Иако су састанци важни за омогућавање сарадње током пројектног састанка, могу бити велики губици времена. Заправо, већина људи сматра да је половина састанака којима присуствују „изгубљено време“ и то их не само фрустрира, већ им отежава и да остану усредсређени на задатак који је пред њима.
Као резултат тога, кључно је да пронађете начине да своје пројектне састанке учините продуктивнијим. То ће помоћи да се промени начин на који ваш тим гледа на састанке, што ће их претворити у користан простор за људе да траже помоћ у вези са проблемима, понуде предлоге другима и добију ажурирања о општем статусу пројекта.
Ово је лакше рећи него учинити, па да бисте лакше искористили свој следећи пројектни састанак, примените следећу тактику састанка.
Прва ствар коју морате учинити да бисте имали продуктивнији састанак на пројекту је да одредите о чему ће се тачно разговарати када сви буду у истој просторији. Састављање дневног реда помоћи ће вам да одговорите на питање „чему служи овај састанак?“ што помаже да се разјасни да ли је састанак заиста неопходан.
Штавише, важно је да овај дневни ред пошаљете свим учесницима састанка најмање један цео дан унапред. Ово ће им помоћи да стекну идеју о чему се ради на састанку, а у случају да ћете разговарати о нечем новом, помоћи ће људима да почну размишљати о стварима пре него што оду на састанак.
С тим у вези, ако желите још нешто да учините пре доласка на састанак, побрините се да то кажете тако што је ваш дневни ред. На пример, ако желите да прочитају нешто или желите да прикупе неке податке, паметно је да им то кажете да то ураде унапред како бисте могли да уђете одмах када почне састанак пројекта.
Део онога што састанак чини непродуктивним је прекорачење времена одређеног за њега. Састанци постоје у одређене сврхе, а ако почнете да се удаљавате од задатка који вам је на располагању, лако ће вам понестати времена и морате или продужити састанак или га завршити без постизања циља.
Добар начин да се то спречи је постављање временског ограничења за сваку тачку дневног реда и придржавање ње. Ако се појави нешто због чега ћете морати да пређете предвиђено време, размислите о томе да то наведете; увек можете заказати још један састанак са другом групом људи да бисте касније прешли преко њега. Прекидање оваквог посла такође ће помоћи вашем пројектном тиму да буде успешнији.
Коначно, можете користити и тајмере који ће вам помоћи да поштујете временска ограничења и одржавате састанак према распореду. Ово не само да ће вам помоћи да будете продуктивнији, већ ће такође показати вашем тиму да поштујете њихово време и да ћете учинити све што је могуће да га не губите.
Део кључа за продуктиван пројектни састанак је осигурати да су присутни прави људи, и само прави људи. Нема ничег горег од провести сат времена на састанку којем нисте морали присуствовати, а ако се то догоди, то је у великој мјери зато што организатор састанка није потрошио довољно времена на питање ко заиста треба бити тамо.
Да бисте то учинили, размислите о различитим врстама састанака које можете имати, као што су:
Алати које користите такође ће одиграти велику улогу у одређивању продуктивности ваших састанака. На пример, дељење екрана, видео конференције и беле табле олакшавају вам сарадњу са људима у просторији, чинећи ваш састанак ефикаснијим. Све ове алате и још много тога нуди ФрееЦонференце.цом.
Важност поседовања правог алата још је већа на данашњим радним местима. Тако многе компаније имају више локација или дозвољавају људима рад на даљину, што значи да су људи распоређени по различитим градовима или земљама. Коришћење праве технологије може учинити да се чини да су сви у истој просторији, што вам олакшава одржавање продуктивног пројектног састанка.
Укључите свој тим у процес планирања састанка и прикупите повратне информације од њих како бисте побољшали процес састанка. Употреба тактике о којој се овде говори помоћи ће вам да своје састанке из досадног трошења времена претворите у могућности за сарадњу и иновације.
О Аутор: Кевин Цоннер је предузетник који поседује неколико предузећа, укључујући Броадбанд Сеарцх, услуга посвећена помагању људима и предузећима у проналажењу широкопојасног интернета најбоље вриједности. Вођење и раст његовог пословања укључује опсежно планирање и управљање пројектима, а Кевин воли да своја искуства дели са другима како би им помогао у успеху.
[ниња_форм ид = 7]
Отворите свој ФрееЦонференце.цом налог и добијте приступ свему што вам је потребно за пословање или организацију, као што су видео и Дељење екрана, Заказивање позива, Аутоматске е -поруке, подсетници, И још много тога.
