ذاتی طور پر میٹنگ بلانا روایتی طور پر سب سے مؤثر اور قابل اعتماد طریقہ رہا ہے لیکن دنیا بھر میں افرادی قوت بڑھنے اور پھیلنے کے ساتھ ، کانفرنس کالز پہلے سے کہیں زیادہ اہم ہیں۔ اگر آپ ایک بڑا گروہ ہیں یا چھوٹے کاروبار کے لیے چھوٹے ہیں تو آپ کی منفرد ضروریات کے لیے واضح اور جامع مواصلات کی ضرورت ہوتی ہے۔
کانفرنس کال کو ایک ورچوئل کانفرنس ٹیبل کے طور پر سوچیں جہاں ہر کوئی بات چیت میں حصہ لینے کے لیے دستیاب ہے چاہے وہ کہیں بھی ہوں۔ کانفرنس کالز گروپ تعاون کو آسان بناتی ہیں اور ذاتی طور پر ملنے ، آپ کے آنے جانے کے وقت ، سفر کے اخراجات اور رہائش کی بچت کے لیے ایک بہترین متبادل ہیں۔
لیکن آپ کے پاس ایک اچھی کانفرنس کال کیسے ہوتی ہے ، جو کہ جسمانی طور پر وہاں موجود ہونے کے بغیر اتنا ہی قابل ، نتیجہ خیز اور تخلیقی ہے؟ اس پوسٹ میں ، ہم فون کی ہموار ملاقاتوں کے لیے اہم نکات کا احاطہ کریں گے چاہے یہ آپ کی پہلی کانفرنس کال ہو یا آپ یہاں سے ہر اہم کال کو بہتر بنانے کے طریقے تلاش کر رہے ہیں!
ذاتی طور پر منعقد ہونے والی کسی بھی میٹنگ کی طرح ، وقت کی پابندی ایک توقع ہے۔ وقت پر دکھانا یا یہاں تک کہ شیڈول شروع ہونے سے تھوڑا سا آگے بھی بہت سے طریقوں سے قابل غور ہے۔
سب سے پہلے ، یہ آپ کو میٹنگ روم میں داخل ہونے اور ترتیبات سے اپنے آپ کو واقف کرنے کے لیے ایک لمحہ دیتا ہے۔ گونگا بٹن کہاں ہے اس کے ارد گرد ایک نظر ڈالیں اور کوئی اضافی خصوصیات آزمائیں جو آپ کی کال کے دوران استعمال میں آسکتی ہیں۔ ملاحظہ کریں کہ آپ جن خصوصیات کو زیادہ استعمال کریں گے وہ کہاں ہیں "شروع کریں ،" "شیڈول ،" وغیرہ۔
پرو ٹپ: جب آپ میٹنگ میں داخل ہوتے ہیں تو ہولڈ میوزک دیکھیں؟ اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ آپ صحیح جگہ پر ہیں اور ایک سوچی سمجھی خصوصیت ہے جو آن لائن آنے والے مہمانوں کی طرف اشارہ کرتی ہے کہ کال جلد شروع ہوگی۔
دوسری بات یہ ہے کہ ان چند لمحات کو اپنے مائیک اور اسپیکر کو چیک کرنے کے لیے استعمال کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ایک بار جب کانفرنس کال زوروں پر ہے تو کوئی تکنیکی مشکلات نہیں ہیں۔ یہ رکاوٹ کو کم کرے گا اور خرابیوں کے حل میں گزارے گئے عجیب لمحات۔
تیسرا ، تھوڑا "کانفرنس کال" آداب پر عمل کریں۔ چپس کے تھیلے کی کرنکنگ آواز یا پس منظر کے شور سے آراء کے علاوہ کچھ بھی نہیں ہے۔ اپنا ہیڈسیٹ تیار رکھیں ، آپ کا لیپ ٹاپ مکمل طور پر چارج ہو جائے اور کوئی بھی دوسری چیز جس کی آپ کو ضرورت ہو - مائنس شور سنیک! اپنے آپ کو اور اپنے گردونواح کو "کانفرنس کال کے لیے تیار" کرنے کے لیے چند لمحے گزارنے سے آپ کو ایک اچھا پہلا تاثر چھوڑنے یا ایک نتیجہ خیز میٹنگ کو آگے بڑھانے کے لیے تیار کیا جائے گا۔
