Як правильно провести конференц -дзвінок

Особисті зустрічі традиційно були найефективнішим та найнадійнішим способом скликання, але з ростом та розширенням робочої сили по всьому світу конференц-дзвінки важливіші, ніж будь-коли. Якщо ви велика група або невеликий для середнього бізнесу, ваші унікальні потреби вимагають чіткого та лаконічного спілкування.

Подумайте про конференц -дзвінок як про віртуальний конференц -стіл, де кожен може брати участь у розмові, де б він не знаходився. Конференц -дзвінки полегшують групову співпрацю та є ідеальною альтернативою особистої зустрічі, заощаджуючи час на щоденні поїздки, транспортні витрати та житло.

Але як зробити хороший конференц -дзвінок, такий же привабливий, продуктивний та креативний без фізичної присутності? У цій публікації ми розглянемо основні поради щодо проведення плавних телефонних зустрічей, чи це ваш перший дзвінок на конференцію, чи ви шукаєте способи покращити кожен важливий дзвінок з цього моменту!

Вчасно та організовано для початку

Як і будь -яка особиста зустріч, пунктуальність - це очікування. Показ вчасно або навіть трохи раніше запланованого початку є багатодумним.

По -перше, це дає вам можливість увійти до зали засідань та ознайомитися з налаштуваннями. Подивіться навколо, щоб побачити, де знаходиться кнопка вимкнення звуку, і спробуйте будь -які додаткові функції, які можуть бути корисними під час дзвінка. Подивіться, де знаходяться функції, які ви будете використовувати найбільше; "Пуск", "Розклад" тощо.

Порада: Помічаєте музику утримання, коли ви входите на нараду? Це означає, що ви знаходитесь у правильному місці, і це продумана функція, яка вказує гостям, які приходять в мережу, що дзвінок незабаром почнеться.

По -друге, скористайтеся цими кількома моментами, щоб перевірити мікрофон та динаміки, щоб переконатися у відсутності технічних складнощів, коли конференц -дзвінок у самому розпалі. Це дозволить зменшити перебої та незручні моменти усунення несправностей.

По -третє, попрактикуйтесь у невеликому етикеті “конференц -дзвінка”. Немає нічого більш жахливого, ніж зім’ятий звук мішка чіпсів або відгук від фонового шуму. Підготуйте гарнітуру, ноутбук повністю заряджений та будь -які інші речі, які вам можуть знадобитися під рукою - за винятком галасливих закусок! Витративши кілька хвилин, щоб організувати себе та своє оточення, щоб вони були «готові до конференц-дзвінків», ви налаштуєте вас залишити хороше перше враження або продовжите продуктивну зустріч.

Будь готовий

Ви проводите презентацію під час цього конференц -дзвінка? Хостинг? Спільний хостинг? Яка мета цієї синхронізації?

Після того, як ви визначите свою роль, ви зможете заздалегідь спланувати та розірвати конференц -дзвінок, щоб його легко засвоювали інші учасники. Знаючи причину, чому всі збираються разом, ви можете забезпечити динамічну зустріч для потрібних людей без затримок і ускладнень.

Подумайте, якими файлами потрібно буде поділитися під час конференц -дзвінка. Підготуйте їх на робочому столі до перетягування під час дзвінка або натисніть клавішу Функція спільного використання екрану щоб показати учасникам саме те, що ви бачите на екрані.

Висловлюючи своє повідомлення, чітко передайте свої думки та викладіть свої висновки чи презентацію з початком, серединою та кінцем. Іноді не вистачає уваги, тому, попрацювавши заздалегідь зі своєю частиною зустрічі, ви можете пояснити свою ідею і з легкістю перейти до переслідування.

Якою б не була ваша роль, навіть як спостерігача, планування заздалегідь, щоб зрозуміти мету дзвінка та встановлення на винос, гарантує, що ви щоразу проводитимете безперебійну зустріч.

Дотримуйтесь порядку денного

Іноді конференц-дзвінки можуть призвести до тривалих розмов, особливо якщо ви обговорюєте вміст високого рівня, висловлюєте думки, мозковий штурм творчих цілей або презентуєте новаторські ідеї.

Щоб усі дотримувалися графіка, подумайте про створення вільного маршруту до зустрічі. Надішліть його учасникам на день -два вперед, щоб вони могли розглянути те, що буде. Таким чином, вони матимуть краще уявлення про те, чого очікувати, і вони зможуть підготувати запитання або бути готовими до зворотного зв'язку до зустрічі.

Підказка: запропонуйте учасникам записати будь-які питання, які виникають, і в кінці виділіть певний час, щоб на них відповісти. Якщо вичерпається час, просто попросіть усіх включити своє питання в електронний лист, на який отримають відповідь та надішлють пізніше цього дня. Або скористайтеся функцією чату на конференц-платформі, щоб обмінюватися питаннями та коментарями в режимі реального часу.

Крім того, щоб мінімізувати витрати на понаднормові роботи, можливо, варто подумати, чи має ваша конференція включати компонент відеоконференцій. Це може добре спрацювати в ситуаціях, коли візуальні підказки допомагають приймати рішення, як під час віртуального інтерв’ю.

Запишіть конференц -дзвінок

Наступної зустрічі спробуйте записати запис, щоб зберегти зараз, і подивіться пізніше, і ви побачите, наскільки цінна ця функція.

Зафіксуйте все, що відбувалося на зустрічі для тих, хто не може відвідати заплановану конференц -дзвінок. Це ідеальний спосіб переглянути найважливіші моменти, отримати ясність, вибрати маленькі шматочки мудрості або подивитися, як ви потрапили з точки А до точки B.

Коли ви записуєте конференц -дзвінок, ви можете повністю приділити увагу тому, що відбувається перед вами. Зробіть нотатки у минулому, коли зможете бути присутнім і повністю слухати. Після завершення синхронізації ви можете подивитися її та вибрати важливі частини, які впливають на вас та вашу роботу.

Ще одна перевага запису; Ви отримаєте повне уявлення про те, як було прийнято рішення. Записуючи зустріч від початку до кінця, ви маєте історію повного процесу розвитку. Жодна ідея чи коментар не залишаються на узбіччі. Кожен крок прийнятого рішення, який привів вас туди, де ви є, доступний у вас під рукою, щоб ознайомитися та обговорити.

Нарешті, записи зборів стимулюють дії для створення підзвітності серед учасників. Коли проекти та поправки віднесені до певного ресурсу, запис містить деталі та ясність і може розглядатися як словесна «карта та план дій» для виконання роботи.

Відтепер і далі існує лише таке поняття, як хороша конференц -дзвінок.

Наступна синхронізація у вас, будь то суто телефонна зустріч або посилення відео, відчувайте впевненість, знаючи, що ви отримуєте від інтернет -зустрічі так само багато, як особисто.

Немає причин, чому ваша зростаюча робоча сила не може тримати лінії спілкування широко відкритими - де завгодно і коли завгодно. Залишайтеся на зв'язку з усіма, від найближчої команди до нових співробітників для потенційних клієнтів у всіх куточках світу безкоштовні інструменти конференц -дзвінків що дає вам можливість залишатися на зв'язку.

Нехай FreeConference.com надасть вашому зростаючому бізнесу те, що йому потрібно для гарної роботи, збереження конкурентоспроможності та зручності у спілкуванні. З безкоштовними послугами конференц -дзвінків і безкоштовні відеоконференції, Ви можете залишатися на зв'язку зі своєю робочою силою, тут чи за кордоном, використовуючи технологію, яка забезпечує першокласне звучання та чудову якість відео. Ваш віртуальний стіл конференц -дзвінків став набагато більшим!