మరింత ఉత్పాదక ప్రాజెక్ట్ సమావేశాన్ని ఎలా కలిగి ఉండాలి

ప్రాజెక్ట్ సమావేశంలో సహకారాన్ని సులభతరం చేయడానికి సమావేశాలు ముఖ్యమైనవి అయితే, అవి భారీ సమయం వృధా కావచ్చు. నిజానికి, చాలా మంది ప్రజలు తాము హాజరయ్యే సగం సమావేశాలకు "సమయం వృధా" అని భావిస్తారు. మరియు ఇది వారిని నిరాశపరచడమే కాకుండా, చేయాల్సిన పనిపై దృష్టి పెట్టడం వారికి కష్టతరం చేస్తుంది.
ఫలితంగా, మీ ప్రాజెక్ట్ సమావేశాలను మరింత ఉత్పాదకంగా మార్చే మార్గాలను కనుగొనడం చాలా ముఖ్యం. అలా చేయడం వలన మీ బృందం మీటింగ్స్‌ని చూసే విధానాన్ని మార్చడానికి సహాయపడుతుంది, తర్వాత ఈ సమావేశాలను ప్రజలు సమస్యలకు సహాయం కోరడానికి, ఇతరులకు సలహాలను అందించడానికి మరియు ప్రాజెక్ట్ యొక్క మొత్తం స్థితి గురించి అప్‌డేట్‌లను పొందడానికి ఉపయోగకరమైన ప్రదేశంగా మారుతుంది.
ఇది పూర్తి చేయడం కంటే సులభంగా చెప్పవచ్చు, కాబట్టి మీ తదుపరి ప్రాజెక్ట్ సమావేశాన్ని సద్వినియోగం చేసుకోవడానికి, కింది సమావేశ వ్యూహాలను ఉపయోగించుకోండి.

ఒక ఎజెండాను సృష్టించండి మరియు దాన్ని సర్క్యులేట్ చేయండి

ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే గదిలో ఉన్నప్పుడు ఏమి చర్చించబడుతుందో నిర్ణయించడం మరింత ఉత్పాదక ప్రాజెక్ట్ సమావేశాన్ని కలిగి ఉండటానికి మీరు చేయవలసిన మొదటి విషయం. ఒక ఎజెండాను కూర్చడం వలన "ఈ సమావేశం దేని కోసం?" అనే ప్రశ్నకు సమాధానమివ్వడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. ఇది సమావేశం నిజంగా అవసరమా కాదా అని స్పష్టం చేయడానికి సహాయపడుతుంది.
ఇంకా, మీటింగ్‌లో పాల్గొనే వారందరికీ కనీసం ఒక రోజు ముందుగానే మీరు ఈ ఎజెండాను పంపడం ముఖ్యం. ఇది మీటింగ్ గురించి ఏమిటో తెలుసుకోవడానికి వారికి సహాయపడుతుంది మరియు ఒకవేళ మీరు కొత్తగా ఏదైనా చర్చించబోతున్నట్లయితే, ప్రజలు మీటింగ్‌కి వెళ్లే ముందు విషయాల గురించి ఆలోచించడం ప్రారంభించడానికి ఇది సహాయపడుతుంది.
ఈ విషయంలో, మీటింగ్‌కు రావడానికి ముందు ప్రజలు చేయాలనుకుంటున్నది ఏదైనా ఉంటే, మీ ఎజెండా అలా చెప్పేలా చూసుకోండి. ఉదాహరణకు, వారు ఏదైనా చదవాలని మీరు కోరుకుంటే, లేదా వారు కొంత డేటాను సేకరించాలని మీరు కోరుకుంటే, ప్రాజెక్ట్ సమావేశం ప్రారంభమైనప్పుడు మీరు వెంటనే దూకడం కోసం దీన్ని ముందుగానే చేయాలని వారికి చెప్పడం మంచిది.

