Kufanya mikutano ya kawaida au simu za mkutano ni muhimu kwa kujenga uhusiano na kufikia malengo ya pamoja. Hiyo ilisema, hakuna mtu anayependa kuvutwa kwenye mikutano ambayo huendelea na kuendelea lakini hutimiza kidogo. Sio tu kwamba kufanya mikutano kama hiyo inaweza kupoteza wakati na kuzuia uzalishaji, aina nyingi za simu hizi zinaweza kusababisha waalikwa wasichukue mikutano yako uliyopangwa kwa umakini. Katika blogi ya leo, tutakuwa tukipitia vidokezo kadhaa juu ya jinsi ya kuendesha mkutano wa simu wa mkutano ambao unazaa zaidi na unatumia muda mfupi.
Iwe unajaribu kufanya mikutano mifupi au unataka tu kuhakikisha kuwa ajenda zako zote hushughulikiwa wakati wa mkutano wako, maandalizi kidogo pamoja na programu ya simu ya mkutano ya bure inaweza kukusaidia kuweka mikutano kwenye mada na kwa wakati.
Badala ya kufanya mkutano, kwa nini usitume barua pepe nyingi au ujumbe wa gumzo la kikundi?
Hakika, barua pepe, ujumbe mfupi wa simu na ujumbe mfupi ni rahisi—hazihitaji kuratibiwa na watu wanaweza kuzijibu kwa urahisi wao. Hali zingine, hata hivyo, zinahitaji mwingiliano wa moja kwa moja
(hakuna maneno yaliyokusudiwa). Simu na simu za mkutano wa video sio tu kusaidia kujenga miunganisho ya kibinafsi kati ya washiriki wa mbali, lakini pia inaweza kuwa na ufanisi zaidi katika suala la kuwezesha majadiliano ya wakati halisi. Jambo linalofuata bora la kukutana ana kwa ana, simu au mkutano wa video unaodhibitiwa vyema huruhusu mengi kusemwa kwa muda mfupi zaidi.
Baada ya yote, ni nani anayetaka kusoma kupitia safu ndefu ya ukurasa wa barua pepe?
Ufunguo wa kuongoza simu yenye mafanikio ya mkutano huanza na maandalizi - kujua jinsi ya kuanzisha simu ya mkutano ipasavyo kutarahisisha kudhibiti na kudhibiti pindi inapoanza. Ingawa kusanidi simu ya mkutano au mkutano wa video ni rahisi sana, ni vizuri kila wakati kujifahamisha mapema na mambo ya msingi, kama vile kufafanua kusudi wazi la mkutano wako, kujua jinsi ya kupata nambari ya simu ya mkutano, na jinsi ya kupiga simu. simu ya mkutano.
Mojawapo ya hatua muhimu zaidi za kujiandaa kwa simu iliyofanikiwa ya mkutano ni kuelezea ajenda. Ingawa ajenda wazi haihitaji kuamuru kila dakika ya majadiliano wakati wa simu yako, inapaswa kuwa na maelezo ya kutosha ili kutumika kama mwongozo wa kile unachopanga kushughulikia. Ikiwa unapanga kufanya simu ya mkutano kwa saa moja, kwa mfano, unaweza kutaka kutenga dakika 15 kujadili mada nne tofauti. Bila shaka, muda wa kutenga kwa kila kipengele cha ajenda utatofautiana kulingana na idadi ya vipengee vya kujadiliwa na idadi ya washiriki unaotarajia. Kutumia programu inayopatikana ya mikutano isiyolipishwa ni njia nzuri ya kufuatilia muda kwani huduma nyingi kama hizi huangazia violesura vya mtandaoni vyenye saa au vipima muda ambavyo huanza kufanya kazi mwanzoni mwa simu yako.
