ایک باضابطہ میٹنگ چلانے کی کلید ایک سوچا سمجھا ایجنڈا ہے۔ جب آپ میٹنگ کے بارے میں تفصیلی معلومات کے ساتھ پیشگی ایجنڈا لکھ کر وقت سے پہلے کی تیاری کرتے ہیں ، تو آپ نہ صرف اس میں شامل ہر ایک کے لیے وقت بچائیں گے ، بلکہ نتیجہ کامیابی کے زیادہ امکانات رکھتا ہے۔
یہاں 5 آئٹمز ہیں جنہیں آپ کو ہمیشہ شامل کرنا چاہیے جب ایک مؤثر میٹنگ ایجنڈا بناتے ہو۔
یہ ایجنڈے کا سب سے اہم حصہ ہوسکتا ہے۔ یہ میٹنگ کا مقصد اور نتیجہ یا فیصلہ بتاتا ہے کہ آپ آخر میں پہنچنے کی امید کر رہے ہیں۔ اس میں شامل ہر فرد کو یہ سمجھنے کی اجازت دیتا ہے کہ آپ کیا حاصل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں اور ان کی شرکت کیوں قابل قدر ہے۔
جب ایجنڈے میں ہدف سے شروع ہونا شامل ہو تو آپ حتمی نتائج پر زیادہ توجہ مرکوز کرتے ہیں۔ میٹنگ کا بقیہ ایجنڈا بناتے ہوئے ، اپنی میٹنگ کے شروع ہونے سے پہلے اس کی کارکردگی کو بہتر بنائیں۔
ایک بار جب میٹنگ کا ہدف قائم ہوجائے تو ، بحث کے لیے اہم موضوعات کی فہرست کے ساتھ میٹنگ کی تیاری کریں۔
ہر مباحثے کے موضوع کو میٹنگ کا مقصد حاصل کرنے میں مدد کرنی چاہیے۔ فہرست مختصر ہو سکتی ہے لیکن اس کی تفصیل کافی ہونی چاہیے تاکہ ٹیم کے ارکان ٹیم میٹنگ کے لیے مؤثر شراکت کے لیے تیاری کر سکیں۔
ایک عام طریقہ یہ ہے کہ ہر عنوان کو سوال کے طور پر رکھا جائے۔ یہ آپ کے شرکاء کے لیے سوچنے کا عمل شروع کرتا ہے اور میٹنگ کے مقصد کے لیے اس کی رشتہ داری کو چیک کرتا ہے۔
ہر موضوع کا مالک ہونا چاہیے اور اس موضوع کا احاطہ کرنے کے لیے ایک مخصوص وقت ہونا چاہیے۔ موضوع کی ملکیت احتساب فراہم کرتی ہے۔ ایک ٹائم فریم میٹنگ کو شیڈول پر رکھتا ہے۔ ہمارا مفت میٹنگ ایجنڈا یہاں سے ڈاؤن لوڈ کریں: فری کانفرنس میٹنگ کا ایجنڈا ڈاؤن لوڈ۔
چیلنج خود پیش کرتا ہے ، یہ فیصلہ کرتے وقت نہیں کہ کس کو مدعو کرنا ہے ، لیکن کس کو مدعو نہیں کرنا ہے۔ اس فہرست میں صرف وہی لوگ شامل ہیں جنہیں واقعی میٹنگ میں شامل ہونے کی ضرورت ہے۔
اگر آپ نے اپنے میٹنگ کے اہداف طے کیے ہیں اور میٹنگ کے عنوانات تفویض کیے ہیں تو آپ کے پاس حاضرین کی فہرست کو حتمی شکل دینے کے لیے کام کرنے کے لیے ایک اچھی بنیاد ہونی چاہیے۔ اس بات کو ذہن میں رکھتے ہوئے ، ہر میٹنگ کے شرکاء پر غور کرتے وقت اپنے آپ سے تین سوالات پوچھیں۔ اگر آپ کسی بھی سوال کا جواب ہاں میں دیتے ہیں تو اسے ایجنڈے کی فہرست میں شامل کریں:
اگر آپ کو یقین نہیں ہے تو ، اس کی حاضری کو اختیاری بنانے پر غور کریں۔ آپ ہمیشہ اس کے بجائے میٹنگ کے بعد کا خلاصہ ، ریکارڈنگ ، یا نقل بھیج سکتے ہیں۔ نوٹ لینے والے سے ملاقات کے منٹ ، ہمیشہ ضروری نہیں۔
کاروباری ملاقاتوں کے بارے میں سب سے بڑی شکایت یہ ہے کہ وہ وقت کا ضیاع ہیں۔ میٹنگز کا انتظام آسان ہو جاتا ہے جب مطابقت پذیری 30 منٹ کے لگ بھگ رہتی ہے۔ وقت ضائع کیے بغیر یا نتائج کو ضائع کیے بغیر اپنے ساتھیوں کے وقت کا احترام کریں۔
فالو اپ اتنا ہی اہم ہے جتنا کہ خود میٹنگ۔ کے نچلے حصے میں میٹنگ کے ایجنڈے کا سانچہ, اس حصے کو شامل کرنا فائدہ مند ہے جہاں حاضرین نوٹس لے سکتے ہیں، دستاویزی کارروائی کی اشیاء، فیصلے، اور ٹیک وے لے سکتے ہیں۔ اس حصے کا ہونا میٹنگ میں کیے گئے نتائج کو منظم کرتا ہے اور شرکاء کو اس عمل کو دیکھنے کی اجازت دیتا ہے جو بعد میں ہونا ہے۔
میٹنگ کے دوران غیر متوقع موضوعات پیدا ہو سکتے ہیں جو کہ آخری مقصد سے ہٹ جاتے ہیں۔ ٹریک پر اور وقت پر رہنے کے لیے ، "پارکنگ" "پارکنگ لاٹ" میں عام طور پر ایجنڈے کے اختتام پر ، پچھلی میٹنگ سے باہر دوبارہ دیکھنے کے لیے غیر موضوع بحث کو "پارک" کریں۔ اس کے لیے ایک اور عام اصطلاح "آئیے اسے آف لائن لیتے ہیں۔"
یہ خاص طور پر اہم ہے اگر حاضرین دور سے آپ کی میٹنگ میں شرکت کریں گے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ کانفرنس کی تمام تفصیلات واضح طور پر بیان اور درست ہیں ، بشمول ڈائل ان نمبرز ، ایکسیس کوڈ ، اور آپ کے آن لائن میٹنگ روم کے کسی بھی لنک۔
یا ، FreeConference.com کے ساتھ ایک میٹنگ بنائیں اور کانفرنس کی تفصیلات آپ کے میٹنگ کے ایجنڈے کے ساتھ تمام دعوت ناموں اور یاد دہانیوں پر مشتمل ہیں۔
پیشگی نوٹس حاضرین کو بورڈ میٹنگ کی تیاری کے لیے وقت فراہم کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ان کے شیڈول میں کوئی تنازعہ نہ ہو۔
پیشگی نوٹس حاضرین کو میٹنگ کی تیاری کے لیے وقت فراہم کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ان کے شیڈول میں کوئی تنازعہ نہ ہو۔
اپنا FreeConference.com اکاؤنٹ بنائیں اور ہر وہ چیز تک رسائی حاصل کریں جس کی آپ کو ضرورت ہے اپنے کاروبار یا تنظیم کو چلانے کے لیے ، جیسے ویڈیو اور اسکرین کا اشتراک, کال شیڈیولنگ, خودکار ای میل دعوت نامے ، یاد دہانیاں۔، اور مزید.
