Ano Ang 5 Yugto Ng Pamamahala ng Proyekto?

Ang pagkuha ng isang proyekto mula sa lupa ay nangangailangan ng isang sistema ng mga proseso at mga may talento na indibidwal upang matapos ang trabaho. Sa pangunahing mga tuntunin, hindi ito isang simpleng gawa!

Umaasa sa video conferencing upang makipagtulungan sa maraming mga koponan at indibidwal ay nangangailangan ng samahan at mahusay na pagpapatupad ng pamamahala ng proyekto sa iba't ibang mga tanggapan, kagawaran at kadena ng utos. Ang pagkakaisa, komunikasyon at sentralisasyon ay mga pangunahing kadahilanan. Sinumang nakikipag-usap ka, maging isang stakeholder, kliyente o empleyado, maraming mga gumagalaw na bahagi na isasaalang-alang mula sa paglilihi hanggang sa paghahatid.

Anumang at bawat proyekto ay nangangailangan ng komprehensibong kaalaman tungkol sa cycle ng buhay ng proyekto. Alam kung paano nagbibigay ang bawat pag-andar ng yugto ng mahalagang mga pananaw tungkol sa kung paano ito lalapitan. Ngunit paano gumagana ang mga kumperensya sa video upang bigyang kapangyarihan ang iyong proseso? Tingnan natin ang balangkas ng 5 yugto ng pamamahala ng proyekto.

Responsibilidad ng manager ng proyekto na alamin, planuhin at buuin ang “lift-off” ng proyekto sa pamamagitan ng pagkakaroon ng masusing pag-unawa sa limang hakbang sa pamamahala ng proyekto. Gumagana ito upang magbigay ng isang malinaw at maigsi na blueprint para sa kung paano ang ideya ay pupunta mula sa abstract hanggang sa kongkreto. Umunlad ng Project Management Institute (PMI), ang 5 yugto para sa anumang proyekto na maisasakatuparan ay ang mga sumusunod:

1. Pagtanggap sa bagong kasapi
Ang una sa yugto ng pag-ikot ng buhay, ang pagsisimula ay nangangailangan ng isang pagsisimula ng pulong na nag-loop sa kliyente at mga namumuhunan. Dito tinatalakay ang mga layunin, layunin, pag-aalinlangan, alalahanin at anumang paunang kaisipan at ideya. Kapag ang mga gumagawa ng desisyon ay hindi matatagpuan sa isang lugar lamang, maaari kang umasa sa pag-set up ng isang online na pagpupulong para sa isang video chat o tawag sa kumperensya upang pag-usapan ang mga sumusunod na puntong pinag-uusapan:

• Sino ang mga namumuhunan at stakeholder?
• Ano ang paningin at misyon sa negosyo?
• Ano ang tinatayang timeline?
• Ano ang ilan sa mga panganib na kasangkot?
• Anong badyet at mapagkukunan ang magagamit?

2. Pagpaplano
Kapag ang mga layunin ay inilatag at napagkasunduan, ang isang mas malinaw na ideya ng panghuling resulta ay maaaring mas maintindihan. Ang pagtatrabaho nang paurong upang mailarawan at mabuo ang isang hanay ng mga plano para sa bawat isa na sundin ang mga gabay sa koponan mula sa yugto ng pagsisimula patungo sa pagkumpleto.

Magsagawa ng mga pagpupulong sa online sa:

• Magtipon ng mga koponan
• Ipadala ang mahahalagang detalye
• Itaguyod ang mga layunin at layunin ng proyekto

Ang yugto ng pagpaplano ay kritikal para sa pagbabarena ng mga sumusunod na 5 bahagi:

• Pagdidisenyo ng isang istraktura ng proyekto
• Paglikha mga dokumento ng daloy ng trabaho
• Tinantya ang mga badyet sa lahat ng mga kagawaran
• Ang pagtitipon, paglalaan at pagtatalaga ng mga mapagkukunan
• Panganib pagtatasa

3. Pagpapatupad
Ang mga pinuno ng koponan at mga tagapamahala ng proyekto ay inilalagay sa paggalaw upang bumuo ng mga maihahatid, maging tagapamagitan para sa mga kliyente, makamit ang mga gawain, magpatupad ng mga proseso at higit pa. Ang direktang komunikasyon sa lahat ng bahagi ng proyekto ay kinakailangan at mahalaga sa tagumpay ng pagbibigay-buhay sa ideya. Incorporating mga tool sa pakikipagtulungan maaaring mapadali ang komunikasyong ito, tinitiyak ang tuluy-tuloy na koordinasyon at pagbabahagi ng impormasyon sa mga miyembro ng koponan.

