Ett personligt möte har traditionellt varit det mest effektiva och pålitliga sättet att sammankalla, men med arbetskraft som växer och sträcker sig över hela världen är konferenssamtal viktigare än någonsin. Om du är en stor grupp eller liten till medelstora företag, kräver dina unika behov tydlig och koncis kommunikation.
Tänk på ett telefonkonferens som ett virtuellt konferensbord där alla är tillgängliga för att delta i konversationen oavsett var de befinner sig. Konferenssamtal underlättar gruppsamarbete och är ett perfekt alternativ till att träffas personligen, vilket sparar pendlingstid, resekostnader och boende.
Men hur har du ett bra telefonkonferens, som är lika personligt, produktivt och kreativt utan att vara fysiskt där? I det här inlägget kommer vi att täcka de bästa tipsen för att genomföra smidiga telefonmöten, oavsett om det här är ditt första konferenssamtal eller om du letar efter sätt att förbättra alla viktiga samtal från och med nu!
Precis som alla möten som hålls personligen är punktlighet en förväntan. Att dyka upp i tid eller till och med lite före den planerade starten är hänsynsfull på många sätt.
Först ger det dig en stund att gå in i mötesrummet och bekanta dig med inställningarna. Titta runt för att se var ljudknappen finns och testa eventuella ytterligare funktioner som kan vara användbara under ditt samtal. Se var de funktioner du kommer att använda mest finns; "Start", "Schema" etc.
Tips: Lägg märke till spärrmusiken när du går in i ett möte? Detta betyder att du är på rätt plats och är en tankeväckande funktion som indikerar för gäster som kommer online att samtalet kommer att starta inom kort.
För det andra, använd dessa få ögonblick för att kontrollera din mikrofon och högtalare för att säkerställa att det inte finns några tekniska problem när konferenssamtalet är i full gång. Detta kommer att minska störningar och besvärliga stunder för felsökning.
För det tredje, öva lite etikett för "konferenssamtal". Det finns inget mer skrämmande än det skrynkliga ljudet av en påse chips eller feedback från bakgrundsbrus. Ha ditt headset klart, din bärbara dator fulladdad och alla andra saker du kan behöva till hands - minus det bullriga mellanmålet! Efter att ha lagt några ögonblick på att organisera dig själv och din omgivning för att vara "redo för konferenssamtal" kommer du att ge dig ett gott första intryck eller genomföra ett produktivt möte.
Presenterar du under detta konferenssamtal? Hosting? Co-hosting? Vad är syftet med denna synkronisering?
När du väl har fastställt din roll kan du planera i förväg och bryta konferenssamtalet för att vara lättsmält för andra deltagare. Genom att veta anledningen till varför alla går ihop kan du utan dröjsmål eller komplikationer erbjuda ett dynamiskt möte för rätt personer.
Fundera över vilka filer som måste delas under konferenssamtalet. Ha dem på skrivbordet redo att dra och släppa in i samtalet eller slå på Skärmdelningsfunktion för att visa deltagarna exakt vad du ser på din skärm.
När du levererar ditt budskap, förmedla dina tankar tydligt och presentera dina resultat eller presentation med en början, en mitt och ett slut. Ibland är uppmärksamheten kort, så genom att ha tränat din del av mötet i förväg kan du förklara din idé och enkelt gå till jakten.
Oavsett vilken roll du har, även om du bara är en observatör, kommer du att planera i förväg för att förstå syftet med samtalet och etablera takeaway för att du ska få ett smidigt möte varje gång.
Ibland kan konferenssamtal leda till långa konversationer, särskilt om du diskuterar innehåll på hög nivå, uttrycker åsikter, brainstormar kreativa mål eller presenterar banbrytande idéer.
För att säkerställa att alla håller sig enligt schemat, överväg att skapa en lös resplan före mötet. Skicka ut det till deltagarna en dag eller två framåt så att de kan fundera över vad som komma skall. På så sätt får de en bättre uppfattning om vad de kan förvänta sig och de kan förbereda frågor eller vara redo för feedback innan mötet.
Pro-tips: Be deltagarna att skriva ner eventuella frågor som uppstår och avsätta en del tid i slutet för att svara på dem. Om tiden tar slut, be helt enkelt alla att inkludera sin fråga i ett e -postmeddelande som kommer att få svar och skickas ut senare på dagen. Eller använd chattfunktionen på din konferensplattform för att dela frågor och kommentarer i realtid.
För att minimera övertid är det kanske värt att överväga om din konferens ska innehålla en videokonferenskomponent. Detta kan fungera bra i situationer där visuella signaler är till hjälp för att fatta ett beslut som under en virtuell intervju.
Nästa möte, försök slå rekord för att spara nu och titta senare, så ser du hur värdefull den här funktionen är.
Fånga allt som hände i mötet för dem som inte kan delta i ett schemalagt konferenssamtal. Det är ett perfekt sätt att gå över höjdpunkterna, få klarhet, plocka ut lite visdomar eller se hur du kom från punkt A till B.
När du spelar in ett konferenssamtal kan du ge din fulla uppmärksamhet åt det som händer innan dig. Gör anteckningar till ett förflutet när du kan vara närvarande och lyssna fullt ut. När synkroniseringen är klar kan du titta på den och välja och välja de viktiga delarna som påverkar dig och ditt arbete.
En annan fördel med inspelning; Du får hela bilden av hur ett beslut togs. Genom att fånga mötet från början till slut har du en historia av hela utvecklingsprocessen. Ingen idé eller kommentar lämnas åt sidan. Varje steg i beslutet som tog dig dit du är är tillgänglig till hands för att läsa och diskutera.
Slutligen driver mötesinspelningar åtgärder för att skapa ansvar bland deltagarna. När projekt och ändringar tilldelas en specifik resurs ger inspelningen detaljer och klarhet och kan betraktas som en verbal ”karta och handlingsplan” för att få arbetet gjort.
Nästa synkronisering du har, oavsett om det strikt är ett telefonmöte eller förbättrad med video, känner dig säker på att du får lika mycket av ett onlinemöte som du skulle göra personligen.
Det finns ingen anledning att din växande personal inte kan hålla kommunikationslinjerna vida - var som helst när som helst. Håll kontakten med alla från ditt närmaste team till nyanställningar till potentiella kunder i alla hörn av världen med gratis verktyg för konferenssamtal som ger dig möjlighet att hålla kontakten.
Låt FreeConference.com ge dina växande företag vad de behöver för att producera bra arbete, förbli konkurrenskraftiga och hålla kommunikationen lätt att använda. Med gratis konferenssamtalstjänster och gratis videokonferenssamtal, kan du hålla koll på din personal, här eller utomlands med hjälp av teknik som ger förstklassigt ljud och utmärkt videokvalitet. Ditt virtuella konferensbord har precis blivit mycket större!
Skapa ditt FreeConference.com -konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video och Skärmdelning, Samtalsschemaläggning, Automatiserade e -postinbjudningar, påminnelserOch mycket mer.
