Kuna mambo 3 maishani ambayo hayaepukiki: kifo, ushuru, na mikutano.
Sawa ... labda kutia chumvi huko lakini ikiwa umewahi kufanya kazi, kuna uwezekano umekuwa kwenye mkutano. Wakati asilimia ya mikutano yenye tija inaweza kuwa kati ya 33 hadi 70%, tunaweza kukubaliana kwamba tungependa tuwe ndani mikutano yenye tija kuliko zile zisizo na tija. Sababu kubwa ya mikutano yenye tija ni Wajibu wa Mkutano, ambayo inalenga majukumu ya kukutana na washiriki ili kuhakikisha kipindi kinachofaa -- aina ya nafasi kama kwenye timu ya michezo au wapishi tofauti jikoni. Haya hapa ni majukumu makuu 4 ya mkutano ambayo yanapaswa kugawiwa kwa kila mkutano.
"Sio tu nitakuwa sehemu ya mkutano, nitakuwa hapo nikiongoza mkutano!"
Nafasi muhimu zaidi katika mkutano ina majukumu 3 tofauti: Kabla ya mkutano, wangepanga na kuratibu ajenda, ukumbi, vifaa na wahudhuriaji, kushughulikia ubaya wote, kutoridhishwa na dharura zisizotarajiwa.
Wakati wa mkutano, wanapaswa kuelekeza majadiliano ili ifuate ajenda iliyosambazwa awali na iliyokubaliwa. Ni jukumu la kiongozi kuanzisha majukumu ya mkutano na kuhakikisha fursa sawa za kuzungumza kwa wahudhuriaji wote, kuunda mazingira ambayo wahudhuriaji wote wanajisikia raha kuchangia katika warsha zote, na pia mazungumzo yote na majadiliano. Kiongozi pia anasimamia vifaa vyovyote kama vile PowerPoints, Kushiriki skrini, au vielelezo vingine.
Baada ya mkutano, kiongozi anapaswa kuwasiliana kwa usahihi ni nini hitimisho na hatua zifuatazo, na kuwapa majukumu kwa washiriki wote wa timu ili kuepuka kuchanganyikiwa na kutofaulu.
Jukumu hili la mkutano inarekodi mambo muhimu ambazo hufanywa wakati wa mkutano. Wangekuwa na ufanisi haswa ikiwa tengeneza ajenda pamoja na kiongozi ili wasijue tu ajenda, wanaweza pia kuiongeza wakati inahitajika. Kirekodi pia inasambaza ajenda kabla ya mkutano na kusambaza noti na hitimisho baadaye.
Jukumu hili la mkutano husaidia kiongozi na wakati uliotumiwa kwenye kila ajenda. Mtunza muda lazima awe na uelewa wazi wa ajenda ya kuongoza mazungumzo kwa mkutano kufuata muda uliopangwa kwa njia ya hila. Wangekumbusha pia washiriki wote wa mkutano wakati dakika 5-10 zinabaki kwenye ajenda ya sasa ili washiriki wawe na kipimo bora juu ya usimamizi wa wakati.
Hakuna mtu anayetaka kuwa raia wakati anacheza Mafia, lakini jukumu la mshiriki lina jukumu kubwa katika mafanikio ya mkutano. Wajibu mkuu wa washiriki ni kuchangia majadiliano, iwe ni ajenda, kujadili au kupanga. Washiriki ni upanuzi wa kiongozi kwa njia nyingi; wanapaswa kuchangia kadri inavyowezekana katika ajenda, kuunda mazingira mazuri kwa wengine kushiriki maoni yao, na kufuatilia wakati uliowekwa ili mkutano uweze kumalizika mara moja. Ikiwa kiongozi hakufafanua majukumu kwa wahudhuriaji baada ya mkutano, uliza kufafanua ili kuepuka kuchanganyikiwa.
Ili kuongeza ufanisi wa mikutano ya kawaida, ninapendekeza majukumu yanayozunguka kati ya washiriki wa timu tofauti. Mara tu kila anayehudhuria akiwa na hisia na uzoefu wa jumla na kila moja ya majukumu yatachochea mawazo mapya ya mkutano, mitazamo, na ushiriki!
Unda akaunti yako ya FreeConference.com na upate ufikiaji wa kila kitu unachohitaji kwa biashara yako au shirika kufikia msingi, kama video na Kushiriki kwa skrini, Kupanga ratiba, Mialiko ya Barua pepe, Mawaidha, Na zaidi.