సమయ పరిమితులను సెట్ చేయండి మరియు గౌరవించండి

మీటింగ్ అనుచితమైనదిగా భావించే దానిలో కొంత భాగం దానికి కేటాయించిన సమయాన్ని మించిపోయింది. సమావేశాలు నిర్దిష్ట ప్రయోజనాల కోసం ఉనికిలో ఉన్నాయి, మరియు మీరు చేయాల్సిన పని నుండి డ్రిఫ్టింగ్ చేయడం ప్రారంభిస్తే, అప్పుడు సమయం అయిపోవడం సులభం అవుతుంది మరియు మీటింగ్‌ను పొడిగించడం లేదా మీ లక్ష్యాన్ని నెరవేర్చకుండా ముగించడం అవసరం.
ఇది జరగకుండా నిరోధించడానికి ఒక మంచి మార్గం ఎజెండాలోని ప్రతి అంశానికి సమయ పరిమితిని సెట్ చేసి దానికి కట్టుబడి ఉండటం. మీకు కేటాయించిన సమయానికి వెళ్ళడానికి కారణమయ్యే ఏదైనా వస్తే, ఆ పాయింట్‌ని ట్యాబ్లింగ్ చేయడాన్ని పరిశీలించండి; మీరు ఎల్లప్పుడూ దాని గురించి తెలుసుకోవడానికి మరొక వ్యక్తులతో మరొక సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయవచ్చు. ఇలా పనిని విచ్ఛిన్నం చేయడం కూడా మీ ప్రాజెక్ట్ బృందాన్ని మరింత విజయవంతం చేయడానికి సహాయపడుతుంది.
చివరగా, సమయ పరిమితులను గౌరవించడంలో మరియు మీ సమావేశాన్ని షెడ్యూల్‌లో ఉంచడంలో మీకు సహాయపడటానికి మీరు టైమర్‌లను కూడా ఉపయోగించవచ్చు. ఇలా చేయడం వలన మీరు మరింత ఉత్పాదకంగా ఉండటమే కాకుండా, మీ బృందానికి మీరు వారి సమయాన్ని గౌరవిస్తారని మరియు దానిని వృథా చేయకుండా ఉండటానికి సాధ్యమైన ప్రతిదాన్ని చేస్తారని కూడా ఇది ప్రదర్శిస్తుంది.

రూమ్‌లో సరైన వ్యక్తులను పొందండి

ఉత్పాదక ప్రాజెక్ట్ సమావేశంలో కీలకమైన భాగం సరైన వ్యక్తులు మరియు సరైన వ్యక్తులు మాత్రమే ఉన్నారని నిర్ధారించుకోవడం. మీరు హాజరు కానవసరం లేని ఒక మీటింగ్ లోపల ఒక గంట గడపడం కంటే దారుణంగా ఏమీ లేదు, ఒకవేళ ఇది జరిగితే, దానికి కారణం ఎవరు నిజంగా అక్కడ ఉండాల్సిన అవసరం ఉందని అడిగేందుకు సమావేశం నిర్వాహకుడు తగినంత సమయం కేటాయించలేదు.
దీన్ని చేయడంలో మీకు సహాయపడటానికి, మీరు కలిగి ఉన్న వివిధ రకాల సమావేశాలను పరిగణించండి, అవి:

