การตั้งค่าการประชุมทางโทรศัพท์นั้นง่ายเหมือน...

บางวันการตื่นไปทำงานตรงเวลาทำให้รู้สึกว่าเป็นสิ่งที่ทำได้ยากที่สุดในจักรวาล นี่คือความคิดของเดอะบีทเทิลส์

“ตื่นขึ้น ล้มลงจากเตียง ลากหวีมาพาดหัว ฉันพบทางลงไปข้างล่างและดื่มถ้วย และเมื่อมองขึ้น ฉันสังเกตเห็นว่าฉันมาสาย พบเสื้อคลุมของฉันและคว้าหมวกของฉัน ทำให้รถบัสแบนในไม่กี่วินาที " - วันในชีวิต เลนนอน - แมคคาร์ทนีย์ 1968

ฉันเดาว่ามันขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณทำเมื่อคืนก่อน สิ่งที่ตลกคือเราดึงเอาความสามารถ Herculean ในการทำให้ร่างกายของเราจาก Dreamland มีงานทำเกือบทุกวัน

มีกำหนดการประชุมทางโทรศัพท์หลายล้านครั้งทุกปีเช่นกัน แต่จนกว่าผู้คนจะตั้งค่าด้วยตนเอง บางครั้งพวกเขารู้สึกว่าการตั้งค่าการโทรแบบกลุ่มเป็นเรื่องยาก เหตุผลก็คือ: "เมื่อพิจารณาว่าการประชุมทางโทรศัพท์จะสำเร็จได้มากเพียงใด และมีคนที่เกี่ยวข้องกี่คน จะเป็นเรื่องง่ายได้อย่างไร" ทว่าเรียบง่าย

การประชุมทางโทรศัพท์นั้นง่ายกว่าการไปทำงานตรงเวลา แต่เคล็ดลับของความสำเร็จนั้นค่อนข้างเหมือนกันกับการแสวงบุญในตอนเช้าที่สำนักงาน กิจวัตรง่ายๆ

1. "ตื่นขึ้น ล้มลงจากเตียง"

ขั้นตอนแรกของการทำงานตรงเวลาคือการตื่นนอนจริงๆ มนุษย์ส่วนใหญ่ไม่ปล่อยให้สิ่งนี้เป็นหน้าที่ของโชคชะตา พวกเขาใช้นาฬิกาปลุก ในทำนองเดียวกันการจัดกำหนดการการประชุมทางโทรศัพท์จะดีที่สุดในการเพิ่มการเตือนความจำกิจกรรมในปฏิทินงานของคุณ "ตั้งค่าการประชุมทางโทรศัพท์สำหรับการประชุมพนักงานประจำสัปดาห์ เวลา 1 น. ของวันจันทร์" แค่นั้นแหละ.

2. "ลากหวีข้ามหัวของฉัน"

เมื่อมีสายเข้าในปฏิทินของคุณ ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกประเภทการโทร ไม่ว่าคุณจะต้องการโทรฟรีแบบประหยัดและร่าเริง หรือเลือกสิ่งที่หรูหราขึ้นอีกเล็กน้อยโดยเสนอคำทักทายในแบบของคุณแก่ผู้โทรหรือหมายเลข 1-800 ที่เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่เพื่อทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น

เปรียบเทียบกับการเลือกเสื้อผ้าของคุณในตอนเช้า สำหรับฉัน การพบปะกับเจ้านายเวลา 3:00 น. หมายถึง "ชุดสูท" Freaky Friday หมายถึงเสื้อฮาวายของฉัน ที่ฉันอายที่จะบอกว่าตัวเองเป็นเจ้าของด้วยซ้ำ เมื่อฉันใส่ "ถุงเท้าที่เข้าชุดกัน" และการคร่ำครวญถึงนิสัยการซักผ้าของฉันเอง การคลิกเมาส์หนึ่งครั้งเพื่อเลือกระหว่าง "โทรฟรี" หรือ "หมายเลข 1-800" ก็ดูดี

3. "ขั้นตอนสำนักงานสร้างนิสัย"

เคล็ดลับในการทำงานให้ตรงเวลาคือคุณลักษณะเล็กๆ น้อยๆ ที่น่าทึ่งในสมองของมนุษย์ที่เรียกว่าออโตไพลอต ในมนุษย์ คุณลักษณะ Autopilot สามารถเริ่มทำงานได้ก่อนที่เราจะเติมกาแฟ อันที่จริง Autopilot เป็นวิธีที่เรานำกาแฟเข้าสู่ตัวเราตั้งแต่แรก!

