5 марҳилаи идоракунии лоиҳа чист?

Гирифтани лоиҳа аз система равандҳо ва шахсони боистеъдодро талаб мекунад, ки корро анҷом диҳанд. Ба ибораи асосӣ, ин кори оддӣ нест!

Такя кардан видеоконфронс барои ҳамкорӣ бо гурӯҳҳои сершумор ва шахсони алоҳида ташкил ва татбиқи босамари идоракунии лоиҳаҳоро дар идораҳо, шӯъбаҳо ва занҷирҳои фармондеҳии гуногун талаб мекунад. Ягонагӣ, муошират ва мутамарказӣ омилҳои калидӣ мебошанд. Ҳар касе, ки шумо бо он сарукор доред, хоҳ аз ҷонибҳои манфиатдор, муштарӣ ё корманд бошад, қисмҳои зиёди ҳаракаткунанда мавҷуданд, ки бояд аз консепсия то таҳвил ба назар гирифта шаванд.

Ҳар як лоиҳа дониши мукаммалро дар бораи давраи зиндагии лоиҳа талаб мекунад. Донистани он ки чӣ гуна ҳар як марҳила вазифаҳои худро дар бораи чӣ гуна ба он наздик шудан фаҳмишҳои арзишманд медиҳад. Аммо чӣ гуна видеоконфронс барои тақвияти раванди шумо кор мекунад? Биёед чорчӯбаи 5 марҳилаи идоракунии лоиҳаро дида бароем.

Масъулияти мудири лоиҳа донистан, ба нақша гирифтан ва сохтани “боло рафтани” лоиҳа бо дарки амиқи панҷ марҳилаи идоракунии лоиҳа мебошад. Ин барои пешниҳоди нақшаи возеҳ ва мухтасар оид ба тарзи аз абстракт ба конкрет гузаштан кор мекунад. Таҳия шудааст аз ҷониби Институти Идоракунии Лоиҳаҳо (PMI), 5 марҳила барои татбиқи ҳар як лоиҳа инҳоянд:

1. Ташаббус
Марҳилаи аввали давраи ҳаёт, ташаббус мулоқоти оғозшударо талаб мекунад, ки дар муштарӣ ва сармоягузорон давр мезанад. Дар ин ҷо ҳадафҳо, вазифаҳо, шубҳаҳо, нигарониҳо ва ҳама гуна фикру ақидаҳои аввала муҳокима карда мешаванд. Вақте ки тасмимгирандагон дар як ҷо ҷойгир нестанд, шумо метавонед ба ташкили вохӯрии онлайн барои сӯҳбати видеоӣ ё занги конфронс такя кунед, то нуқтаҳои гуфтугӯи зеринро баррасӣ кунед:

• Сармоягузорон ва ҷонибҳои манфиатдор кистанд?
• Ҳадаф ва рисолати тиҷорат чист?
• Вақти тахминӣ чист?
• Баъзе аз хатарҳое, ки ба миён меоянд, кадомҳоянд?
• Кадом буҷет ва захираҳо мавҷуданд?

2. Банақшагирӣ
Пас аз он ки ҳадафҳо муайян ва мувофиқат карда шуданд, тасаввуроти возеҳи натиҷаи ниҳоиро беҳтар фаҳмидан мумкин аст. Кор бо қафо барои тасаввур кардан ва таҳияи маҷмӯи нақшаҳо барои ҳама, ки пайравӣ кунанд, дастаро аз марҳилаи оғоз то ба итмом расондан роҳнамоӣ мекунанд.

Гузаронидани вохӯриҳои онлайн ба:

• Гурӯҳҳоро ҷамъ кунед
• Тафсилоти муҳимро интиқол диҳед
• Муайян кардани ҳадафҳо ва вазифаҳои лоиҳа

Марҳилаи банақшагирӣ барои пармакунии 5 ҷузъи зерин муҳим аст:

• Тарҳрезии сохтори лоиҳа
• Эҷоди ҳуҷҷатҳои ҷараёни кор
• Баҳисобгирии буҷетҳо дар шӯъбаҳо
• Ҷамъоварӣ, тақсим ва таъин кардани захираҳо
• Арзёбии хатар

3. Иҷро
Роҳбарони гурӯҳҳо ва менеҷерони лоиҳаҳо барои сохтани натиҷаҳо, миёнарав барои муштариён, иҷрои вазифаҳо, татбиқи равандҳо ва ғайра ҳаракат мекунанд. Муоширати мустақим дар тамоми қисмҳои лоиҳа барои муваффақияти татбиқи идея зарур ва муҳим аст.