کیا آپ اس کانفرنس کال کے دوران پیش کر رہے ہیں؟ ہوسٹنگ؟ شریک ہوسٹنگ؟ اس مطابقت پذیری کا مقصد کیا ہے؟
ایک بار جب آپ اپنا کردار قائم کر لیتے ہیں ، آپ آگے کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں اور کانفرنس کال کو توڑ سکتے ہیں تاکہ دوسرے شرکاء کے لیے آسانی سے ہضم ہو جائے۔ ہر ایک کے اکٹھے ہونے کی وجہ جاننے کے بعد ، آپ بغیر تاخیر یا پیچیدگی کے صحیح لوگوں کے لیے ایک متحرک میٹنگ فراہم کر سکتے ہیں۔
غور کریں کہ کانفرنس کال کے دوران کن فائلوں کو شیئر کرنے کی ضرورت ہوگی۔ انہیں اپنے ڈیسک ٹاپ پر کال میں ڈریگ اور ڈراپ کرنے کے لیے تیار رکھیں۔ سکرین شیئرنگ کی خصوصیت۔ شرکاء کو وہی دکھائیں جو آپ اپنی سکرین پر دیکھ رہے ہیں۔
اپنا پیغام پہنچاتے وقت ، اپنے خیالات کو واضح طور پر پہنچائیں اور اپنے نتائج یا پریزنٹیشن کو ابتدا ، درمیانی اور اختتام کے ساتھ پیش کریں۔ بعض اوقات توجہ کا دورانیہ کم رہتا ہے ، لہذا وقت سے پہلے میٹنگ کے اپنے حصے پر عمل کرنے سے ، آپ اپنے خیال کی وضاحت کر سکتے ہیں اور آسانی سے پیچھا چھوڑ سکتے ہیں۔
آپ کا کردار جو بھی ہو ، چاہے صرف ایک مبصر کے طور پر ، کال کے مقصد کو سمجھنے کے لیے آگے کی منصوبہ بندی کرنا اور ٹیک وے قائم کرنا یقینی بنائے گا کہ آپ ہر بار بغیر کسی رکاوٹ کے اجلاس کو ختم کریں گے۔
بعض اوقات کانفرنس کالز لمبی گفتگو کا باعث بنتی ہیں ، خاص طور پر اگر آپ اعلی سطحی مواد پر بات چیت کر رہے ہوں ، رائے کا اظہار کر رہے ہوں ، تخلیقی مقاصد پر غور کر رہے ہوں ، یا اہم خیالات پیش کر رہے ہوں۔
اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ہر کوئی شیڈول پر رہے ، میٹنگ سے پہلے ایک ڈھیلا سفر نامہ بنانے پر غور کریں۔ اسے ایک یا دو دن پہلے شرکاء کو بھیجیں تاکہ وہ آنے والی چیزوں پر غور کر سکیں۔ اس طرح ، انہیں بہتر اندازہ ہوگا کہ وہ کیا توقع کریں اور وہ میٹنگ سے پہلے سوالات تیار کر سکتے ہیں یا رائے کے لیے تیار ہو سکتے ہیں۔
مشورہ: شرکاء کو کسی بھی سوال کو لکھنے کا اشارہ کریں اور جواب دینے کے لیے آخر میں وقت کا ایک حصہ الگ رکھیں۔ اگر وقت ختم ہو جاتا ہے تو ، ہر ایک سے پوچھیں کہ وہ اپنے سوال کو ایک ای میل میں شامل کرے جس کا جواب مل جائے گا اور دن کے بعد بھیجا جائے گا۔ یا ریئل ٹائم میں سوالات اور تبصرے شیئر کرنے کے لیے اپنے کانفرنس پلیٹ فارم پر چیٹ فیچر استعمال کریں۔
نیز ، اوور ٹائم میں جانے کو کم سے کم کرنے میں مدد کے لیے ، شاید یہ غور کرنے کے قابل ہے کہ آیا آپ کی کانفرنس میں ویڈیو کانفرنسنگ کا جزو شامل ہونا چاہیے۔ یہ ان حالات میں اچھی طرح کام کر سکتا ہے جہاں بصری اشارے فیصلہ کرنے میں مددگار ہوتے ہیں جیسے ورچوئل انٹرویو کے دوران۔
