مزید نتیجہ خیز پروجیکٹ میٹنگ کیسے کریں۔

اگرچہ میٹنگز ایک پراجیکٹ میٹنگ کے دوران باہمی تعاون کو آسان بنانے کے لیے اہم ہیں ، لیکن یہ وقت کا بہت بڑا ضیاع ثابت ہو سکتا ہے۔ حقیقت میں، زیادہ تر لوگ آدھی سے زیادہ میٹنگز میں شرکت کو "وقت ضائع" سمجھتے ہیں اور یہ نہ صرف انہیں مایوس کرتا ہے ، بلکہ یہ ان کے لیے مشکل کام بناتا ہے کہ وہ ہاتھ میں موجود کام پر مرکوز رہیں۔
اس کے نتیجے میں ، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنی پروجیکٹ میٹنگز کو زیادہ نتیجہ خیز بنانے کے طریقے تلاش کریں۔ ایسا کرنے سے آپ کی ٹیم میٹنگز کو دیکھنے کے انداز کو تبدیل کرنے میں مدد دے گی ، جو ان میٹنگوں کو لوگوں کے لیے مسائل کے حل کے لیے مفید جگہ بنادے گی ، دوسروں کو تجاویز پیش کرے گی اور پراجیکٹ کی مجموعی حیثیت کے بارے میں اپ ڈیٹس حاصل کرے گی۔
یہ کام کرنے سے کہیں زیادہ آسان ہے ، لہذا اپنی اگلی پروجیکٹ میٹنگ سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے میں مدد کے لیے ، مندرجہ ذیل میٹنگ کے حربوں کو استعمال کریں۔

ایک ایجنڈا بنائیں اور اس کی گردش کریں۔

زیادہ نتیجہ خیز پروجیکٹ میٹنگ کے لیے آپ کو سب سے پہلے جو کام کرنے کی ضرورت ہے وہ یہ ہے کہ اس بات کا تعین کیا جائے کہ جب سب ایک ہی کمرے میں ہوں گے تو کیا بات کی جائے گی۔ ایجنڈا اکٹھا کرنے سے آپ کو اس سوال کا جواب دینے میں مدد ملے گی کہ "یہ میٹنگ کس لیے ہے؟" جو یہ واضح کرنے میں مدد کرتا ہے کہ واقعی میٹنگ ضروری ہے یا نہیں۔
مزید یہ کہ ، یہ ضروری ہے کہ آپ یہ ایجنڈا اجلاس کے تمام شرکاء کو کم از کم ایک پورا دن پہلے بھیج دیں۔ اس سے انہیں یہ اندازہ لگانے میں مدد ملے گی کہ میٹنگ کس چیز کے بارے میں ہے ، اور اگر آپ کسی نئی بات پر بات کرنے جا رہے ہیں تو ، اس سے لوگوں کو میٹنگ میں جانے سے پہلے چیزوں کے بارے میں سوچنا شروع کرنے میں مدد ملے گی۔
اس مقام پر ، اگر کوئی اور چیز ہے جو آپ چاہتے ہیں کہ لوگ میٹنگ میں آنے سے پہلے کریں ، یقینی بنائیں کہ آپ نے ایسا ہی کہا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ چاہتے ہیں کہ وہ کچھ پڑھیں ، یا اگر آپ چاہتے ہیں کہ وہ کچھ ڈیٹا اکٹھا کریں ، تو ان کو یہ بتانا ہوشیار ہوگا کہ یہ کام پہلے سے کریں تاکہ جب آپ پراجیکٹ میٹنگ شروع کریں تو آپ اچھل سکیں۔

وقت کی حد مقرر کریں اور اس کا احترام کریں۔

میٹنگ کو غیر نتیجہ خیز محسوس کرنے کا ایک حصہ اس کے لیے مختص وقت سے زیادہ ہے۔ ملاقاتیں مخصوص مقاصد کے لیے موجود ہوتی ہیں ، اور اگر آپ کام کو ہاتھ سے چھوڑنا شروع کردیتے ہیں ، تو وقت ختم ہونا آسان ہوتا ہے اور یا تو میٹنگ کو بڑھانے کی ضرورت ہوتی ہے ، یا اپنے مقصد کو پورا کیے بغیر اسے ختم کرنا پڑتا ہے۔
ایسا ہونے سے روکنے کا ایک اچھا طریقہ یہ ہے کہ ایجنڈے میں ہر آئٹم کے لیے وقت کی حد مقرر کی جائے اور اس پر قائم رہے۔ اگر کوئی ایسی چیز سامنے آتی ہے جس کی وجہ سے آپ کو مقررہ وقت سے زیادہ گزرنا پڑتا ہے ، تو اس وقت ٹیبل لگانے پر غور کریں۔ آپ ہمیشہ لوگوں کے دوسرے گروپ کے ساتھ ایک اور میٹنگ شیڈول کر سکتے ہیں تاکہ بعد میں اس پر جائیں۔ اس طرح کام کو توڑنے سے آپ کی پروجیکٹ ٹیم کو مزید کامیاب بنانے میں بھی مدد ملے گی۔
آخر میں ، آپ ٹائمرز کا استعمال بھی کر سکتے ہیں تاکہ آپ وقت کی حدوں کا احترام کریں اور اپنی میٹنگ کو شیڈول پر رکھیں۔ ایسا کرنے سے نہ صرف آپ کو زیادہ نتیجہ خیز بننے میں مدد ملے گی بلکہ یہ آپ کی ٹیم کو یہ بھی ظاہر کرے گا کہ آپ ان کے وقت کا احترام کرتے ہیں اور اسے ضائع کرنے سے بچانے کے لیے ہر ممکن کوشش کریں گے۔

