วิธีการประชุมทางโทรศัพท์ที่ดี

การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและน่าเชื่อถือที่สุดในการประชุม แต่ด้วยจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นและขยายไปทั่วโลก การประชุมทางโทรศัพท์จึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย หากคุณเป็นกลุ่มใหญ่หรือธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ความต้องการเฉพาะของคุณจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจนและรัดกุม

ให้คิดว่าการประชุมทางโทรศัพท์เป็นโต๊ะประชุมเสมือนจริงที่ทุกคนสามารถเข้าร่วมในการสนทนาได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด การประชุมทางโทรศัพท์ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม และเป็นทางเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการประชุมด้วยตนเอง ประหยัดเวลาในการเดินทาง ค่าเดินทาง และที่พัก

แต่จะมีการประชุมทางโทรศัพท์ที่ดีได้อย่างไร ที่มีลักษณะเฉพาะ มีประสิทธิผล และสร้างสรรค์โดยไม่ต้องอยู่ตรงนั้น ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงเคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ที่ราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางโทรศัพท์ครั้งแรกของคุณ หรือคุณกำลังมองหาวิธีปรับปรุงทุกสายที่สำคัญจากนี้ไป!

ตรงต่อเวลาและจัดระเบียบสำหรับผู้เริ่มต้น

เช่นเดียวกับการประชุมที่จัดขึ้นด้วยตนเอง การตรงต่อเวลาคือความคาดหวัง การแสดงให้ตรงเวลาหรือแม้แต่ออกตัวก่อนเวลาเริ่มตามกำหนดการเล็กน้อยถือเป็นเรื่องสำคัญในหลาย ๆ ด้าน

ขั้นแรก จะช่วยให้คุณมีเวลาสักครู่ในการเข้าห้องประชุมและทำความคุ้นเคยกับการตั้งค่า มองไปรอบๆ เพื่อดูว่าปุ่มปิดเสียงอยู่ที่ใด และลองใช้คุณสมบัติเพิ่มเติมที่อาจใช้งานระหว่างการโทรของคุณ ดูว่าคุณลักษณะที่คุณจะใช้งานมากที่สุดอยู่ที่ใด “เริ่ม” “กำหนดการ” ฯลฯ

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: สังเกตการพักเพลงเมื่อคุณเข้าประชุม? นี่หมายความว่าคุณมาถูกที่แล้วและเป็นคุณลักษณะที่รอบคอบซึ่งบ่งชี้ให้แขกที่ออนไลน์ทราบว่าการโทรจะเริ่มในไม่ช้า

ประการที่สอง ใช้ช่วงเวลาเหล่านี้เพื่อตรวจสอบไมโครโฟนและลำโพงของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีปัญหาทางเทคนิคเมื่อการประชุมทางโทรศัพท์เป็นไปอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยลดการหยุดชะงักและช่วงเวลาที่น่าอึดอัดใจในการแก้ไขปัญหา

ประการที่สาม ฝึกมารยาท "การประชุมทางโทรศัพท์" เล็กน้อย ไม่มีอะไรที่สะเทือนขวัญมากไปกว่าเสียงแตกของถุงมันฝรั่งทอดหรือเสียงตอบรับจากเสียงรบกวนเบื้องหลัง เตรียมชุดหูฟังของคุณให้พร้อม แล็ปท็อปของคุณชาร์จเต็มแล้ว และสิ่งของอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการติดมือ – ยกเว้นของว่างที่มีเสียงดัง! การใช้เวลาสักครู่เพื่อจัดระเบียบตัวเองและสิ่งแวดล้อมให้ "พร้อมสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์" จะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีหรือดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิผล

เตรียมตัว

คุณกำลังนำเสนอในระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์นี้หรือไม่? โฮสติ้ง? ร่วมเป็นเจ้าภาพ? จุดประสงค์ของการซิงค์นี้คืออะไร?

เมื่อคุณกำหนดบทบาทแล้ว คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าและแบ่งการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เข้าใจได้ง่าย เมื่อทราบเหตุผลว่าทำไมทุกคนมารวมกัน คุณสามารถจัดการประชุมแบบไดนามิกสำหรับคนที่ใช่โดยไม่ชักช้าหรือยุ่งยาก

พิจารณาว่าจะต้องแชร์ไฟล์ใดระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ จัดเตรียมไว้บนเดสก์ท็อปของคุณพร้อมที่จะลากและวางลงในการโทรหรือกด คุณสมบัติการแชร์หน้าจอ เพื่อแสดงให้ผู้เข้าร่วมเห็นสิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจออย่างชัดเจน

เมื่อส่งข้อความของคุณ ให้ถ่ายทอดความคิดของคุณอย่างชัดเจนและนำเสนอสิ่งที่ค้นพบหรือการนำเสนอของคุณด้วยจุดเริ่มต้น ตรงกลาง และจุดสิ้นสุด บางครั้งช่วงความสนใจสั้นลง ดังนั้นการฝึกฝนส่วนของคุณก่อนเวลา คุณจะสามารถอธิบายความคิดของคุณและตัดการไล่ล่าได้อย่างง่ายดาย

ไม่ว่าบทบาทของคุณจะเป็นเช่นไร แม้จะเป็นเพียงผู้สังเกตการณ์ การวางแผนล่วงหน้าเพื่อทำความเข้าใจจุดประสงค์ของการโทรและเริ่มต้นการพูดคุย จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าการประชุมจะราบรื่นทุกครั้ง