Mahalaga sa yugto ng pagpapatupad:

• Madalas na Pagpupulong
  Ang pananatili sa tuktok ng mga koponan na may naka-iskedyul na mga pagpupulong sa online ay makakatulong upang mapanatili ang proyekto sa maikli at sa landas. Napapanahon at malinaw na komunikasyon sa pamamagitan ng video conferencing o pagtawag sa kumperensya tinitiyak ang mas kaunting mga blind spot, mas mahusay na pagtutulungan ng koponan at pinabilis ang paggalaw ng mga item sa pipeline.
• Aninaw
  Iwasan ang mga potensyal na bloke pagdating sa madaling maiiwasang mga hadlang tulad ng pag-iiskedyul, pagkuha ng trabaho, pag-anyaya sa mga kalahok sa mga pagpupulong, at pagtaguyod kung sino ang responsable para sa aling gawain sa pamamagitan ng pagsasama ng iba pang mga digital na tool tulad ng Slack, Outlook at Google Calendar sa iyong platform ng kumperensya sa video.
• Conflict Management
  Kailangang maganap ang mga problema. Pigilan ang mga pangyayari sa pamamagitan ng pag-anyaya sa mga nasa "frontline" na mga koponan na magsalita at magsalita ng mga alalahanin, mga bottleneck o anumang maaaring potensyal na maging sanhi ng isang kahinaan sa kadena.
• Progress Reports
  Regular na mga pagbabahagi na ibinahagi sa panahon ng a pulong ng standupGumagana ang sesyon ng pag-uusapan o video chat upang manatili sa unahan ng kurba at tukuyin ang mga isyu bago mangyari.

4. Pagsubaybay at Pagkontrol
Kung hindi mo ito masusukat, hindi mo ito kayang pamahalaan. Ang bahaging ito ay nangangailangan ng pagsuri upang matiyak na ang lahat ay nakahanay sa kung ano ang napagkasunduan dati. Ano ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap? Ano ang kailangang ipatupad upang matugunan ang mga deadline at mga parameter ng pampinansyal?

Gumawa ng mga pagpupulong sa online kasama ang mga pangunahing manlalaro para sa mga regular na checkpoint, pagsusuri at ulat ng pagganap. Maaari kang magsagawa ng remote pagtatanghal sa pamamagitan ng video conferencing na may kasamang mga daloy ng trabaho, mahahalagang dokumento at file, at anumang bagay na kailangang ibahagi at ipalaganap. Kung saan kailangan mong makakuha ng higit pang insight sa pang-araw-araw na aktibidad ng team, at lalo na kapag hindi sila nagtatrabaho sa opisina - doon mo maaaring kailanganin na gumamit ng software upang subaybayan ang mga empleyado na nagtatrabaho mula sa bahay. Hindi lang dahil sa pagiging produktibo, kundi dahil makakatulong din ang analytics na matukoy ang mga bottleneck sa proseso, o ang team na gumagamit ng mga lumang app.

5. Pagsasara
Ang pagsara ng proyekto ay kasinghalaga ng pagsisimula nito. Tinukoy din bilang "follow-up" na yugto, malapit na sa oras na ito kung handa na ang nakumpletong proyekto na maging live sa publiko. Ang pangunahing pokus dito ay sa paglabas at paghahatid ng produkto.

Kritikal para sa isang manager ng proyekto na masuri ang haba ng buhay ng proyekto mula simula hanggang katapusan hanggang sa:

1. Sinisiyasat ang Pagganap ng Proyekto
   Natama ba ng bawat koponan ang kanilang mga layunin at marker? Nakamit ba ang proyekto sa loob ng badyet at mga linya ng oras? Nalutas ba ng proyekto ang isang problema? Ang pagtugon sa mga katanungang ito at higit pang tulong upang masuri kung matagumpay ang proyekto o hindi.
2. Tumingin sa Pagganap ng Koponan
   Ang pagganap ng mga miyembro ng koponan ay maaaring karagdagang drill down na isa-isa upang masuri ang tagumpay sa loob ng pangkat. Ang mga pagsusuri sa kalidad, KPI, at mga pagpupulong sa online ay gumagana upang magbigay ng mas malinaw na pananaw sa pagganap.
3. Pagsusuri At Pagdokumento ng Pagsasara ng Proyekto
   Ang isang masusing pagtatanghal ng pagtitipon ng mga sumusuportang dokumento na nagpapakita ng paglago ng proyekto mula sa paglilihi hanggang sa paghahatid ay tinitiyak ang wastong pagkumpleto para sa mga kliyente at stakeholder.
4. Humihiling ng Mga Review
   Ang isang pangwakas na pagsusuri ng proyekto ay nagbibigay ng isang mas malapit na pagtingin sa mga kalakasan at kahinaan, mula sa simula hanggang sa wakas. Humanap ng mga pananaw at alamin ang mga aralin para sa susunod.
5. Pagpapatuloy sa Badyet
   Ang kakayahang matukoy ang pagkawala ng badyet pati na rin ang mga hindi nagalaw na mapagkukunan ay nagbibigay ng isang mas mahusay na pag-unawa sa tagumpay (o pagkabigo), at tumutulong na pamahalaan ang pag-aaksaya.

Ang ilang mga puntos sa pakikipag-usap sa online na pulong ay kasama ang:

• Ano ang mga pagkuha ng proyekto?
• Ano ang mga oportunidad para sa paglago? Pagpapaganda
• Ano ang ilan sa mga kalakasan at kahinaan na naipamalas sa proseso?

Hayaan ang FreeConference.com na magbigay sa iyong kumpanya ng malinaw at epektibo platform ng video conferencing sa pamamahala ng proyekto kinakailangan upang lumikha ng pagkakaisa at sentralisasyon para sa lahat ng aspeto ng pamamahala ng proyekto. Sa malawak na pag-aalok ng mga feature, madaling pagsasama-sama at mataas na kalidad na mga kakayahan sa video at audio, maaari mong asahan na ang iyong proyekto ay lubusang maipapaalam at mapagtutulungan.