Mayroong 3 bagay sa buhay na hindi maiiwasan: kamatayan, buwis, at pagpupulong ...
Okay ... marahil ay isang labis na pagmamalabis doon ngunit kung nagtrabaho ka na, malamang na napunta ka sa isang pagpupulong. Habang ang porsyento ng mga produktibong pagpupulong ay maaaring saklaw saanman sa pagitan ng 33 hanggang 70%, lahat tayo ay maaaring sumang-ayon na mas gugustuhin nating makasama mga mabungang pagpupulong kaysa sa mga hindi produktibo. Ang isang malaking kadahilanan ng mga produktibong pagpupulong ay ang Mga Tungkulin sa Pagpupulong, na nakatuon sa mga tungkulin ng pagpupulong sa mga miyembro upang matiyak ang isang epektibong sesyon -- tulad ng mga posisyon sa isang sports team o iba't ibang kusinero sa isang kusina. Narito ang 4 na pangunahing tungkulin sa pagpupulong na dapat italaga sa bawat pagpupulong.
Tungkulin # 1: Ang Pinuno
"Hindi lamang ako magiging bahagi ng pagpupulong, nandoon ako na namumuno sa pulong!"
Ang pinakamahalagang posisyon sa pagpupulong ay mayroong 3 magkakaibang obligasyon: Bago ang pagpupulong, plano nila at iugnay ang agenda, venue, kagamitan at mga dumalo, paghawak ng lahat ng mga hindi magandang nangyari, reserbasyon at hindi inaasahang mga emerhensiya.
Sa panahon ng pagpupulong, dapat silang magdirekta ng mga talakayan upang sumunod sa paunang ipinamahagi at napagkasunduang agenda. Responsibilidad ng namumuno na magtaguyod ng mga tungkulin sa pagpupulong at tiyakin ang pantay na mga pagkakataon sa pagsasalita para sa lahat ng mga dadalo, lumikha ng isang kapaligiran na ang lahat ng mga dumalo ay komportable na nag-aambag sa lahat ng mga pagawaan, pati na rin ang lahat ng mga utak at talakayan. Pinangangasiwaan din ng pinuno ang anumang kagamitan tulad ng PowerPoints, Pagbabahagi ng Screen, o iba pang mga visual.
Matapos ang pagpupulong, dapat na maipahayag nang epektibo ng pinuno kung ano ang mga konklusyon at mga susunod na hakbang, at magtalaga ng mga responsibilidad sa lahat ng mga miyembro ng koponan upang maiwasan ang pagkalito at kawalang-bisa.
Tungkulin # 2: Ang rekorder
Ang papel na ito ng pagpupulong nagtatala ng mga pangunahing punto na ginagawa sa panahon ng pagpupulong. Lalo silang magiging epektibo kung sila mag-isip ng agenda kasama ang namumuno upang hindi lamang sila pamilyar sa agenda, maaari din nilang idagdag ito kung kinakailangan. Ang Recorder ay namamahagi din ng agenda bago ang pagpupulong at namamahagi ng mga tala at konklusyon pagkatapos.
Tungkulin # 3: Ang Tagapamahala ng Oras
Ang tungkulin sa pulong na ito ay tumutulong sa pinuno na may oras na ginugol sa bawat item sa agenda. Ang tagapantay ng oras ay dapat magkaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa agenda upang gabayan ang usapan para sa pagpupulong upang sundin ang inilaan na mga puwang ng oras sa isang banayad na pamamaraan. Paalalahanan din nila ang lahat ng mga kalahok sa pagpupulong kapag 5-10 minuto ay natitira sa kasalukuyang item sa agenda upang ang mga dumalo ay magkaroon ng isang mas mahusay na sukat sa pamamahala ng oras.
Tungkulin # 4: Ang Kalahok
Walang sinuman ang nais na maging sibilyan kapag nilalaro nila ang Mafia, ngunit ang papel ng kalahok ay may malaking bahagi sa tagumpay ng pulong. Ang pangunahing tungkulin ng mga kalahok ay upang magbigay ng kontribusyon sa mga talakayan, maging ito ay mga item sa agenda, pag-brainstorm o pagpaplano. Ang mga kalahok ay mga extension ng pinuno sa maraming paraan; dapat silang mag-ambag hangga't maaari sa mga item sa agenda, lumikha ng isang komportableng kapaligiran para maibahagi ng iba ang kanilang mga ideya, at subaybayan ang inilaang oras upang ang pagtatapos ay agad na magtapos. Kung ang pinuno ay dumating ng maikling pagtukoy sa mga tungkulin para sa mga dumalo pagkatapos ng pagpupulong, hilingin na linawin upang maiwasan ang pagkalito.
Upang mapahusay ang pagiging epektibo ng mga regular na pagpupulong, inirerekumenda ko ang umiikot na mga tungkulin sa iba't ibang mga kasapi ng koponan. Kapag ang bawat dumalo ay may isang pangkalahatang kahulugan at karanasan sa bawat isa sa mga tungkulin ito ay magbibigay inspirasyon sa mga bagong ideya, pananaw, at pakikilahok sa pulong!
