Paano Gumagana ang Isang Virtual na Kaganapan?

Para sa isang matagumpay, may mataas na epektong virtual na kaganapan, kailangan mong maglaan ng ilang oras sa pagpaplano at pag-aayos. Sa katunayan, gugustuhin mong tratuhin ito sa parehong paraan na gagawin mo sa anumang iba pang personal na kaganapan. Ngunit huwag mong hayaang mabigatan ka niyan. Sa pamamagitan ng mga solusyon sa video conferencing sa iyong mga kamay, kasama ang lahat ng mga tampok na kailangan mo upang makisali, magpresenta at lumikha ng mga dynamic na pagpupulong, maaari mong gawin ang isang matagumpay na virtual na kaganapan nang walang sakit.

Ang virtual na kaganapan ay isang pagtitipon na nagaganap online. Dito nagsasama-sama ang isang grupo, komunidad o audience para makipag-usap at magbahagi ng karanasan. Maaaring ito ay panlipunan, o nakatuon sa negosyo. Marahil ito ay isang kumperensya, o marahil ito ay pinaghalong virtual ngayon at personal sa ibang araw. Sa alinmang paraan, ang isang kaganapan ay dapat na pukawin ang isang pakiramdam ng networking at komunidad. Kung tutuusin, hinihikayat nito ang mga taong katulad ng pag-iisip na makipag-bonding at makipag-chat sa mga katulad na paksa.

Sa isang virtual na kaganapan, maaari mong pagsama-samahin ang mga madla habang ibinebenta ang produkto o serbisyo ng iyong kumpanya. Ito ay isang win-win solution!

Kaya paano gumagana ang isang virtual na kaganapan? Ang paglulunsad ng isa na matagumpay na nagpoposisyon sa iyong produkto o serbisyo sa isang magandang liwanag, ginagawang malugod ang iyong audience at nagbibigay ng pagkakataon para sa networking o koneksyon, lahat ay nagsisimula sa maaasahang mga digital na tool.

Mga Kahilingan sa Hardware: Pinakamainam na gumamit ng device na may sapat na laki ng screen upang panatilihing bukas ang mga tab. Angkop ang isang smartphone kung isa kang dadalo, ngunit bilang host, ipinapayong gumamit ng laptop o desktop. Tiyaking mayroon kang mikropono, camera at mga speaker sa loob ng iyong device o maaari kang mag-upgrade sa labas.

Mga Kinakailangan sa Software: Kakailanganin mo a video conferencing tool na madaling gamitin, intuitive at hindi nangangailangan ng kagamitan o kumplikadong set up.

Pagkatapos mong maihanda ang iyong mga tool, depende sa uri ng virtual na kaganapan na iyong hino-host, kailangan mong mag-market at mag-advertise upang makakuha ng mga dadalo. Maaari mong subukan:

• Pag-abot sa buong social media
• Nagpapadala ng email blast sa iyong mga contact
• Pagho-host ng mga Facebook Live na kaganapan upang makabuo ng kamalayan
• Paglikha ng bayad na nilalaman

Inaasahan ang magandang resulta? Pagkatapos ay huwag kalimutan ang kapangyarihan ng mahusay na marketing. Kung hindi naka-target at na-promote ang iyong mensahe, nanganganib ka ng mahinang pagdalo. Kapag naabot mo na ang iyong nilalayong madla, kailangan mong magbigay ng kapana-panabik at nakakaengganyo na nilalaman. Ang nilalaman ay hari, pagkatapos ng lahat!

Ano ang iyong binalak? Mag-isip tungkol sa ilang aktibidad na gusto mong isama sa layout ng iyong kaganapan tulad ng mga espesyal na panauhin, presenter, motivational speech, meditation, gamification, contest, video, atbp.

Dahil ang mga dadalo ay hindi kukuha ng pisikal na espasyo, ikaw ang bahalang bumalangkas kung paano mo gustong i-set up ang iyong virtual na espasyo. Magpasya kung gaano karaming pakikipag-ugnayan ang magagawa o kung gaano ka pasulong. Magkakaroon ba ng Q&A session o poll? Paano ang tungkol sa mga presentasyon, pangunahing tagapagsalita, chat room, at breakout room o iba pang paraan upang makipag-ugnayan? Depende sa uri ng virtual na kaganapan na nasa isip mo, ang iyong istraktura ay magkakaroon ng hugis upang suportahan ang gusto mong sabihin at kung paano mo ito gustong sabihin.

