Pagsasagawa ng Mga pagpupulong sa Call Call na Manatiling Subaybayan
Ang paghawak ng mga regular na pagpupulong o tawag sa kumperensya ay mahalaga para sa pagbuo ng mga relasyon at pagkamit ng mga nakabahaging layunin. Sinabi na, walang sinuman ang may gusto na mahila sa mga pagpupulong na tumatakbo nang paulit-ulit ngunit nagagampanan ng kaunti. Hindi lamang ang pagdaos ng mga nasabing pagpupulong ay nag-aaksaya ng oras at nakababag sa pagiging produktibo, masyadong marami sa mga ganitong uri ng mga tawag ay maaaring maging sanhi ng mga inanyayahang hindi seryosohin ang iyong mga naka-iskedyul na pagpupulong. Sa blog ngayon, tatalakayin natin ang ilang mga tip para sa kung paano magsagawa ng isang pagpupulong sa tawag sa kumperensya na mas mabunga at mas kaunting oras.
Sinusubukan mo man na gawing mas maikli ang mga pagpupulong o nais lamang siguraduhin na ang lahat ng iyong mga item sa agenda ay mapangasiwaan sa panahon ng iyong kumperensya, isang kaunting paghahanda kasama ang libreng software ng tawag sa kumperensya ay maaaring makatulong sa iyo na mapanatili ang mga pagpapaksa sa paksa at on-time.
Bakit Maghahawak ng Mga Tawag sa Telepono at Video Conference?
Sa halip na magdaos ng pulong, bakit hindi na lang magpadala ng mass email o isang mensahe sa chat ng grupo?
Oo naman, ang mga email, IM, at mga text message ay madali—hindi sila nangangailangan ng pag-iskedyul at maaaring tumugon ang mga tao sa kanila sa kanilang kaginhawahan. Ang ilang mga sitwasyon, gayunpaman, ay nangangailangan ng higit pang live na pakikipag-ugnayan
(walang halong biro). Telepono at mga tawag sa video conference hindi lamang nakakatulong na bumuo ng mga personal na koneksyon sa pagitan ng mga malalayong kalahok, ngunit maaari ding maging mas epektibo sa mga tuntunin ng pagpapadali sa mga real-time na talakayan. Ang susunod na pinakamagandang bagay sa pakikipagkita nang personal, ang isang mahusay na pinamamahalaang pagpupulong sa telepono o video ay nagbibigay-daan sa mas marami pang masabi sa mas kaunting oras.
Pagkatapos ng lahat, sino ang gustong magbasa sa isang pahinang thread ng mga email?
Paano Magsimula ng Conference Call
Ang susi sa pangunguna sa isang matagumpay na conference call ay nagsisimula sa paghahanda — ang pag-alam kung paano magsimula ng isang conference call nang maayos ay magiging mas madali upang makontrol at pamahalaan kapag ito ay nagsimula na. Bagama't napakadali ng pag-set up ng conference call o video conference, palaging mainam na maging pamilyar ka nang maaga sa mga pangunahing kaalaman, tulad ng pagtukoy ng malinaw na layunin para sa iyong kumperensya, pag-alam kung paano kumuha ng numero ng conference call, at kung paano mag-dial ng tawag sa kumperensya.
Pagtatakda ng Makatotohanang Agenda ng Kumperensya
Ang isa sa pinakamahalagang hakbang para sa paghahanda para sa isang matagumpay na conference call ay ang pagbalangkas ng agenda. Bagama't ang isang malinaw na agenda ay hindi kinakailangang magdikta sa bawat minuto ng talakayan sa panahon ng iyong tawag, dapat itong sapat na detalyado upang magsilbing gabay para sa kung ano ang plano mong tugunan. Kung plano mong magsagawa ng conference call para sa isang oras, halimbawa, maaaring gusto mong maglaan ng 15 minuto upang talakayin ang apat na magkakaibang paksa. Siyempre, ang oras na ilalaan sa bawat item sa agenda ay mag-iiba depende sa bilang ng mga bagay na tatalakayin at sa bilang ng mga kalahok na iyong inaasahan. Ang paggamit ng magagamit na libreng software ng kumperensya ay isang mahusay na paraan upang masubaybayan ang oras dahil maraming mga naturang serbisyo ang nagtatampok ng mga online na interface na may mga orasan o timer na nagsisimulang tumakbo sa simula ng iyong tawag.