اگلی میٹنگ ، ریکارڈ بچانے کی کوشش کریں ابھی محفوظ کریں اور بعد میں دیکھیں ، اور آپ دیکھیں گے کہ یہ فیچر کتنا قیمتی ہے۔
میٹنگ میں ہونے والی ہر چیز کو ان لوگوں کے لیے حاصل کریں جو شیڈول کانفرنس کال میں شرکت نہیں کر سکتے۔ ہائی لائٹس پر جانے ، وضاحت حاصل کرنے ، دانشمندی کی چھوٹی چھوٹی چیزیں نکالنے یا دیکھنے کے لیے کہ آپ پوائنٹ A سے B تک کیسے پہنچے یہ ایک بہترین طریقہ ہے۔
جب آپ کانفرنس کال ریکارڈ کرتے ہیں ، تو آپ اپنی پوری توجہ اس بات پر دے سکتے ہیں کہ آپ کے سامنے کیا ہو رہا ہے۔ نوٹ لینا ماضی کی بات بنانا جب آپ موجود ہوسکیں اور مکمل سنیں۔ ایک بار مطابقت پذیری ہوجانے کے بعد ، آپ اسے دیکھ سکتے ہیں اور ان اہم حصوں کو چن سکتے ہیں جو آپ اور آپ کے کام کو متاثر کرتے ہیں۔
ریکارڈنگ کا ایک اور فائدہ آپ کو مکمل تصویر مل جاتی ہے کہ فیصلہ کیسے کیا گیا۔ شروع سے آخر تک میٹنگ پر قبضہ کرکے ، آپ کے پاس مکمل ترقیاتی عمل کی تاریخ ہے۔ کوئی خیال یا تبصرہ راستے میں نہیں چھوڑا جاتا ہے۔ اس فیصلے کا ہر قدم جس نے آپ کو اس مقام پر پہنچا دیا جہاں آپ موجود ہیں آپ کی انگلی پر دستیاب ہے اور اس پر تبادلہ خیال کریں۔
آخر میں ، میٹنگ ریکارڈنگ شرکاء میں احتساب پیدا کرنے کے لیے کارروائی کرتی ہے۔ جب منصوبوں اور ترامیم کو ایک مخصوص وسائل کے لیے مختص کیا جاتا ہے تو ، ریکارڈنگ تفصیلات اور وضاحت فراہم کرتی ہے اور اسے کام کرنے کے لیے زبانی "نقشہ اور ایکشن پلان" سمجھا جا سکتا ہے۔
آپ کے ساتھ اگلی مطابقت پذیری ، چاہے وہ سختی سے فون میٹنگ ہو یا ویڈیو کے ساتھ بہتر ہو ، یہ جان کر اعتماد محسوس کریں کہ آپ آن لائن میٹنگ سے اتنا ہی حاصل کر رہے ہیں جتنا آپ ذاتی طور پر کریں گے۔
اس کی کوئی وجہ نہیں ہے کہ آپ کی بڑھتی ہوئی افرادی قوت مواصلات کی لائنوں کو کھلی نہیں رکھ سکتی - کہیں بھی کسی بھی وقت۔ اپنی فوری ٹیم سے لے کر دنیا کے کونے کونے میں ممکنہ گاہکوں کی نئی خدمات حاصل کرنے تک ہر ایک کے ساتھ رابطے میں رہیں۔ مفت کانفرنس کال ٹولز جو آپ کو جڑے رہنے کی طاقت دیتا ہے۔
FreeConference.com کو اپنے بڑھتے ہوئے کاروباری اداروں کو اچھا کام کرنے ، مسابقتی رہنے اور مواصلات کو استعمال میں آسان رکھنے کی ضرورت ہے۔ مفت کانفرنس کالنگ سروسز کے ساتھ اور۔ مفت ویڈیو کانفرنس کالز، آپ یہاں یا بیرون ملک ٹکنالوجی کا استعمال کرتے ہوئے اپنی افرادی قوت سے وابستہ رہ سکتے ہیں جو اعلی درجے کی آڈیو اور بہترین ویڈیو معیار فراہم کرتی ہے۔ آپ کی ورچوئل کانفرنس کال ٹیبل ابھی بہت بڑی ہو گئی ہے!
اپنا FreeConference.com اکاؤنٹ بنائیں اور ہر وہ چیز تک رسائی حاصل کریں جس کی آپ کو ضرورت ہے اپنے کاروبار یا تنظیم کو چلانے کے لیے ، جیسے ویڈیو اور اسکرین کا اشتراک, کال شیڈیولنگ, خودکار ای میل دعوت نامے ، یاد دہانیاں۔، اور مزید.
