Hålla personalen informerad genom kvartalsvisa möten, mejl och konferenssamtal

De flesta företag tar en titt på deras framsteg under varje kvartal; det här är ett bra tillfälle att undersöka hur företaget har klarat sig under de senaste månaderna. Det ger möjlighet att sätta upp mål och ta itu med eventuella oväntade problem. Traditionellt sker detta genom att organisera lämpliga avdelningschefer och annan relevant personal på en central plats.

Konferenssamtal på ett enkelt sätt

I den moderna affärsvärlden kan det vara ganska kostsamt att ta in personal till bolagsstämmor. Med filialer ofta belägna på flera olika kontinenter kan besväret och påverkan på schemat för varje outlet ofta vara mer besvärande än värdet av mötet i fråga.

Lyckligtvis finns det en kostnadsvänlig lösning som eliminerar dessa nackdelar och ger ett enkelt sätt att vidarebefordra den information som behövs för att ditt företag ska kunna maximera vinsten och utnyttja de anställdas tid och resurser på bästa sätt.

En värdefull resurs för detta ändamål är freeconference.com, som kan användas från vilken telefon som helst och kan ansluta till parter var som helst i världen gratis. Detta görs med hjälp av ett lokalt nummer och en tillhandahållen åtkomstkod.

Till skillnad från Skype, med FreeConference.com behövs ingen internetanslutning och det finns ingen begränsning på antalet uppringare som kan delta. Samtal kan spelas in och medan det finns en maximal längd på sex timmar per session, är antalet samtal på en dag obegränsat.

Bra gammaldags e-post ska inte rabatteras

 Även om konferenssamtal är ett utmärkt sätt att få omedelbar input eller feedback om nya utvecklingar eller mål inom företaget, har e-post en visuell fördel. Om det finns diagram eller försäljningsdiagram som varje deltagare behöver se för att informationen ska kunna förmedlas fullt ut, är e-post fortfarande ett utmärkt distributionsalternativ.

Viktiga punkter att komma ihåg

•         När du väljer den metod för vilken din information ska presenteras, var noga med att välja ett format som kommer att visas på samma sätt för varje deltagare. Om inte alla divisioner i ditt företag använder samma inkarnation av Microsoft Word, kan formatering av både text och grafik bli rörigt och svårt att tyda. I värsta fall kan de göras obegripliga. Om du inte är säker på kompatibilitet mellan alla divisioner kan du välja att spara Word-dokument som pdf-filer. Även om det finns grundläggande och professionella versioner av Adobe Acrobat, visas dokument på samma sätt i var och en.

•         Microsoft PowerPoint är en standardpresentation för stora och små företag, som levererar information i ett format som tydligt når data och mål och, med lämplig omsorg, gör det på ett sätt som tilltalar sinnena. När den används i samarbete med en leverantör som FreeConference.com, kan personalen gå från en bild till nästa i tandem, vilket ger en mycket bra återskapande av ett verkligt personligt möte. En punkt att komma ihåg är storleken på filen. En PowerPoint som är tung på grafik och/eller ljud kan kräva större filer som kan beskatta begränsningarna för en e-postserver. Detta är mindre sannolikt ett problem med en företagsserver, men kan orsaka leveransproblem för en anställd som loggar in hemifrån eller en Wi-Fi-webbplats med en svag signal.

Även om personlig interaktion ofta är det bästa sättet att göra affärer, är det inte alltid kostnadseffektivt. Ovanstående metoder ger utmärkta medel för företag att bekämpa eventuell ineffektivitet och kostnad som kan uppstå när de försöker kartlägga sina framsteg varje kvartal.

---

Letar du efter en prisvärd lösning för konferenssamtal? Prova FreeConference.com, den ursprungliga gratis konferenssamtalstjänsten. Enkelt, pålitligt, gratis konferenssamtal - inga nedladdningar krävs. Skapa ditt kostnadsfria konferenskonto nu