Барои марҳилаи иҷро муҳим аст:

• Вохӯриҳои зуд -зуд
  Дар болои гурӯҳҳо бо вохӯриҳои онлайни ба нақша гирифташуда кӯмак мекунад, ки лоиҳа мухтасар ва пайгирӣ карда шавад. Алоқаи саривақтӣ ва булӯр тавассути видеоконфронс ё занги конфронсӣ камтар нуқтаҳои нобино, кори беҳтари гурӯҳ ва ҳаракати зудтари ашёро дар лӯла таъмин мекунад.
• шаффофият
  Ҳангоме ки сухан дар бораи монеаҳои ба осонӣ пешгиришаванда ба монанди банақшагирӣ, киро кардан, даъвати иштирокчиён ба вохӯриҳо ва муайян кардани он ки ба ин вазифа масъул аст, тавассути ворид кардани дигар абзорҳои рақамӣ ба монанди Slack, Outlook ва Google Calendar ба платформаи видеоконфронси худ пешгирӣ кунед.
• Идоракунии муноқишаҳо
  Мушкилот ҳатман ба вуҷуд меоянд. Ҳодисаҳоро бо роҳи даъват кардани онҳое, ки дар дастаҳои "фронтҳо" ҳастанд, барои сухан гуфтан ва изҳори нигаронӣ, мушкилот ё чизҳое, ки метавонанд дар занҷир заифӣ эҷод кунанд, коҳиш диҳед.
• Ҳисобот оид ба пешрафт
  Навсозиҳои мунтазам дар давоми як вохӯрии мустақим, ҷаласаи пӯшида ё сӯҳбати видеоӣ барои пеш рафтан ва муайян кардани мушкилот пеш аз он кор мекунад.

4. Мониторинг ва назорат
Агар шумо онро чен карда натавонед, онро идора карда наметавонед. Ин марҳила тафтишро талаб мекунад, то боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама чиз бо он чизе, ки қаблан мувофиқа шуда буд, мувофиқат мекунад. Нишондиҳандаҳои асосии фаъолият кадомҳоянд? Барои қонеъ кардани мӯҳлатҳо ва параметрҳои молиявӣ чӣ кор кардан лозим аст?

Бо бозигарони калидӣ барои гузаргоҳҳои мунтазам, баррасиҳо ва ҳисоботҳои корӣ вохӯриҳои онлайн гузаронед. Шумо метавонед дурдастро идора кунед муаррифӣ тавассути конфронси видеоӣ, ки ҷараёнҳои кориро дар бар мегирад, ҳуҷҷатҳо ва файлҳои муҳимва ҳама чизеро, ки бояд мубодила ва паҳн карда шавад.

5. Бастани
Пӯшидани лоиҳа мисли оғози он муҳим аст. Инчунин марҳилаи "пайгирӣ" номида мешавад, тақрибан дар ин вақт, вақте ки лоиҳаи ба анҷом расонидашуда барои омма омода аст. Дар ин ҷо таваҷҷӯҳи асосӣ ба баровардани маҳсулот ва расонидани он равона карда шудааст.

Барои менеҷери лоиҳа арзёбӣ кардани давраи зиндагии лоиҳа аз аввал то ба охир муҳим аст:

1. Таҳқиқи иҷрои лоиҳа
   Оё ҳар як даста ба ҳадафҳо ва нишондиҳандаҳои худ задааст? Оё лоиҳа дар доираи буҷет ва вақт иҷро шуда буд? Оё лоиҳа мушкилотро ҳал кард? Ҳалли ин саволҳо ва бештар ба арзёбӣ кардани муваффақият ё набудани лоиҳа кӯмак мекунад.
2. Назар ба иҷрои даста
   Фаъолияти аъзоёни гурӯҳро метавон минбаъд ба таври инфиродӣ коҳиш дод, то муваффақиятро дар гурӯҳ арзёбӣ кунад. Санҷишҳои сифат, KPI ва вохӯриҳои онлайнӣ барои фаҳмиши возеҳтар дар бораи фаъолият кор мекунанд.
3. Арзёбӣ ва ҳуҷҷатгузории бастани лоиҳа
   Пешниҳоди ҳамаҷонибае, ки ҳуҷҷатҳои тасдиқкунандаро дар бар мегирад, ки афзоиши лоиҳаро аз консепсия то расонидани он нишон медиҳанд, барои мизоҷон ва ҷонибҳои манфиатдор дуруст анҷом додани онро таъмин мекунад.
4. Талаб кардани баррасиҳо
   Арзёбии ниҳоии лоиҳа аз аввал то ба охир диққати ҷиддӣ ва заифиҳоро медиҳад. Бифаҳмед ва бори дигар дарс гиред.
5. Гузаронидани буҷет
   Қобилияти муайян кардани талафоти буҷет ва инчунин захираҳои дастнорас фаҳмиши беҳтари муваффақият (ё нокомӣ) -ро таъмин мекунад ва барои идора кардани талафот кӯмак мекунад.

Баъзе нуқтаҳои гуфтугӯи онлайн дар бар мегиранд:

• Чорабиниҳои лоиҳа кадомҳо буданд?
• Имкониятҳои афзоиш кадомҳоянд? Беҳтаршавӣ
• Баъзе аз ҷиҳатҳои қавӣ ва заифи ин раванд кадомҳо буданд?

Бигзор FreeConference.com ба ширкати шумо равшан ва муассир диҳад платформаи видеоконфронси идоракунии лоиҳа зарур аст, ки муттаҳидӣ ва мутамарказиро барои тамоми ҷанбаҳои идоракунии лоиҳа эҷод кунад. Бо пешниҳоди васеи хусусиятҳо, ҳамгироии осон ва қобилиятҳои баландсифати видео ва аудио, шумо метавонед интизор шавед, ки лоиҳаи шумо ҳамаҷониба муошират ва ҳамкорӣ мекунад.