• నిర్ణయ సమావేశాలు: ఈ సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం సహకరించడం మరియు ఉత్తమమైన మార్గాన్ని కనుగొనడం, మరియు దీని అర్థం ప్రాజెక్ట్‌ను పూర్తిగా అర్థం చేసుకున్న వారు మాత్రమే అక్కడ ఉండాలి. మిగతావారందరూ అదనంగా ఉంటారు, మరియు ఇది సమావేశాన్ని అర్థరహితంగా చేస్తుంది.
• పని సమావేశాలు: ప్రజలు ఒక నిర్దిష్ట పనికి సహకరించాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు ఇవి జరుగుతాయి మరియు ఈ పనిని పూర్తి చేయడానికి బాధ్యత వహించే వారు మాత్రమే సమావేశంలో ఉండాలి.
• అభిప్రాయ సమావేశాలు: ఇవి నిర్వాహకులకు వారి బృందం నుండి ఏమి పని చేస్తున్నాయో మరియు ఏమి చేయలేదో వినే అవకాశాన్ని ఇస్తాయి. ప్రాజెక్ట్ యొక్క జీవిత చక్రం అంతటా వీటిని కలిగి ఉండటం మంచిది, తద్వారా ఏదైనా సరిగ్గా జరగనప్పుడు ప్రజలు మాట్లాడటానికి సంకోచించలేరు. మరియు మీ బృందం పరిమాణాన్ని బట్టి, ప్రతి ఒక్కరూ హాజరు కావాల్సిన ఏకైక సమావేశం ఇది.

సరైన సాధనాలను ఉపయోగించండి

మీ సమావేశాలు ఎంత ఉత్పాదకంగా ఉన్నాయో నిర్ణయించడంలో మీరు ఉపయోగించే సాధనాలు కూడా పెద్ద పాత్ర పోషిస్తాయి. ఉదాహరణకు, స్క్రీన్ షేరింగ్, వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ మరియు వైట్‌బోర్డింగ్ అన్నీ మీ మీటింగ్‌ని మరింత సమర్థవంతంగా చేయడానికి రూమ్‌లోని వ్యక్తులతో సహకరించడాన్ని సులభతరం చేస్తాయి. మరియు ఈ టూల్స్ మరియు మరిన్ని అందించేవి FreeConference.com.
నేటి పని ప్రదేశాలలో సరైన సాధనాలు కలిగి ఉండటం యొక్క ప్రాముఖ్యత మరింత ఎక్కువగా ఉంది. చాలా కంపెనీలు బహుళ స్థానాలను కలిగి ఉంటాయి లేదా వ్యక్తులను అనుమతించాయి రిమోట్గా పనిచేయండి, అంటే ప్రజలు వివిధ నగరాలు లేదా దేశాలలో విస్తరించి ఉన్నారు. సరైన సాంకేతిక పరిజ్ఞానాన్ని ఉపయోగించడం వలన ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే గదిలో ఉన్నట్లు అనిపించవచ్చు, తద్వారా మీరు ఉత్పాదక ప్రాజెక్ట్ సమావేశాన్ని నిర్వహించడం సులభం చేస్తుంది.

మీ తదుపరి ప్రాజెక్ట్ సమావేశాన్ని మార్చండి

సమావేశ ప్రణాళిక ప్రక్రియలో మీ బృందాన్ని చేర్చారని నిర్ధారించుకోండి మరియు మీ సమావేశ ప్రక్రియను మెరుగుపరచడానికి వారి నుండి అభిప్రాయాన్ని సేకరించండి. ఇక్కడ చర్చించిన వ్యూహాలను అమలు చేయడం వలన మీ సమావేశాలను బాధించే సమయ వ్యర్థాల నుండి సహకరించడానికి మరియు ఆవిష్కరించడానికి అవకాశాలుగా మార్చడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.

రచయిత గురుంచి: కెవిన్ కానర్ ఒక వ్యాపారవేత్త, అతను అనేక వ్యాపారాలను కలిగి ఉన్నాడు బ్రాడ్‌బ్యాండ్ శోధన, ప్రజలు మరియు వ్యాపారాలు ఉత్తమ విలువ బ్రాడ్‌బ్యాండ్ ఇంటర్నెట్‌ని కనుగొనడంలో సహాయపడే సేవ. అతని వ్యాపారాలను నడపడం మరియు అభివృద్ధి చేయడం అనేది విస్తృతమైన ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక మరియు నిర్వహణను కలిగి ఉంటుంది మరియు కెవిన్ విజయవంతం కావడానికి తన అనుభవాలను ఇతరులతో పంచుకోవడానికి ఇష్టపడతాడు.

[నింజా_ఫారమ్ ఐడి = 7]