Paano Kumuha ng Numero ng Tawag sa Kumperensya
Salamat sa iba't ibang libreng solusyon sa kumperensya, hindi kailanman naging mas madali ang pagkuha ng nakalaang linya ng kumperensya. Pagkatapos gumawa ng libreng account, ang karamihan sa mga serbisyo ay magtatalaga sa iyo ng conference dial-in number at isang natatanging access code na magagamit para tumawag sa iyong conference line anumang oras. Marami din ang nag-aalok premium na walang bayad at mga internasyonal na dial-in na numero din.
Paano Mag-dial ng Conference Call
Eto na ang complicated part...biro lang! Upang tumawag sa isang kumperensya, tatawagan lang ng mga kalahok ang ibinigay na dial-in na numero at, kapag sinenyasan, ipasok ang access code na itinalaga sa linya ng kumperensya. Dahil ang access code ng bawat conference line ay natatangi, ang access code na ipinasok ng mga kalahok ay tutukoy kung sino ang papasok (o hindi papasok) sa iyong tawag!
Ihanda ang Iyong Sarili sa isang Checklist ng Pagpupulong
Ang pagtiyak na maayos ang iyong conference call ay kasingdali ng pag-tick sa mga kahon. Ang FreeConference Meeting Checklist ay ang iyong gabay sa pagpaplano at pagdaraos ng matagumpay na mga kumperensya sa telepono at mga web meeting.
Mga Tip para sa Mabisang Pamamahala ng Pulong
Nagho-host ka man ng meeting nang personal, sa telepono, o sa pamamagitan ng video conference, marami sa mga ito pagtugon sa mga kinakailangan sa pamamahala nalalapat pa rin— gaya ng pagtatakda ng isang tinukoy na agenda, pag-imbita sa lahat ng naaangkop na tao, at panatilihin ang pinakamababang mga pag-uusap. Ang isang bentahe ng mga kumperensya sa telepono at web ay may higit sa mga personal na pagpupulong, gayunpaman, ay ang antas ng kontrol na ibinibigay sa moderator ng kumperensya. Ang pag-alam kung paano magsagawa ng conference call nang epektibo ay nangangahulugan ng pag-alam kung paano gamitin ang mga kontrol na ito.
Paano Mabisang Magsagawa ng Conference Call Gamit ang Mga Kontrol ng Moderator
Ang mga kontrol ng conference moderator ay nagbibigay ng kapangyarihan sa pinuno ng pulong upang matukoy kung sino ang maaaring—at hindi— marinig sa isang conference call. Bilang karagdagan sa mga nababagong setting ng kumperensya, karamihan sa mga libreng serbisyo ng software ng conference call ay nagpapahintulot sa mga moderator na kontrolin ang kanilang mga kumperensya sa pamamagitan ng mga utos ng keypad ng telepono at mga kontrol sa online na dashboard. Mga tampok ng online na dashboard, tulad ng aktibong tagapagsalita, payagan ang mga moderator na bantayan kung sino ang nagsasalita at nakikilahok sa isang tawag. Sa pamamagitan ng pagpapagana sa mga moderator na patahimikin (malamang) ang mga nakakagambalang kalahok, mas madaling panatilihing nasa track ang mga pagpupulong at pigilan ang mga pag-uusap.
Tandaan: Manatiling Kalmado at Conference Call!
Habang ang pagho-host ng isang kumperensya ay maaaring mukhang nakakatakot, ang pagsasagawa ng isang matagumpay na tawag ay napakadali dahil sa mga tamang tool at kaunting kaalaman. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o alalahanin, maaari mong palaging bisitahin ang Pahina ng suporta sa FreeConference para makipag-ugnayan sa isang eksperto sa kumperensya!
Mag-sign up at Manatili sa Iyong Agenda ng Pagpupulong!
Narito ang mga pioneer ng libreng teknolohiya sa pagtawag sa kumperensya, ang FreeConference.com at ang pangkat ng mga eksperto nito upang tulungan kang makabisado ang sining ng matagumpay na conference call. Sa ilang pag-click lang ng mouse, maaari kang pumunta sa pagho-host ng sarili mong mga conference call at online na pagpupulong. Mag palista na ngayon!
