishtirokchilar ro'yxatini aniqlang
Qiyinchilik kimni taklif qilishni emas, balki kimni taklif qilishni hal qilishda o'zini namoyon qiladi. Bu ro'yxatda faqat uchrashuvda qatnashishi kerak bo'lgan odamlar bo'lishi kerak.
Agar siz uchrashuv maqsadlarini va uchrashuv mavzularini belgilab olgan bo'lsangiz, ishtirokchilar ro'yxatini yakunlash uchun sizda yaxshi asos bo'lishi kerak. Buni yodda tutib, har bir uchrashuv ishtirokchisini ko'rib chiqayotganda o'zingizga uchta savol bering. Agar siz biron bir savolga "ha" deb javob bersangiz, uni kun tartibidagi masalalar ro'yxatiga qo'shing:
- Uchrashuv maqsadiga erishish uchun u hozir bo'lishi kerakmi?
- Uning natijaga ta'sir etishi mumkin bo'lgan qimmatli bilim yoki tajribasi bormi?
- Maqsadning yakuniy natijasi unga bevosita ta'sir qiladimi?
Agar ishonchingiz komil bo'lmasa, uning ishtirokini ixtiyoriy qilib belgilang. Siz har doim uchrashuvdan keyingi xulosani, yozuvni yoki transkripsiyani yuborishingiz mumkin. Yozuvchi tomonidan yig'ilish protokoli, har doim ham talab qilinmaydi.
Ish uchrashuvlari haqidagi eng katta shikoyatlardan biri bu vaqtni behuda sarflashdir. Sinxronizatsiya 30 daqiqa davom etsa, uchrashuvlarni boshqarish osonlashadi. Vaqtni behuda sarflamasdan yoki natijani yo'qotmasdan hamkasblaringizning vaqtini hurmat qiling.
2. Uchrashuv kun tartibining oxirida harakatlar va mavzudan tashqari munozaralar uchun bo'lim qoldiring
Kuzatuv uchrashuvning o'zi kabi muhimdir. Pastki qismida majlis kun tartibi shabloni, ishtirokchilar eslatma olishlari, hujjat harakatlarini, qarorlar va xulosalar olishlari mumkin bo'lgan bo'limni kiritish foydalidir. Ushbu bo'limga ega bo'lish yig'ilishda qilingan xulosalarni tartibga soladi va ishtirokchilarga keyin sodir bo'ladigan jarayonni tasavvur qilish imkonini beradi.
Uchrashuv davomida maqsadni chetga surib qo'yadigan kutilmagan mavzular paydo bo'lishi mumkin. Yo'lda va o'z vaqtida qolish uchun, "to'xtab turish joyida" mavzusidan tashqari munozarani "to'xtating", odatda kun tartibining oxirida, oldingi yig'ilishdan tashqarida qayta ko'rib chiqish. Buning yana bir keng tarqalgan atamasi "Keling, oflayn rejimga o'tamiz".
1. Oxirgi, lekin hech bo'lmaganda, uchrashuv tafsilotlarini, masalan, vaqt, joy va konferentsiya logistikasi
Agar ishtirokchilar sizning uchrashuvingizda masofadan turib qatnashsa, bu ayniqsa muhimdir. Barcha konferentsiya tafsilotlari aniq ko'rsatilgan va to'g'riligiga ishonch hosil qiling, shu jumladan terish raqamlari, kirish kodi va onlayn yig'ilish xonasiga havolalar.
Yoki FreeConference.com bilan uchrashuv yarating va konferentsiya tafsilotlari barcha taklifnomalarda va eslatmalarda, shuningdek yig'ilish kun tartibi bilan to'ldiriladi.
Kun tartibini kamida 48 soat oldin yuborishga harakat qiling.
Oldindan ogohlantirish ishtirokchilarga boshqaruv kengashiga tayyorgarlik ko'rish va ularning jadvalida hech qanday nizo bo'lmasligi uchun vaqt beradi.
Kun tartibini kamida 48 soat oldin yuborishga harakat qiling.
Oldindan ogohlantirish ishtirokchilarga uchrashuvga tayyorgarlik ko'rish va ularning jadvalida hech qanday nizo bo'lmasligi uchun vaqt beradi.
