Кључ за одржавање ефикасног формалног састанка је добро осмишљен дневни ред. Када се унапред припремите тако што ћете унапред написати дневни ред са детаљним информацијама о састанку, не само да ћете уштедети време за све укључене, већ ће и исход вероватно бити успешан.
Ево 5 ставки које увек треба да укључите при креирању ефикасног дневног реда састанка:
Ово би могао бити најважнији део дневног реда. У њему се наводи сврха састанка и исход или одлука коју се надате да ћете донијети на крају. Омогућава свима укљученима да јасно разумеју шта покушавате да постигнете и зашто се њихово учешће цени.
Када дневни ред укључује почетак са циљем, више сте фокусирани на крајњи резултат. док стварате остатак дневног реда састанка, побољшавајући ефикасност вашег састанка пре него што он и почне.
Када се циљ састанка утврди, припремите се за састанак са списком важних тема за дискусију.
Свака тема дискусије треба да помогне у постизању циља састанка. Листа може бити кратка, али треба бити довољно детаљна да се чланови тима могу припремити за састанак тима како би дали ефикасан допринос.
Уобичајен метод је да се свака тема постави као питање. Ово покреће процес размишљања за ваше учеснике и омогућава проверу његове релативности према циљу састанка.
Свака тема треба да има власника и одређено време за обраду теме. Власништво над темом обезбеђује одговорност. Временски оквир одржава састанак по распореду. Преузмите наш бесплатни дневни ред састанка овде: Преузимање агенде састанка ФрееЦонференце
Изазов се не појављује када се одлучује кога позвати, већ кога не. На овој листи би требали бити само људи који заиста требају бити на састанку.
Ако сте утврдили циљеве састанка и доделили теме састанка, требало би да имате добру основу за рад на довршавању листе посетилаца. Имајући то на уму, поставите себи три питања када разматрате сваког учесника састанка. Ако на било које питање одговорите потврдно, додајте га на листу тачака дневног реда:
Ако нисте сигурни, размислите о томе да његово или њено присуство буде необавезно. Уместо тога, увек можете послати резиме, снимак или транскрипцију након састанка. Записник са записничара није увек потребан.
Једна од највећих замерки на пословне састанке је то што су губљење времена. Управљање састанцима постаје лакше ако синхронизација траје око 30 минута. Поштујте време својих колега без губљења времена и губитка резултата.
Праћење је једнако важно као и сам састанак. На дну шаблон дневног реда састанка, корисно је укључити одељак у којем полазници могу да праве белешке, документују радње, одлуке и понети. Имајући овај одељак, организују се закључци донети на састанку и омогућава учесницима да визуелизују процес који треба да се деси након тога.
Током састанка могу се појавити неочекиване теме које усмеравају фокус од крајњег циља. Да бисте били у току и на време, „паркирајте“ дискусију ван теме на „Паркиралишту“, обично на крају дневног реда, да бисте се вратили ван претходног састанка. Још један уобичајен израз за ово је „Хајде да ово пребацимо ван мреже“.
Ово је посебно важно ако ће присутни на вашем састанку учествовати даљински. Уверите се да су сви детаљи конференције јасно назначени и тачни, укључујући позивне бројеве, приступни код и све везе до ваше собе за састанке на мрежи.
Или, направите састанак са ФрееЦонференце.цом и детаљи конференције ће бити унети у све позиве и подсетнике, заједно са дневним редом састанка.
Претходно обавештење даје учесницима време да се припреме за седницу одбора и да осигурају да немају никаквих сукоба у свом распореду.
Претходно обавештење даје присутнима време да се припреме за састанак и осигурају да немају никаквих сукоба у свом распореду.
Отворите свој ФрееЦонференце.цом налог и добијте приступ свему што вам је потребно за пословање или организацију, као што су видео и Дељење екрана, Заказивање позива, Аутоматске е -поруке, подсетници, И још много тога.