ยึดตามวาระ

บางครั้งการประชุมทางโทรศัพท์อาจนำไปสู่การสนทนาที่ยืดเยื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังสนทนาเกี่ยวกับเนื้อหาระดับสูง แสดงความคิดเห็น ระดมความคิดเพื่อวัตถุประสงค์ที่สร้างสรรค์ หรือนำเสนอแนวคิดที่แปลกใหม่

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะทำตามกำหนดเวลา ให้พิจารณาสร้างกำหนดการเดินทางแบบหลวมๆ ก่อนการประชุม ส่งให้ผู้เข้าร่วมหนึ่งหรือสองวันข้างหน้าเพื่อให้พวกเขาสามารถเจาะลึกสิ่งที่จะเกิดขึ้น ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังและพวกเขาสามารถเตรียมคำถามหรือพร้อมสำหรับข้อเสนอแนะก่อนการประชุม

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: ให้ผู้เข้าร่วมเขียนคำถามใดๆ ที่เกิดขึ้นและจัดสรรช่วงเวลาในตอนท้ายเพื่อตอบคำถาม หากหมดเวลา เพียงขอให้ทุกคนรวมคำถามในอีเมลที่จะได้รับคำตอบและส่งออกไปในวันนั้น หรือใช้คุณสมบัติการแชทบนแพลตฟอร์มการประชุมของคุณเพื่อแบ่งปันคำถามและความคิดเห็นแบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ เพื่อช่วยลดการทำงานล่วงเวลา บางทีควรพิจารณาว่าการประชุมของคุณควรรวมองค์ประกอบการประชุมทางวิดีโอด้วยหรือไม่ สิ่งนี้สามารถทำงานได้ดีในสถานการณ์ที่ภาพช่วยในการตัดสินใจ เช่น ในระหว่างการสัมภาษณ์เสมือนจริง

บันทึกการประชุมทางโทรศัพท์

การประชุมครั้งต่อไป ลองกดบันทึกเพื่อบันทึกตอนนี้และดูในภายหลัง แล้วคุณจะเห็นว่าฟีเจอร์นี้มีค่าเพียงใด

บันทึกทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ตามกำหนดการ เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการดูไฮไลท์ เพิ่มความชัดเจน หยิบเกร็ดความรู้เล็กๆ น้อยๆ หรือดูว่าคุณได้รับจากจุด A ไป B ได้อย่างไร

เมื่อคุณบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ คุณจะสามารถให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่เกิดขึ้นต่อหน้าคุณ จดบันทึกสิ่งที่ผ่านมาเมื่อคุณได้อยู่กับปัจจุบันและรับฟังอย่างเต็มที่ เมื่อซิงค์เสร็จแล้ว คุณสามารถดูและเลือกส่วนสำคัญที่ส่งผลต่อคุณและงานของคุณ

ข้อดีอีกอย่างของการบันทึก; คุณจะได้เห็นภาพที่สมบูรณ์ของวิธีการตัดสินใจ การบันทึกการประชุมตั้งแต่ต้นจนจบทำให้คุณมีประวัติของกระบวนการพัฒนาที่สมบูรณ์ ไม่มีความคิดหรือความคิดเห็นใดถูกทิ้งไว้ข้างทาง ทุกขั้นตอนของการตัดสินใจที่นำคุณไปยังที่ที่คุณอยู่ พร้อมอ่านและพูดคุยเพียงปลายนิ้วสัมผัส

สุดท้าย การบันทึกการประชุมจะขับเคลื่อนการดำเนินการเพื่อสร้างความรับผิดชอบระหว่างผู้เข้าร่วม เมื่อมีการจัดสรรโครงการและการแก้ไขให้กับทรัพยากรเฉพาะ การบันทึกจะให้รายละเอียด และความชัดเจน และถือได้ว่าเป็น "แผนที่และแผนปฏิบัติการ" ด้วยวาจาเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

จากนี้ไป มีเพียงสิ่งเดียวที่เป็นการประชุมทางโทรศัพท์ที่ดี

การซิงค์ครั้งต่อไปที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางโทรศัพท์อย่างเคร่งครัดหรือปรับปรุงด้วยวิดีโอ ให้รู้สึกมั่นใจว่าได้ประโยชน์จากการประชุมออนไลน์มากพอๆ กับที่คุณจะได้รับ

ไม่มีเหตุผลใดที่บุคลากรที่กำลังเติบโตของคุณไม่สามารถเปิดช่องทางการสื่อสารให้เปิดกว้างได้ทุกที่ทุกเวลา ติดต่อกับทุกคนตั้งแต่ทีมของคุณไปจนถึงพนักงานใหม่ไปจนถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในทุกมุมโลกด้วย เครื่องมือการประชุมทางโทรศัพท์ฟรี ที่ช่วยให้คุณไม่พลาดการติดต่อ

ให้ FreeConference.com มอบสิ่งที่จำเป็นให้กับธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณเพื่อสร้างผลงานที่ดี รักษาความสามารถในการแข่งขัน และทำให้การสื่อสารใช้งานได้ง่าย พร้อมบริการประชุมทางโทรศัพท์ฟรีและ การประชุมทางวิดีโอฟรีคุณสามารถคอยติดตามพนักงานของคุณไม่ว่าจะที่นี่หรือต่างประเทศโดยใช้เทคโนโลยีที่ให้เสียงคุณภาพเยี่ยมและคุณภาพวิดีโอที่ยอดเยี่ยม ตารางการประชุมทางโทรศัพท์เสมือนของคุณใหญ่ขึ้นมาก!