Ett virtuellt möte kommer sannolikt inte att ersätta personliga möten helt, men med snabb expansion och utveckling av teknik sänker företag kostnaderna för att genomföra virtuella möten medan gruppmedlemmar är geografiskt åtskilda. Medan effektiva möten i allmänhet följer en liknande riktlinje, gör virtuellt arbete i online-mötesrum kan presentera en unik uppsättning utmaningar -- här är 3 bitar av mötesråd för att vara värd för de bästa virtuella mötena.
Detta kan gälla möten i allmänhet, men ett virtuellt möte kan vara mer mottagligt för förlust av fokus eller produktivitet om gruppmedlemmar bara läser text för varandra eller hör om ett ämne för första gången. Tilldela lite läxor och se till att agendan distribueras i god tid innan starten så att gruppmedlemmar kan anpassa sin inställning och utveckla lite fart i det virtuella konferenssamtalet.
Förberedelser inkluderar också att känna till de tekniska aspekterna av online-mötesrum. Se till att mötet kan starta trots en teknisk svårighet och vara tillräckligt påhittig för att ge råd till teammedlemmar som har tekniska frågor.
Lagmöteetikett är viktigare i ett virtuellt mötesrum än ett normalt möte. Här är några regler som måste tillämpas: förbjud multitasking, om gruppmedlemmar gör något annat eller har ett sidokonversation medan mötet startar gör det telefonkonferensen värdelös. Två sätt att närma sig detta problem är att slå på och stänga av video och stänga av onödiga uppringare.
Låt varje gruppmedlem få en chans att tala, fokus är redan svårt att upprätthålla i ett vanligt möte, teammötets etikett måste vara extra engagerande när det är virtuellt arbete eller annars riskerar produktiviteten. Skapa en inkluderande atmosfär där gruppmedlemmar gärna uttalar sig utan rädsla för kritik eller avbrott.
Normalt när ett personligt möte är över samlas lagmedlemmarna runt vattenkylaren för att diskutera vad de gillar och inte gillar om det som hände. Detta kan vara ouppnåeligt i videosamtal eftersom deltagarna är fysiskt åtskilda, men det är viktigt för teamet att bygga upp förtroende och kemi.
Det finns två sätt att närma sig detta: ett är att formalisera det; be alla ge sin feedback om mötet utan konsekvenser för att främja insynen i teamet. Det andra är det informella tillvägagångssättet, som de flesta vattenkylare är. Logga ut som moderator efter mötet och låt teammedlemmar prata med varandra i ytterligare 2 minuter. Orelaterad dialog och feedback kan utveckla arbetsrelationer och förbättra framtida teammöteetikett.
[Ninja_form id = 7]
Skapa ditt FreeConference.com -konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video och Skärmdelning, Samtalsschemaläggning, Automatiserade e -postinbjudningar, påminnelserOch mycket mer.
