Nyckeln till ett effektivt formellt möte är en genomtänkt agenda. När du förbereder dig i förväg genom att skriva en agenda i förväg med detaljerad information om mötet, kommer du inte bara att spara tid för alla inblandade, utan resultatet är mer sannolikt att bli en framgång.
Här är 5 punkter du alltid bör ta med när du skapar en effektiv mötesagenda:
Detta kan vara den viktigaste delen av agendan. Det anger syftet med mötet och resultatet eller beslutet du hoppas kunna nå i slutet. Det gör det möjligt för alla inblandade att ha en klar förståelse för vad du försöker uppnå och varför deras deltagande uppskattas.
När agendan inkluderar att börja med målet är du mer fokuserad på slutresultatet. samtidigt som du skapar resten av mötesagendan, förbättrar effektiviteten i ditt möte innan det ens börjar.
När målet för mötet har fastställts, förbered dig inför mötet med en lista över viktiga ämnen för diskussion.
Varje diskussionsämne bör hjälpa till att nå mötets mål. Listan kan vara kort men bör vara tillräckligt detaljerad så att gruppmedlemmar kan förbereda sig för att teammötet kan ge ett effektivt bidrag.
En vanlig metod är att placera varje ämne som en fråga. Detta kickstarter tankeprocessen för dina deltagare och ger en check-in på dess relativitet till mötesmålet.
Varje ämne bör ha en ägare och en viss tid för att täcka ämnet. Ämnesägande ger ansvar. En tidsram håller mötet enligt schemat. Ladda ner vår gratis mötesagenda här: FreeConference Meeting Agenda Ladda ner
Utmaningen presenterar sig, inte när man bestämmer vem man ska bjuda in, men vem man inte ska bjuda in. Endast personer som verkligen behöver vara på mötet bör finnas på den här listan.
Om du har fastställt dina mötemål och tilldelat mötesämnen bör du ha en bra grund att arbeta med för att slutföra din lista över deltagare. Med det i åtanke, ställ dig tre frågor när du överväger varje mötesdeltagare. Om du svarar ja på någon av frågorna lägger du till honom eller henne i listan över agendaposter:
Om du är osäker, överväg att göra hans eller hennes närvaro valfri. Du kan alltid skicka en sammanfattning, inspelning eller transkription efter mötet i stället. Mötesprotokoll från en anteckningsbok, inte alltid nödvändigt.
En av de största klagomålen över affärsmöten är att de är slöseri med tid. Hantera möten blir lättare när synkroniseringar stannar cirka 30 minuter. Var respektfull för dina kollegors tid utan att slösa tid eller förlora resultat.
Uppföljning är lika viktig som själva mötet. Längst ner i mall för mötesdagordning, är det fördelaktigt att inkludera ett avsnitt där deltagare kan göra anteckningar, dokumentera åtgärder, beslut och takeaways. Att ha det här avsnittet organiserar slutsatserna från mötet och låter deltagarna visualisera processen som måste äga rum efteråt.
Oväntade ämnen kan uppstå under mötet där styrningar fokuserar bort från slutmålet. För att hålla dig på rätt tid och i tid, "parkera" diskussionen utanför ämnet på "Parkeringen", vanligtvis i slutet av dagordningen, för att återbesöka utanför föregående möte. En annan vanlig term för detta är "Låt oss ta detta offline."
Detta är särskilt viktigt om deltagarna kommer att delta i ditt möte på distans. Se till att alla konferensdetaljer är tydliga och korrekta, inklusive uppringningsnummer, åtkomstkod och eventuella länkar till ditt mötesrum online.
Eller skapa ett möte med FreeConference.com och konferensdetaljerna fylls i alla inbjudningar och påminnelser, tillsammans med din mötesagenda.
Meddelande i förväg ger deltagarna tid att förbereda sig för styrelsemötet och se till att de inte har några konflikter i sitt schema.
Meddelande i förväg ger deltagarna tid att förbereda sig för mötet och se till att de inte har några konflikter i sitt schema.
Skapa ditt FreeConference.com -konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video och Skärmdelning, Samtalsschemaläggning, Automatiserade e -postinbjudningar, påminnelserOch mycket mer.
