Які 5 етапів управління проектами?

Для того, щоб проект розпочався, потрібна система процесів і талановитих людей, щоб виконати роботу. В загальних рисах це не простий подвиг!

Спираючись на відео-конференція Для співпраці з кількома командами та окремими особами потрібна організація та ефективна реалізація управління проектами в різних офісах, відділах та ланцюгах управління. Згуртованість, комунікація та централізація є ключовими факторами. З ким би ви не мали справу, будь то зацікавлена ​​сторона, клієнт чи працівник, потрібно врахувати багато рухомих частин від зачаття до поставки.

Будь -який проект вимагає всебічних знань про життєвий цикл проекту. Знання того, як функціонує кожна фаза, дає цінне уявлення про те, як до неї підходити. Але як відеоконференції працюють для розширення вашого процесу? Давайте розглянемо основи 5 етапів управління проектами.

Відповідальність керівника проекту-знати, планувати та вибудовувати «старт» проекту, добре вивчивши п'ять кроків управління проектом. Це працює для того, щоб надати чіткий і стислий план того, як ідея перейде від абстрактного до конкретного. Розроблено Інститутом управління проектами (PMI), 5 етапів реалізації будь -якого проекту наступні:

1. Початок
На першому етапі життєвого циклу ініціація вимагає початку зустрічі, яка замикає клієнта та інвесторів. Тут обговорюються цілі, завдання, сумніви, проблеми та будь -які початкові думки та ідеї. Якщо особи, які приймають рішення, не знаходяться лише в одному місці, ви можете покластися на створення онлайн-зустрічі для відеочату або конференц-дзвінка, щоб обговорити такі моменти розмов:

• Хто такі інвестори та зацікавлені сторони?
• Яке бачення та місія бізнесу?
• Який приблизний термін?
• Які ризики пов'язані з цим?
• Який бюджет та ресурси доступні?

2. Планування
Як тільки цілі будуть визначені та узгоджені, можна буде краще зрозуміти більш чітке уявлення про кінцевий результат. Працюючи заднім ходом, щоб візуалізувати та сформулювати набір планів, яким усі мають слідувати, керує командою від фази ініціації до завершення.

Проводити онлайн -зустрічі для:

• Збирати команди
• Передайте важливі деталі
• Встановіть цілі та завдання проекту

Фаза планування має вирішальне значення для буріння наступних 5 компонентів:

• Розробка структури проекту
• створення робочі документи
• Оцінка бюджетів між відділами
• Збір, розподіл та призначення ресурсів
• Оцінка ризику

3. Виконання
Керівники груп і менеджери проектів запускаються, щоб створювати результати, бути посередником між клієнтами, виконувати завдання, впроваджувати процеси тощо. Прямий зв’язок між усіма частинами проекту необхідний і життєво важливий для успіху втілення ідеї в життя. Включення інструменти співпраці може сприяти цій комунікації, забезпечуючи безперебійну координацію та обмін інформацією між членами команди.

Важливі для етапу виконання:

• Часті зустрічі
  Залишатися на чолі команд із запланованими онлайн -зустрічами допомагає тримати проект коротким і в курсі. Своєчасне та кришталево чисте спілкування за допомогою відеоконференцій або конференц -дзвінків забезпечує меншу кількість сліпих місць, кращу роботу в команді та прискорене переміщення предметів.
• прозорість
  Уникайте потенційних блокувань, коли мова йде про легко запобіжні перешкоди, такі як планування, найм, запрошення учасників на зустрічі та визначення того, хто за яке завдання відповідає, шляхом інтеграції інших цифрових інструментів, таких як Slack, Outlook та Google Calendar, у вашу платформу відеоконференцій.
• управління конфліктами
  Проблеми обов’язково виникнуть. Щоб зменшити кількість випадків, запропонуйте учасникам бригад "передової" висловитися і висловити свої проблеми, вузькі місця або все, що потенційно може становити слабкість у ланцюжку.
• Звіти про хід робіт
  Регулярні оновлення, доступні під час підсумкова зустріч, сеанс спілкування або відеочат працює так, щоб залишатися попереду і виявляти проблеми до їх виникнення.

4. Моніторинг та контроль
Якщо ви не можете виміряти його, ви не можете ним керувати. На цьому етапі потрібно перевірити, чи все узгоджується з тим, про що було домовлено раніше. Які основні показники ефективності? Що потрібно реалізувати для дотримання термінів та фінансових параметрів?

Проводьте онлайн -зустрічі з ключовими гравцями для регулярних контрольних пунктів, оглядів та звітів про ефективність. Можна проводити дистанційно презентацій за допомогою відеоконференцій, які включають робочі процеси, важливі документи та файли, і все, що потрібно поділитися та поширити. Там, де вам потрібно отримати більше інформації про повсякденну діяльність команди, особливо коли вони не працюють в офісі, саме тут вам може знадобитися використовувати програмне забезпечення для контролювати працівників, які працюють вдома. Не лише з міркувань продуктивності, а й тому, що аналітика може допомогти виявити вузькі місця процесу або команду, яка використовує застарілі програми.

5. Закриття
Закриття проекту так само важливо, як і його початок. Також згадується як фаза «подальшого спостереження», це приблизно час, коли завершений проект готовий до публічного опублікування. Тут основна увага приділяється випуску та доставці продукції.

Для керівника проекту надзвичайно важливо оцінити тривалість життя проекту від початку до кінця:

1. Дослідження ефективності проекту
   Чи кожна команда забила свої цілі та маркери? Чи був проект реалізований у межах бюджету та строків? Чи проект вирішив проблему? Вирішення цих та інших питань допомагає оцінити, чи був проект успішним.
2. Перегляд результатів роботи команди
   Діяльність членів команди може бути додатково розібрана окремо для оцінки успіху в групі. Перевірка якості, показники ефективності та онлайн -зустрічі працюють, щоб дати більш чітке уявлення про ефективність.
3. Оцінка та документування закриття проекту
   Ретельна презентація, що містить супровідні документи, які демонструють зростання проекту від зачаття до реалізації, забезпечує належне завершення роботи для клієнтів та зацікавлених сторін.
4. Запит на огляди
   Остаточна оцінка проекту дає детальніший погляд на сильні та слабкі сторони від початку до кінця. Знайдіть знання та вивчіть уроки наступного разу.
5. Перевищення бюджету
   Можливість точно визначити втрати бюджету, а також недоторкані ресурси забезпечує краще розуміння успіху (або невдачі) та допомагає керувати втратами.

Деякі точки обговорення в Інтернеті включають:

• Що взяли з собою проект?
• Які можливості для зростання? Поліпшення
• Які сильні та слабкі сторони були виявлені в процесі?

Дозвольте FreeConference.com надати вашій компанії чітке та ефективне платформа відеоконференцзв'язку управління проектами необхідні для створення згуртованості та централізації для всіх аспектів управління проектом. Завдяки широкому вибору функцій, легкій інтеграції та високоякісним відео- та аудіо можливостям ви можете очікувати, що ваш проект буде детально обговорюватися та працювати над ним.