Paano Magkaroon ng Magandang Tawag sa Kumperensya

Ang isang personal na pagpupulong ay ayon sa kaugalian ay ang pinaka mabisa, at maaasahang paraan upang magtipon ngunit sa mga trabahador na lumalaki at lumalawak sa buong mundo, ang mga tawag sa kumperensya ay mas mahalaga kaysa dati. Kung ikaw ay isang malaking pangkat o maliit sa midsize na negosyo, ang iyong natatanging mga pangangailangan ay nangangailangan ng malinaw at maigsi na komunikasyon.

Mag-isip ng isang tawag sa kumperensya bilang isang virtual na talahanayan ng kumperensya kung saan ang lahat ay magagamit upang lumahok sa pag-uusap kahit nasaan man sila. Ang mga tawag sa kumperensya ay nagpapadali sa pakikipagtulungan ng pangkat at isang perpektong kahalili sa pagpupulong nang personal, pagse-save sa iyo ng oras sa pag-commute, mga gastos sa paglalakbay at tirahan.

Ngunit paano ka magkaroon ng isang mahusay na tawag sa kumperensya, isa na tulad din ng pagkatao, produktibo at malikhain nang walang pisikal na naroroon? Sa post na ito, sasakupin namin ang mga nangungunang tip para sa pagsasagawa ng maayos na mga pagpupulong sa telepono kung ito ang iyong unang tawag sa kumperensya o naghahanap ka ng mga paraan upang mapabuti ang bawat mahahalagang tawag mula dito!

Maging sa Oras at Organisado para sa Mga Nagsisimula

Tulad ng anumang pagpupulong na gaganapin nang personal, ang pag-uulat sa oras ay inaasahan. Ang pagpapakita sa oras o kahit na medyo maaga pa sa naka-iskedyul na pagsisimula ay maalalahanin sa maraming mga paraan.

Una, bibigyan ka nito ng isang sandali upang pumasok sa silid ng pagpupulong at pamilyar ang mga setting. Tumingin sa paligid upang makita kung nasaan ang pindutang pipi at subukan ang anumang mga karagdagang tampok na maaaring magamit sa panahon ng iyong tawag. Tingnan kung saan matatagpuan ang mga tampok na iyong pinaka ginagamit; "Magsimula," "Iskedyul," atbp.

Pro-tip: Pansinin ang musika ng paghawak kapag nagpasok ka ng isang pagpupulong? Ito ay nangangahulugan na ikaw ay nasa tamang lugar at isang maalalahanin na tampok na nagpapahiwatig sa mga bisitang darating online na ang tawag ay magsisimula kaagad.

Pangalawa, gamitin ang ilang mga sandaling ito upang suriin ang iyong mic at speaker upang matiyak na walang mga paghihirap sa teknikal sa sandaling ang tawag sa kumperensya ay puspusan na. Babawasan nito ang pagkagambala at mahirap na sandali na ginugol sa pag-troubleshoot.

Pangatlo, magsanay ng isang maliit na pag-uugali sa "conference call". Wala nang iba pang nakakagulo kaysa sa kumunot na tunog ng isang bag ng chips o ang puna mula sa ingay sa background. Handa na ang iyong headset, ganap na sisingilin ang iyong laptop at anumang iba pang mga item na maaaring kailanganin mo - ibawas ang maingay na meryenda! Ang pagkakaroon ng ginugol ng ilang sandali upang ayusin ang iyong sarili at ang iyong paligid upang maging "conference-call-handa" ay magtatakda sa iyo upang mag-iwan ng magandang unang impression o dalhin sa isang produktibong pagpupulong.

Maghanda

Nagpapakita ba kayo sa tawag sa kumperensya na ito? Hosting? Co-hosting? Ano ang layunin ng pag-sync na ito?

Sa sandaling maitaguyod mo ang iyong tungkulin, maaari kang magplano nang maaga at putulin ang tawag sa kumperensya upang madaling matunaw para sa iba pang mga kalahok. Alam ang dahilan kung bakit nagkakasama ang bawat isa, maaari kang magbigay ng isang pabagu-bagong pulong para sa mga tamang tao nang walang pagkaantala o komplikasyon.

Isaalang-alang kung aling mga file ang kailangang ibahagi sa conference call. Handa ang mga ito sa iyong desktop na i-drag at i-drop sa tawag o pindutin ang Tampok na Pagbabahagi ng Screen upang ipakita ang mga kalahok nang eksakto kung ano ang nakikita mo sa iyong screen.

Kapag naghahatid ng iyong mensahe, ihatid nang malinaw ang iyong mga saloobin at ipakita ang iyong mga natuklasan o pagtatanghal na may simula, isang gitna, at isang wakas. Minsan tumatakbo ang haba ng pansin, kaya sa pamamagitan ng pagsasanay ng iyong bahagi ng pagpupulong nang maaga, maaari mong ipaliwanag ang iyong ideya at gupitin ang paghabol nang madali.

Anuman ang iyong tungkulin, kahit na bilang isang tagamasid lamang, ang pagpaplano nang maaga upang maunawaan ang layunin ng tawag at pagtaguyod ng takeaway ay titiyakin na makakakuha ka ng isang maayos na pagpupulong sa tuwing.

