У животу постоје 3 ствари које су неизбежне: смрт, порези и састанци ...
У реду ... можда је ту мало претеривања, али ако сте икада радили, велике су шансе да сте били на састанку. Иако се проценат продуктивних састанака може кретати између 33 и 70%, сви се можемо сложити да бисмо радије били на продуктивни састанци него оне непродуктивне. Велики фактор продуктивних састанака је Улоге у састанцима, који фокусирају дужности чланова састанка како би се осигурала ефикасна сесија - попут позиција у спортском тиму или различитих кувара у кухињи. Ево 4 главне улоге састанка које треба доделити сваком састанку.
"Не само да ћу бити део састанка, већ ћу бити и тамо на састанку!"
Најважнија позиција на састанку има 3 различите обавезе: Пре конференције, они би планирали и координирали дневни ред, место, опрему и посетиоце, решавајући све незгоде, резервације и неочекиване хитне случајеве.
Током конференције, они треба да усмере дискусије тако да то следи унапред дистрибуирани и договорени дневни ред. Одговорност је лидера да успостави улоге у састанцима и обезбеди једнаке могућности говора за све присутне, створи окружење у којем ће се сви полазници осећати пријатно доприносећи свим радионицама, као и свим идејама и дискусијама. Лидер је такође задужен за сву опрему као што су ПоверПоинтс, Дељење екрана, или друге слике.
Након састанка, вођа би требао ефикасно саопштити закључке и сљедеће кораке и додијелити одговорности свим члановима тима како би се избјегла забуна и неефикасност.
Ова улога састанка бележи кључне тачке који су направљени током састанка. Они би били посебно ефикасни да јесу осмислити дневни ред заједно са вођом, тако да нису само упознати са дневним редом, већ га могу и додати по потреби. Записничар такође дистрибуира дневни ред пре конференције, а потом дели белешке и закључке.
Ова улога састанка помаже вођи у времену проведеном на свакој тачки дневног реда. Мерилац времена мора имати јасно разумевање плана рада води разговор за састанак да на суптилан начин прате предвиђене временске интервале. Они би такође подсетили све учеснике састанка када остане 5-10 минута на тренутној тачки дневног реда, како би полазници имали бољи увид у управљање временом.
Нико не жели да буде цивил док игра мафију, али улога учесника игра велику улогу у успеху састанка. Главна дужност учесника је да допринесу дискусијама, било да се ради о тачкама дневног реда, браинстормингу или планирању. Учесници су продужеци вође на много начина; требало би да допринесу што је више могуће тачкама дневног реда, да створе угодно окружење за друге да размене своје идеје и да прате за то предвиђено време како би се састанак могао брзо завршити. Ако је вођа после састанка кратко дефинисао улоге за присутне, затражите појашњење како бисте избегли забуну.
Да би се повећала ефикасност редовних састанака, препоручујем ротирање улога међу различитим члановима тима. Када сваки полазник стекне општи осећај и искуство са сваком од улога, инспирисаће нове идеје за састанке, перспективе и учешће!
Отворите свој ФрееЦонференце.цом налог и добијте приступ свему што вам је потребно за пословање или организацију, као што су видео и Дељење екрана, Заказивање позива, Аутоматске е -поруке, подсетници, И још много тога.
