సమర్థవంతమైన అధికారిక సమావేశాన్ని నిర్వహించడానికి కీలకం బాగా ఆలోచించిన ఎజెండా. మీరు సమావేశానికి సంబంధించిన వివరణాత్మక సమాచారంతో ముందుగానే ఎజెండాను వ్రాయడం ద్వారా ముందుగానే సిద్ధం చేసినప్పుడు, మీరు పాల్గొన్న ప్రతి ఒక్కరికీ సమయాన్ని ఆదా చేయడమే కాకుండా, ఫలితం విజయవంతమయ్యే అవకాశం ఉంది.
సమర్థవంతమైన సమావేశ ఎజెండాను రూపొందించేటప్పుడు మీరు ఎల్లప్పుడూ చేర్చవలసిన 5 అంశాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
5. సమావేశ లక్ష్యాన్ని నిర్వచించండి. (లేదా లక్ష్యాలు)
ఇది ఎజెండాలో అత్యంత ముఖ్యమైన భాగం కావచ్చు. ఇది సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని మరియు ముగింపులో మీరు చేరుకోవాలని ఆశిస్తున్న ఫలితం లేదా నిర్ణయాన్ని నిర్దేశిస్తుంది. మీరు ఏమి సాధించాలనుకుంటున్నారు మరియు వారి భాగస్వామ్యం ఎందుకు విలువైనది అనే దాని గురించి స్పష్టమైన అవగాహన కలిగి ఉండటానికి ఇది ప్రతి ఒక్కరినీ అనుమతిస్తుంది.
ఎజెండా లక్ష్యంతో ప్రారంభించడాన్ని కలిగి ఉన్నప్పుడు, మీరు తుది ఫలితంపై ఎక్కువ దృష్టి పెడతారు. మిగిలిన సమావేశ ఎజెండాను సృష్టిస్తున్నప్పుడు, మీ సమావేశం ప్రారంభం కావడానికి ముందే దాని సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరుస్తుంది.
సమావేశ జాబితాను తనిఖీ చేయండి!
4. చర్చ కోసం సమావేశ ఎజెండా అంశాల జాబితాను రూపొందించండి
సమావేశం యొక్క లక్ష్యాన్ని స్థాపించిన తర్వాత, చర్చ కోసం ముఖ్యమైన అంశాల జాబితాతో సమావేశానికి సిద్ధం చేయండి.
ప్రతి చర్చా అంశం సమావేశ లక్ష్యాన్ని సాధించడంలో సహాయపడాలి. జాబితా క్లుప్తంగా ఉండవచ్చు కానీ తగినంత వివరంగా ఉండాలి, తద్వారా జట్టు సభ్యులు సమర్థవంతమైన సహకారం అందించడానికి జట్టు సమావేశానికి సిద్ధం చేయవచ్చు.
ప్రతి అంశాన్ని ఒక ప్రశ్నగా ఉంచడం ఒక సాధారణ పద్ధతి. ఇది మీ పాల్గొనేవారి కోసం ఆలోచన ప్రక్రియను ప్రారంభిస్తుంది మరియు సమావేశ లక్ష్యానికి దాని సాపేక్షతపై చెక్-ఇన్‌ను అందిస్తుంది.
ప్రతి అంశానికి యజమాని మరియు అంశాన్ని కవర్ చేయడానికి నిర్దిష్ట సమయం ఉండాలి. టాపిక్ యాజమాన్యం జవాబుదారీతనాన్ని అందిస్తుంది. సమయ ఫ్రేమ్ సమావేశాన్ని షెడ్యూల్‌లో ఉంచుతుంది. మా ఉచిత సమావేశ ఎజెండాను ఇక్కడ డౌన్‌లోడ్ చేయండి: ఫ్రీకాన్ఫరెన్స్ మీటింగ్ ఎజెండా డౌన్‌లోడ్
3. అవసరమైన హాజరీల జాబితాను గుర్తించండి
సవాలు ఎవరిని ఆహ్వానించాలో నిర్ణయించేటప్పుడు కాదు, ఎవరిని ఆహ్వానించకూడదు. మీటింగ్‌లో నిజంగా ఉండాల్సిన వ్యక్తులు మాత్రమే ఈ జాబితాలో ఉండాలి.
మీరు మీ మీటింగ్ లక్ష్యాలను ఏర్పరచుకుని, మీటింగ్ టాపిక్‌లను కేటాయించినట్లయితే, మీ హాజరీల జాబితాను ఖరారు చేయడానికి మీకు మంచి పునాది ఉండాలి. దీన్ని దృష్టిలో ఉంచుకుని, ప్రతి మీటింగ్ పార్టిసిపెంట్‌ను పరిశీలిస్తున్నప్పుడు మిమ్మల్ని మీరే మూడు ప్రశ్నలు వేసుకోండి. మీరు ఏవైనా ప్రశ్నలకు అవును అని సమాధానం ఇస్తే, అతన్ని లేదా ఆమెను ఎజెండా అంశాల జాబితాకు జోడించండి:
- సమావేశ లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి అతను/అతను హాజరు కావాలా?
