Којих је 5 фаза управљања пројектима?

За покретање пројекта неопходан је систем процеса и талентовани појединци да би обавили посао. У основном смислу, то није једноставан подухват!

Ослањајући се на видео конференције за сарадњу са више тимова и појединаца потребна је организација и ефикасна имплементација управљања пројектима у различитим канцеларијама, одељењима и ланцима командовања. Кохезија, комуникација и централизација су кључни фактори. Са ким год да имате посла, било да је то заинтересована страна, клијент или запослени, потребно је узети у обзир многе покретне делове од зачећа до испоруке.

Сваки пројекат захтева свеобухватно знање о животном циклусу пројекта. Познавање како свака фаза функционише пружа драгоцен увид о томе како јој приступити. Али како видео конференције раде на оснаживању вашег процеса? Погледајмо кроз 5 фаза управљања пројектима.

Руководилац пројекта је одговоран да зна, планира и изгради „подизање“ пројекта тако што ће добро разумети пет корака управљања пројектом. Ово функционише како би пружило јасан и концизан план како ће идеја ићи од апстрактног до конкретног. Развијен од Института за управљање пројектима (ПМИ), 5 фаза за било који пројекат који ће се реализовати су следеће:

КСНУМКС. Иницијација
Прва од фаза животног циклуса, покретање захтева почетни састанак који петља у клијенту и инвеститорима. Ту се расправља о циљевима, задацима, недоумицама, бригама и свим почетним мислима и идејама. Када се доносиоци одлука не налазе на само једном месту, можете се ослонити на постављање састанка на мрежи за видео ћаскање или конференцијски позив како бисте разговарали о следећим темама за разговор:

• Ко су инвеститори и заинтересоване стране?
• Која је пословна визија и мисија?
• Која је процењена временска линија?
• Који су неки од ризика укључени?
• Који буџет и средства су на располагању?

КСНУМКС. Планирање
Након што су циљеви постављени и договорени, јаснија представа о коначном резултату може се боље разумјети. Рад уназад на визуализацији и формулисању сета планова за све које треба да води води тим од почетне фазе до завршетка.

Одржавајте састанке на мрежи како бисте:

• Саставите тимове
• Пренесите битне детаље
• Одредите циљеве пројекта

Фаза планирања је критична за бушење следећих 5 компоненти:

• Дизајнирање структуре пројекта
• Креирање докумената тока посла
• Процена буџета по одељењима
• Прикупљање, расподела и одређивање ресурса
• Процена ризика

3. Извршење
Вође тимова и руководиоци пројеката покрећу се како би изградили резултате, били посредници за клијенте, извршавали задатке, имплементирали процесе и још много тога. Директна комуникација кроз све делове пројекта неопходна је и витална за успех реализације идеје.

Битно за фазу извршења:

• Чести састанци
  Бити на врху тимова са заказаним састанцима на мрежи помаже да пројекат буде кратак и на правом путу. Правовремена и кристално јасна комуникација путем видео конференција или конференцијских позива осигурава мање мртвих тачака, бољи тимски рад и убрзано кретање ставки у припреми.
• провидност
  Избегавајте потенцијалне блокаде када су у питању препреке које се лако могу спречити, попут заказивања, запошљавања, позивања учесника на састанке и утврђивања ко је одговоран за који задатак интегрисањем других дигиталних алата попут Слацка, Оутлоока и Гоогле календара у своју платформу за видео конференције.
• Управљање конфликтима
  Проблеми ће се сигурно појавити. Ублажите догађаје тако што ћете позвати чланове тимова „прве линије“ да се изјасне и изнесу забринутости, уска грла или било шта што би потенцијално могло представљати слабост у ланцу.
• Извештаји о напретку
  Редовна ажурирања која се деле током статусни састанак, дружење или видео ћаскање функционишу тако да остану испред криве и идентификују проблеме пре него што се догоде.

4. Мониторинг и контрола
Ако не можете да га измерите, не можете њиме управљати. Ова фаза захтева проверу да ли је све у складу са оним што је претходно договорено. Који су кључни показатељи учинка? Шта је потребно имплементирати да би се испунили рокови и финансијски параметри?

Одржавајте састанке на мрежи са кључним играчима ради рутинских контролних пунктова, прегледа и извештаја о учинку. Можете управљати даљински презентације путем видео конференција које укључују токове рада, важних докумената и досијеа, и све што треба поделити и ширити.

5. Затварање
Затварање пројекта је једнако важно као и почетак. Такође се назива и фаза „праћења“. Отприлике у то време је завршен пројекат спреман за објављивање. Главни фокус овде је на пуштању и испоруци производа.

Од кључног је значаја за менаџера пројекта да процени животни век пројекта од почетка до краја на следећи начин:

1. Испитивање учинка пројекта
   Да ли је сваки тим постигао своје циљеве и ознаке? Да ли је пројекат реализован у оквиру буџета и временских рокова? Да ли је пројекат решио проблем? Решавање ових питања и још више помоћи ће у процени да ли је пројекат био успешан или не.
2. Гледајући перформансе тима
   Учинак чланова тима може се даље детаљно анализирати како би се проценио успех унутар групе. Провера квалитета, КПИ и мрежни састанци пружају јаснији увид у перформансе.
3. Процена и документовање затварања пројекта
   Темељна презентација која садржи пратећу документацију која приказује раст пројекта од концепције до испоруке осигурава одговарајући завршетак за клијенте и заинтересоване стране.
4. Рекуестинг Ревиевс
   Коначна евалуација пројекта пружа ближи поглед на предности и слабости, од почетка до краја. Пронађите увиде и научите лекције за следећи пут.
5. Прекорачење буџета
   Могућност уочавања губитка буџета, као и нетакнутих ресурса, пружа боље разумевање успеха (или неуспеха) и помаже у управљању расипањем.

Неке тачке за разговор на мрежи укључују:

• Шта је пројекат понео са собом?
• Које су могућности за раст? Побољшање
• Које су неке предности и слабости биле изложене у процесу?

Нека ФрееЦонференце.цом пружи вашој компанији јасно и ефикасно платформа за видео конференције за управљање пројектима неопходна за стварање кохезије и централизације за све аспекте управљања пројектима. Са широком понудом функција, лаким интеграцијама и висококвалитетним видео и аудио могућностима, можете очекивати да ће ваш пројекат бити темељно комунициран и сарађиван.