Hur man får ett mer produktivt projektmöte

Trots att möten är viktiga för att underlätta samarbete under ett projektmöte, kan de vara en enorm tidsslöseri. Faktiskt, de flesta anser att ungefär hälften av de möten de deltar i är ”bortkastad tid” och detta frustrerar inte bara dem, utan det gör det också svårare för dem att förbli fokuserade på uppgiften.
Som ett resultat är det viktigt att du hittar sätt att göra dina projektmöten mer produktiva. Om du gör det kan du förändra hur ditt team ser på möten, vilket sedan gör dessa möten till ett användbart utrymme för människor att söka hjälp med problem, ge förslag till andra och få uppdateringar om projektets övergripande status.
Detta är lättare sagt än gjort, så för att hjälpa dig att få ut det mesta av ditt nästa projektmöte, se till att använda följande mötestaktik.

Skapa en agenda och sprid den

Det första du behöver göra för att få ett mer produktivt projektmöte är att bestämma exakt vad som ska diskuteras när alla är i samma rum. Att sätta ihop en agenda hjälper dig att svara på frågan "Vad är det här mötet för?" vilket hjälper till att klargöra om mötet verkligen är nödvändigt eller inte.
Dessutom är det viktigt att du skickar ut denna agenda till alla mötesdeltagare minst en hel dag i förväg. Detta kommer att hjälpa dem att få en uppfattning om vad mötet handlar om, och i händelse av att du ska diskutera något nytt, kommer det att hjälpa människor att börja tänka på saker innan de går in i mötet.
På denna punkt, om det är något annat du vill att folk ska göra innan de kommer till mötet, se till att du säger det så din agenda. Om du till exempel vill att de ska läsa något, eller om du vill att de ska samla in lite data, så är det smart att säga åt dem att göra detta i förväg så att du kan hoppa direkt in när projektmötet börjar.

Ställ in och respektera tidsgränser

En del av det som gör att ett möte känns improduktivt är att överskrida den tid som tilldelats för det. Möten finns för specifika syften, och om du börjar glida bort från uppgiften är det lätt att få ont om tid och antingen behöva förlänga mötet eller avsluta det utan att uppnå ditt mål.
Ett bra sätt att förhindra att detta händer är att sätta en tidsgräns för varje punkt på dagordningen och hålla sig till den. Om något dyker upp som kommer att få dig att gå över den tilldelade tiden, överväg att lägga fram den punkten; du kan alltid schemalägga ett nytt möte med en annan grupp människor för att gå igenom det senare. Att bryta upp arbetet så här kommer också att bidra till att göra ditt projektteam mer framgångsrikt.
Slutligen kan du också använda timers för att hjälpa dig att respektera tidsgränser och hålla mötet enligt schemat. Att göra detta kommer inte bara att hjälpa dig att bli mer produktiv, utan det kommer också att visa ditt team att du respekterar deras tid och kommer att göra allt för att undvika att slösa bort den.

Få rätt personer i rummet

En del av nyckeln till ett produktivt projektmöte är att se till att rätt personer, och bara rätt personer, är närvarande. Det finns inget värre än att spendera en timme i ett möte som du inte behövde delta i, och om detta händer beror det till stor del på att mötesarrangören inte spenderade tillräckligt med tid på att fråga vem som verkligen behövde vara där.
För att hjälpa dig göra detta, överväg de olika typer av möten du kan ha, till exempel:

• Beslutsmöten: Syftet med det här mötet är att samarbeta och hitta den bästa vägen framåt och det innebär att endast de som förstår projektet i dess helhet ska vara där. Alla andra kommer bara att vara extra, och detta kommer att få mötet att verka meningslöst.
• Arbetsmöten: Dessa sker när personer behöver samarbeta kring en specifik uppgift, och endast de som är ansvariga för att utföra denna uppgift behöver vara med på mötet.
• Feedbackmöten: Dessa ger chefer möjlighet att höra från sitt team om vad som fungerar och vad som inte fungerar. Det är bra att ha dessa under hela projektets livscykel så att folk kan säga ifrån när något inte går bra. Och beroende på storleken på ditt team är detta den enda typen av möte där alla kan behöva vara närvarande.

Använd rätt verktyg

De verktyg du använder kommer också att spela en stor roll för att avgöra hur produktiva dina möten är. Till exempel, skärmdelning, videokonferenser och whiteboarding gör det enklare för dig att samarbeta med människor i rummet, vilket gör ditt möte mer effektivt. Och alla dessa verktyg och mer erbjuds av FreeConference.com.
Vikten av att ha rätt verktyg är ännu större på dagens arbetsplatser. Så många företag har flera platser, eller tillåter människor att arbeta på distans, vilket betyder att människor är utspridda över olika städer eller länder. Genom att använda rätt teknik kan det verka som att alla är i samma rum, vilket gör det lättare för dig att hålla ett produktivt projektmöte.

Förvandla ditt nästa projektmöte

Se till att inkludera ditt team i mötesplaneringsprocessen och samla in feedback från dem så att du kan förbättra din mötesprocess. Genom att använda den taktik som diskuteras här kommer du att förvandla dina möten från irriterande tidsslösare till möjligheter att samarbeta och förnya dig.

Om författaren: Kevin Conner är en entreprenör som äger flera företag inklusive Bredbandssökning, en tjänst dedikerad till att hjälpa människor och företag att hitta det mest prisvärda bredbandsinternet. Att driva och växa sina företag kräver omfattande projektplanering och ledning och Kevin gillar att dela sina erfarenheter med andra för att hjälpa dem att lyckas.

[Ninja_form id = 7]