- ఫలితాన్ని ప్రభావితం చేసే విలువైన జ్ఞానం లేదా నైపుణ్యం అతనికి/అతనికి ఉందా?
- లక్ష్యం యొక్క తుది ఫలితం ద్వారా అతను/అతను నేరుగా ప్రభావితం అయ్యాడా?
మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకుంటే, అతని లేదా ఆమె హాజరును ఐచ్ఛికంగా పరిగణించండి. మీరు బదులుగా మీటింగ్ తర్వాత సారాంశం, రికార్డింగ్ లేదా లిప్యంతరీకరణను ఎల్లప్పుడూ పంపవచ్చు. నోట్-టేకర్ నుండి మీటింగ్ నిమిషాలు, ఎల్లప్పుడూ అవసరం లేదు.
వ్యాపార సమావేశాల గురించిన అతిపెద్ద ఫిర్యాదులలో ఒకటి, అవి సమయాన్ని వృధా చేయడం. సమకాలీకరణలు దాదాపు 30 నిమిషాల వరకు ఉన్నప్పుడు సమావేశాలను నిర్వహించడం సులభం అవుతుంది. సమయాన్ని వృథా చేయకుండా లేదా ఫలితాలను కోల్పోకుండా మీ సహోద్యోగుల సమయాన్ని గౌరవించండి.
2. మీ సమావేశ ఎజెండా ముగింపులో చర్య అంశాలు మరియు ఆఫ్-టాపిక్ చర్చల కోసం ఒక విభాగాన్ని వదిలివేయండి
సమావేశం ఎంత ముఖ్యమో ఫాలో-అప్ కూడా అంతే ముఖ్యం. దిగువన సమావేశం ఎజెండా టెంప్లేట్, హాజరైనవారు గమనికలు, డాక్యుమెంట్ చర్య అంశాలు, నిర్ణయాలు మరియు టేకావేలను తీసుకోగల విభాగాన్ని చేర్చడం ప్రయోజనకరం. ఈ విభాగాన్ని కలిగి ఉండటం సమావేశంలో చేసిన తీర్మానాలను నిర్వహిస్తుంది మరియు హాజరైనవారు తర్వాత జరగాల్సిన ప్రక్రియను దృశ్యమానం చేయడానికి అనుమతిస్తుంది.
మీటింగ్‌లో ఊహించని అంశాలు తలెత్తవచ్చు, అది అంతిమ లక్ష్యం నుండి దూరంగా ఫోకస్ చేస్తుంది. ట్రాక్‌లో మరియు సమయానికి కొనసాగడానికి, మునుపటి సమావేశం వెలుపల తిరిగి సందర్శించడానికి సాధారణంగా ఎజెండా చివరిలో "పార్కింగ్ లాట్"లో ఆఫ్-టాపిక్ చర్చను "పార్క్ చేయండి". దీనికి మరొక సాధారణ పదం "దీనిని ఆఫ్‌లైన్‌లో తీసుకుందాం."
1. సమయం, స్థలం మరియు కాన్ఫరెన్స్ లాజిస్టిక్స్ వంటి సమావేశ వివరాలను ఒకటికి రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి
హాజరైనవారు మీ సమావేశంలో రిమోట్‌గా పాల్గొంటున్నట్లయితే ఇది చాలా ముఖ్యం. డయల్-ఇన్ నంబర్‌లు, యాక్సెస్ కోడ్ మరియు మీ ఆన్‌లైన్ మీటింగ్ రూమ్‌కి ఏవైనా లింక్‌లతో సహా అన్ని కాన్ఫరెన్స్ వివరాలు స్పష్టంగా మరియు సరిగ్గా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
లేదా, FreeConference.comతో మీటింగ్‌ని సృష్టించండి మరియు మీ సమావేశ ఎజెండాతో పాటు అన్ని ఆహ్వానాలు మరియు రిమైండర్‌లలో కాన్ఫరెన్స్ వివరాలు ఉంటాయి.
ఎజెండాను కనీసం 48 గంటల ముందుగా పంపడానికి ప్రయత్నించండి.
అడ్వాన్స్ నోటీసు హాజరైన వారికి బోర్డు సమావేశానికి సిద్ధం కావడానికి మరియు వారి షెడ్యూల్‌లో ఎటువంటి వైరుధ్యాలు లేవని నిర్ధారించుకోవడానికి సమయాన్ని అందిస్తుంది.
ఎజెండాను కనీసం 48 గంటల ముందుగా పంపడానికి ప్రయత్నించండి.
ముందస్తు నోటీసు సమావేశానికి సిద్ధం కావడానికి మరియు వారి షెడ్యూల్‌లో వారికి ఎలాంటి వైరుధ్యాలు లేవని నిర్ధారించుకోవడానికి హాజరైన వారికి సమయాన్ని అందిస్తుంది.