Mayroong 4 na pangunahing uri ng mga virtual na kaganapan na kinabibilangan ng:

1. Webinar
   Ginamit upang hawakan ang pansin sa loob ng humigit-kumulang isang oras hanggang dalawang oras, ang isang webinar ay nagbibigay ng pagkakataon para sa mga dadalo mula sa buong mundo na sumali at matutuhan ang nilalaman ng mga nagtatanghal. Ang mga virtual na kaganapan na nakatuon sa webinar ay pang-edukasyon, malamang na one-off at kadalasang mahusay na dinadaluhan dahil ang mga ito ay angkop na lugar at nagbibigay-kaalaman. Maaari silang ma-pre-record o live, at perpekto para sa panloob at panlabas na pagsasanay.
2. Mga Virtual na Kumperensya
   Sa pagtutok sa mga live na kaganapan, ang isang virtual na kumperensya ay mas dynamic. Ito ay kung ano ang isang normal na kumperensya maliban kung naka-host online. Kasama sa mga ito ang multi-session na content (break out rooms, sessions, presentations, at speakers na nangyayari nang sabay-sabay) kung saan makakagawa ang attendee ng sarili nilang itinerary at manood ng live ngayon o manood ng recorded content mamaya.
3. Mga Panloob na Hybrid na Kaganapan
   Ang mga kaganapang ito ay bahagi nang personal at bahaging virtual. Halimbawa, hindi ipinapayong ipadala ang buong koponan sa punong-tanggapan, ngunit ang ilan ay maaaring mapili upang pumunta, habang ang iba ay halos tumutugon. Ang ganitong uri ng virtual na kaganapan ay gumagana para sa mga kumpanyang gustong mangalap ng mga empleyado sa iba't ibang bansa, kontinente at opisina. Perpekto para sa mga paglulunsad ng produkto, panlipunan ng kumpanya, pagpapaunlad ng negosyo, pagpapahusay sa kasanayan, bagong oryentasyon ng recruit, atbp.
4. Mga Panlabas na Hybrid na Kaganapan
   Para sa mga nasa labas ng organisasyon, ang isang panlabas na hybrid na kaganapan ay nagbibigay-daan sa mga hindi makakapaglakbay sa kaganapan na dumalo pa rin nang halos. Ang mga kaganapang ito ay maaaring mga kumperensya ng gumagamit o industriya o "mga araw ng pagtuklas'' para sa mga franchise, halimbawa. Nangangailangan din sila ng higit na pagpaplano, paggawa at pagpino.

Kung gusto mong ma-set up ang iyong virtual na kaganapan para sa tagumpay, isama ang sumusunod dapat-may mga sangkap:

• Website ng kaganapan na may malinaw at detalyadong impormasyon
• Mga email sa pagpaparehistro at pagkumpirma ng kaganapan
• Live na nilalaman ng presentasyon (mga tagapagsalita, espesyal na panauhin, pagtatanghal, atbp.)
• Live, one-way na audio video
• Oras ng Q&A
• Pakikipag-ugnayan sa chatbox
• Naka-record na nilalaman
• Mga survey ng feedback

Narito ang ilang Mga Dapat at Hindi Dapat gawin para sa pagho-host ng isang virtual na kaganapan na nagbibigay sa iyo ng mataas na pagdalo, at nagpaparamdam sa mga dadalo na ang kanilang oras ay ginugol nang husto:

Huwag Mawalan ng Madla
Panatilihin ang isang dynamic na daloy sa pamamagitan ng pagpapanatiling nakatuon sa iyong audience. Magtanong, at makakuha ng mga sagot sa chat box. Himukin ang mga tao sa pamamagitan ng paggamit ng mga maikling bala sa mga slide habang nagsasalita sa pamamagitan ng iyong presentasyon. Isama ang mga nakakaengganyong visual at gumamit ng mga virtual na lounge para hikayatin ang networking at pakikipagtulungan.

Huwag Paliitin ang Iyong Epekto
Pampubliko o pribado, tiyaking gagawin mo ang mga kinakailangang hakbang upang lumikha ng karagdagang nilalaman mula sa mismong kaganapan. Ito ay maaaring behind the scenes footage, mga clip ng mga presenter, o isang highlight reel na nabubuhay sa social media.

Piliin Mong Makipagsosyo sa Tamang Platform
Alamin ang mga uri ng mga feature ng video conferencing na gusto mong isama at kung alin ang pinaka-user-friendly, intuitive at walang sakit na teknolohiya na gagamitin para makapag-usap ka nang malinaw at epektibo. Hanapin ang pagbabahagi ng screen at live streaming sa mga kakayahan sa YouTube, Halimbawa.

Hayaang tulungan ka ng FreeConference.com na magdisenyo ng virtual na kaganapan na mapapansin mo. Ilabas doon ang iyong brand gamit ang isang libreng video conferencing solution para maibigay sa iyong produkto ang exposure na hinahanap mo. Gamitin ang malawak na hanay ng mga tool at feature para mapahusay ang iyong alok habang nagpapakita ng isang dynamic na mensahe.