Dumikit sa Agenda

Minsan ang mga tawag sa kumperensya ay maaaring humantong sa mahabang pag-uusap, lalo na kung tinatalakay mo ang nilalaman na may mataas na antas, pagpapahayag ng mga opinyon, pag-brainstorm ng mga malikhaing layunin, o paglalahad ng mga ideya sa groundbreaking.

Upang matiyak na ang lahat ay mananatili sa iskedyul, isaalang-alang ang paglikha ng isang maluwag na itinerary bago ang pagpupulong. Ipadala ito sa mga kalahok isang araw o dalawa nang maaga upang masisiyahan nila ang darating. Sa ganoong paraan, magkakaroon sila ng isang mas mahusay na ideya kung ano ang aasahan at maaari silang maghanda ng mga katanungan o maging handa para sa feedback bago ang pulong.

Pro-tip: Agad na sumali ang mga kalahok upang isulat ang anumang mga katanungang lumabas at magtabi ng isang segment ng oras sa dulo upang sagutin sila. Kung naubos ang oras, simpleng tanungin ang lahat na isama ang kanilang katanungan sa isang email na masasagot at maipapadala sa paglaon ng araw. O gamitin ang tampok na chat sa iyong platform ng kumperensya upang magbahagi ng mga katanungan at komento nang real-time.

Gayundin, upang matulungan na i-minimize ang pagpunta sa obertaym, marahil ito ay nagkakahalaga ng isasaalang-alang kung ang iyong kumperensya ay dapat na may kasamang isang bahagi ng video conferencing. Maaari itong gumana nang maayos sa mga sitwasyon kung saan ang mga visual na pahiwatig ay kapaki-pakinabang sa paggawa ng desisyon tulad ng sa panahon ng isang virtual na pakikipanayam.

Itala ang Tawag sa Kumperensya

Susunod na pagpupulong, subukang mag-hit record upang makatipid ngayon at manuod mamaya, at makikita mo kung gaano kahalaga ang tampok na ito.

Kunan ang lahat ng nangyari sa pagpupulong para sa mga hindi makadalo sa isang naka-iskedyul na tawag sa kumperensya. Ito ay isang perpektong paraan upang masuri ang mga highlight, makakuha ng kalinawan, pumili ng maliliit na nuggets ng karunungan o makita kung paano mo nakuha mula sa puntong A hanggang B.

Kapag nagrekord ka ng isang tawag sa kumperensya, maibibigay mo ang iyong buong atensyon sa kung ano ang nangyayari bago ka pa. Gumawa ng tala sa pagkuha ng isang bagay ng nakaraan kapag maaari kang naroon at makinig ng buong. Kapag tapos na ang pag-sync, maaari mo itong panoorin at pumili at piliin ang mga mahahalagang bahagi na nakakaapekto sa iyo at sa iyong trabaho.

Isa pang pakinabang ng pagrekord; Makukuha mo ang buong larawan kung paano napagpasyahan. Sa pamamagitan ng pagkuha ng pagpupulong mula simula hanggang katapusan, mayroon kang isang kasaysayan ng kumpletong proseso ng pag-unlad. Walang ideya o komento na naiwan sa tabi ng daan. Ang bawat hakbang sa pagpapasya na nakarating sa iyo kung nasaan ka ay magagamit sa iyong mga kamay upang mapag-usapan at pag-usapan.

Panghuli, ang pagpupulong sa mga recording ay humihimok ng pagkilos upang lumikha ng pananagutan sa mga kalahok. Kapag ang mga proyekto at susog ay inilalaan sa isang tukoy na mapagkukunan, ang pagtatala ay nagbibigay ng mga detalye, at kalinawan at maaaring isaalang-alang bilang isang pandiwang "mapa at plano ng pagkilos" upang magawa ang trabaho.

Mula dito, mayroon lamang isang bagay tulad ng isang magandang tawag sa kumperensya.

Ang susunod na pag-sync na mayroon ka, kung ito man ay mahigpit na isang pagpupulong sa telepono o pinahusay na may video, kumpiyansa na alam na nakakakuha ka rin ng mas maraming mula sa isang online na pagpupulong tulad ng ginawa mo nang personal.

Walang kadahilanan na ang iyong lumalaking trabahador ay hindi maaaring panatilihing bukas ang mga linya ng komunikasyon - kahit saan sa anumang oras. Manatiling nakikipag-ugnay sa lahat mula sa iyong agarang koponan hanggang sa mga bagong pagkuha sa mga potensyal na kliyente sa lahat ng sulok ng mundo mga tool sa libreng tawag sa kumperensya binibigyan ka ng kapangyarihan na manatiling konektado.

Hayaan ang FreeConference.com na ibigay sa iyong mga umuunlad na negosyo kung ano ang kailangan nito upang makabuo ng mahusay na trabaho, manatiling mapagkumpitensya, at panatilihing madaling gamitin ang komunikasyon. Na may libreng mga serbisyo sa pagtawag sa kumperensya at libreng mga tawag sa kumperensya sa video, maaari kang manatiling nakatutok sa iyong lakas ng trabaho, dito o sa ibang bansa gamit ang teknolohiya na nagbibigay ng pinakamataas na audio at mahusay na kalidad ng video. Ang iyong talahanayan ng tawag sa kumperensya sa virtual ay napalaki pa!