کمرے میں صحیح لوگوں کو حاصل کریں۔

پروجیکٹیو پروجیکٹ میٹنگ کی کلید کا ایک حصہ یہ یقینی بنانا ہے کہ صحیح لوگ اور صرف صحیح لوگ ہی موجود ہیں۔ میٹنگ کے اندر ایک گھنٹہ گزارنے سے بدتر کوئی چیز نہیں ہے جس میں آپ کو شرکت کی ضرورت نہ ہو ، اور اگر ایسا ہوتا ہے تو اس کی بڑی وجہ یہ ہوتی ہے کہ میٹنگ کے آرگنائزر نے اتنا وقت نہیں گزارا کہ یہ پوچھیں کہ واقعی وہاں کس کی ضرورت ہے۔
ایسا کرنے میں آپ کی مدد کے لیے ، مختلف اقسام کی میٹنگز پر غور کریں جو آپ کر سکتے ہیں ، جیسے:

• فیصلہ ساز اجلاس: اس میٹنگ کا مقصد باہمی تعاون اور آگے بڑھنے کا بہترین راستہ تلاش کرنا ہے ، اور اس کا مطلب یہ ہے کہ صرف وہی لوگ ہیں جو اس منصوبے کو مکمل طور پر سمجھتے ہیں۔ باقی سب صرف اضافی ہوں گے ، اور اس سے میٹنگ بے معنی نظر آئے گی۔
• کام کی میٹنگز: یہ اس وقت ہوتے ہیں جب لوگوں کو کسی خاص کام میں تعاون کرنے کی ضرورت ہوتی ہے ، اور صرف وہی لوگ جو اس کام کو مکمل کرنے کے ذمہ دار ہوتے ہیں میٹنگ میں شامل ہونے کی ضرورت ہوتی ہے۔
• تاثرات کی میٹنگز: یہ مینیجرز کو موقع دیتے ہیں کہ وہ اپنی ٹیم سے سنیں کہ کیا کام کر رہا ہے اور کیا نہیں۔ پروجیکٹ کے زندگی بھر میں ان کا ہونا اچھا ہے تاکہ جب کوئی چیز ٹھیک نہیں ہو رہی ہے تو لوگ بلا جھجھک بات کر سکتے ہیں۔ اور آپ کی ٹیم کے سائز پر منحصر ہے ، یہ میٹنگ کی واحد قسم ہے جہاں ہر ایک کو موجود ہونے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

صحیح ٹولز کا استعمال کریں

آپ کے استعمال کردہ ٹولز اس بات کا تعین کرنے میں بھی اہم کردار ادا کریں گے کہ آپ کی میٹنگز کتنی نتیجہ خیز ہیں۔ مثال کے طور پر ، اسکرین شیئرنگ ، ویڈیو کانفرنسنگ ، اور وائٹ بورڈنگ سب آپ کے لیے کمرے میں موجود لوگوں کے ساتھ تعاون کرنا آسان بناتے ہیں ، جس سے آپ کی میٹنگ زیادہ موثر ہوتی ہے۔ اور یہ تمام ٹولز اور بہت کچھ پیش کرتے ہیں۔ فری کانفرس ڈاٹ کام.
آج کے کام کی جگہوں میں صحیح ٹولز رکھنے کی اہمیت اور بھی زیادہ ہے۔ بہت سی کمپنیوں کے پاس متعدد مقامات ہیں ، یا لوگوں کو اجازت دیتے ہیں۔ کام سے دور، مطلب کہ لوگ مختلف شہروں یا ممالک میں پھیلے ہوئے ہیں۔ صحیح ٹکنالوجی کے استعمال سے ایسا لگتا ہے کہ ہر کوئی ایک ہی کمرے میں ہے ، جس سے آپ کے لیے پروجیکٹیو میٹنگ کا انعقاد آسان ہو جاتا ہے۔

اپنی اگلی پروجیکٹ میٹنگ کو تبدیل کریں۔

میٹنگ کی منصوبہ بندی کے عمل میں اپنی ٹیم کو شامل کرنا یقینی بنائیں ، اور ان سے رائے جمع کریں تاکہ آپ اپنے میٹنگ کے عمل کو بہتر بنا سکیں۔ یہاں زیر بحث حربوں کو بروئے کار لانے سے آپ اپنی ملاقاتوں کو پریشان کن وقت ضائع کرنے والوں سے تعاون اور اختراع کے مواقع میں تبدیل کرنے میں مدد کریں گے۔

کے بارے میں مصنف: کیون کونر ایک کاروباری شخص ہے جو کئی کاروباروں کا مالک ہے۔ براڈ بینڈ سرچ۔، ایک خدمت جو لوگوں اور کاروباری اداروں کو بہترین ویلیو براڈ بینڈ انٹرنیٹ تلاش کرنے میں مدد کے لیے وقف ہے۔ اس کے کاروبار کو چلانے اور بڑھانے میں پروجیکٹ کی وسیع منصوبہ بندی اور انتظام شامل ہے اور کیون اپنے تجربات دوسروں کے ساتھ بانٹنا پسند کرتا ہے تاکہ ان کی کامیابی میں مدد ملے۔

[ninja_form id = 7]