Shukrani kwa suluhu mbalimbali za kongamano lisilolipishwa huko nje, haijawahi kuwa rahisi kupata mstari maalum wa mkutano. Baada ya kuunda akaunti isiyolipishwa, huduma nyingi zitakupa nambari ya kupiga kwenye mkutano na msimbo wa kipekee wa ufikiaji ambao unaweza kutumika kupiga simu kwenye laini yako ya mkutano wakati wowote. Wengi pia hutoa malipo ya bure na nambari za kimataifa za kupiga simu pia.
Hapa inakuja sehemu ngumu ... utani tu! Ili kupiga simu katika mkutano, washiriki wataita tu nambari ya kupiga simu iliyotolewa na, wanapoombwa, weka msimbo wa ufikiaji uliotolewa kwa laini ya mkutano. Kwa kuwa kila msimbo wa ufikiaji wa mstari wa mkutano ni wa kipekee, msimbo wa ufikiaji ambao washiriki wataweka ndio utakaoamua ni nani anaingia (au asiyeingia) kwenye simu yako!
Kuhakikisha simu yako ya mkutano inakwenda vizuri ni rahisi kama vile visanduku vya kuweka alama. The Orodha ya Hakiki ya Mikutano ya FreeConference ni mwongozo wako wa kupanga na kufanya mikutano ya simu yenye mafanikio na mikutano ya wavuti.
Iwe unaandaa mkutano ana kwa ana, kwa njia ya simu, au kupitia mkutano wa video, mengi sawa. mahitaji ya usimamizi wa mkutano bado inatumika-- kama vile kuweka ajenda iliyofafanuliwa, kuwaalika watu wote wanaofaa, na kupunguza mazungumzo ya kutatanisha. Faida moja ya mikutano ya simu na wavuti huwa na mikutano ya ana kwa ana, hata hivyo, ni kiwango cha udhibiti anachopewa msimamizi wa mkutano huo. Kujua jinsi ya kufanya simu ya mkutano kwa njia ifaayo kunamaanisha kujua jinsi ya kutumia vidhibiti hivi.
Udhibiti wa msimamizi wa mkutano humpa kiongozi uwezo wa kubainisha ni nani anayeweza—na asiyeweza— kusikilizwa wakati wa simu ya mkutano. Kando na mipangilio inayoweza kubadilishwa ya mkutano, huduma nyingi za programu za simu za mkutano bila malipo huruhusu wasimamizi kudhibiti mikutano yao kupitia amri za vitufe vya simu na vidhibiti vya dashibodi mtandaoni. Vipengele vya dashibodi ya mtandaoni, kama vile spika hai, ruhusu wasimamizi waangalie ni nani anayezungumza na kushiriki wakati wa simu. Kwa kuwezesha wasimamizi kunyamazisha (wanaoweza) washiriki wasumbufu, ni rahisi kuweka mikutano kwenye mstari na kuzuia mazungumzo ya kutatanisha.
Ingawa kuandaa mkutano kunaweza kuonekana kutisha, kupiga simu kwa mafanikio ni rahisi sana kutokana na zana zinazofaa na ujuzi mdogo. Ikiwa una maswali au wasiwasi wowote, unaweza kutembelea tovuti kila wakati Ukurasa wa usaidizi wa FreeConference kuwasiliana na mtaalam wa mikutano!
Waanzilishi wa teknolojia ya kupiga simu kwenye mikutano bila malipo, FreeConference.com na timu yake ya wataalamu wako hapa kukusaidia ujuzi wa simu iliyofanikiwa ya mkutano. Kwa kubofya mara chache tu ya kipanya, unaweza kuwa njiani kwako kukaribisha simu zako za mkutano na mikutano ya mtandaoni. Ishara ya juu leo!
Unda akaunti yako ya FreeConference.com na upate ufikiaji wa kila kitu unachohitaji kwa biashara yako au shirika kufikia msingi, kama video na Kushiriki kwa skrini, Kupanga ratiba, Mialiko ya Barua pepe, Mawaidha, Na zaidi.