ฟรีคอนเฟอเรนซ์.คอม มี Autopilot ด้วยนะ เรียกว่า ตัวกำหนดตารางเวลาด่วนซึ่งคุณสามารถเลือกการประชุมที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ ป้อนวันที่และเวลาใหม่ของคุณ และดูเอลฟ์ของซานต้าจำลองผู้เข้าร่วมประชุม รหัสผู้จัดงาน รหัสการเข้าถึง หัวเรื่อง กำหนดการ และผู้ได้รับเชิญ ต้องการเปลี่ยนแปลงหรือไม่? ไปได้เลย เพิ่มผู้ได้รับเชิญสองสามคนจากเมนูแบบเลื่อนลง หรือเปลี่ยนระยะเวลาในการโทร

การเปลี่ยนรายละเอียดการประชุมของคุณนั้นง่ายพอๆ กับการตัดสินใจเปลี่ยนเส้นทางที่สวยงามเพื่อทำงาน แต่ใช้เวลาทำน้อยกว่ามาก

4. คุณสมบัติพิเศษของดีลักซ์

บางคนต้องตัดสินใจเรื่องยากๆ เหล่านั้นว่าจะสนุกกับการทำงานในรถปอร์เช่ 911 ให้สนุกมากขึ้น หรือเลือกใช้บริการ Lexus บางทีพวกเขาอาจจะกดดันในช่วงวันหยุดและต้องขึ้นเฮลิคอปเตอร์จากกระท่อม

การตั้งค่าการประชุมทางโทรศัพท์ก็ต้องใช้ "คุณสมบัติพิเศษ" สองสามตัวเลือกเช่นกัน แต่ละคนสามารถเลือกได้ในช่วงเวลา

การแชร์เดสก์ท็อป FreeConference ด้วย IBM Sametime ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันอย่างแท้จริง

บันทึกการโทร ช่วยให้คุณบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์เป็นไฟล์ MP3 เพื่อให้คุณสามารถเก็บถาวรเป็นพอดคาสต์ ส่งอีเมลเป็นนาที หรือคัดลอกเป็นวัตถุดิบสำหรับหนังสือหรือคู่มือขั้นตอน

คุณรู้หรือไม่ว่าคริสตจักรหลายแห่งกำลังใช้ บันทึกการโทร การเทศนา "แพร่ภาพ" ผ่านทางโทรศัพท์เพื่อให้ที่ประชุมของพวกเขาสามารถติดต่อกันได้ในช่วงพักร้อน? การประชุมทางโทรศัพท์เป็นมากกว่าเครื่องมือสื่อสารที่ช่วยประหยัดเวลา

แต่ประหยัดเวลาที่พวกเขาทำ

5. "สร้างรถบัสในไม่กี่วินาที"

หรือไม่! การเดินทางข้ามเมืองไปทำงานเป็นเวลาที่เราไม่มีวันหวนกลับคืนมา เป็นความจริงของชีวิตที่ไม่อาจโต้แย้งได้ เช่น ความตายและภาษี

สิ่งหนึ่งที่มีประสิทธิภาพและสวยงามที่สุดเกี่ยวกับการประชุมทางไกลคือช่วยขจัดเวลาที่เจ้าหน้าที่เสียเวลาไปและกลับจากการประชุมโดยสิ้นเชิง

การประชุมทางไกลอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการประชุมที่มีประสิทธิภาพระหว่างทีมระยะไกลที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วโลก แต่ก็ยังมีประสิทธิภาพที่น่าทึ่งในการปรับปรุงการประชุมเจ้าหน้าที่ในเมืองเดียวกัน หรือแม้แต่ในอาคาร

ทุกคนเพียงแค่หยิบโทรศัพท์ที่โต๊ะทำงานพร้อมๆ กันและเริ่มพูดคุย

การตั้งค่าการประชุมทางโทรศัพท์นั้นง่ายกว่าการทำงานตรงเวลาจริงๆ แค่ระวัง การโทรแบบกลุ่มอาจกลายเป็น "ขั้นตอนการสร้างนิสัย."