Si të keni një telefonatë të mirë konferencash

Një takim personal ka qenë tradicionalisht mënyra më efektive dhe e besueshme për t'u mbledhur, por me fuqinë punëtore në rritje dhe shtrirje në të gjithë globin, thirrjet e konferencës janë më të rëndësishme se kurrë. Nëse jeni një grup i madh ose i vogël për të mesme biznesin, nevojat tuaja unike kërkojnë komunikim të qartë dhe konciz.

Mendoni për një telefonatë konferencë si një tryezë konferencë virtuale ku të gjithë janë në dispozicion për të marrë pjesë në bisedë pavarësisht se ku janë. Thirrjet e konferencës lehtësojnë bashkëpunimin në grup dhe janë një alternativë e përsosur për takimin personal, duke ju kursyer kohë udhëtimi, shpenzime udhëtimi dhe akomodimi.

Por si keni një konferencë të mirë, një thirrje që është po aq e personalizuar, produktive dhe krijuese pa qenë fizikisht atje? Në këtë postim, ne do të mbulojmë këshillat kryesore për zhvillimin e takimeve të qeta telefonike nëse kjo është thirrja juaj e parë konferenciale ose po kërkoni mënyra për të përmirësuar çdo telefonatë të rëndësishme që këtej e tutje!

Jini në kohë dhe të organizuar për fillestarët

Ashtu si çdo takim i mbajtur personalisht, përpikëria është një pritje. Shfaqja në kohë ose edhe pak para fillimit të planifikuar është e konsiderueshme në shumë mënyra.

Së pari, ju jep një moment për të hyrë në dhomën e takimeve dhe për t'u njohur me cilësimet. Hidhni një sy përreth për të parë se ku është butoni i heshtjes dhe provoni çdo veçori shtesë që mund të jetë e dobishme gjatë thirrjes tuaj. Shihni se ku gjenden veçoritë që do të përdorni më shumë; "Fillimi", "Programi", etj.

Këshillë pro: Vini re muzikën e pritjes kur hyni në një takim? Kjo do të thotë që jeni në vendin e duhur dhe është një tipar i zhytur në mendime që u tregon mysafirëve që vijnë në internet se thirrja do të fillojë së shpejti.

Së dyti, përdorni këto pak momente për të kontrolluar mikrofonin dhe altoparlantët tuaj për të siguruar që nuk ka vështirësi teknike sapo thirrja e konferencës të jetë në lëvizje të plotë. Kjo do të zvogëlojë përçarjen dhe momentet e vështira të kaluara për zgjidhjen e problemeve.

Së treti, praktikoni një etiketë të vogël "thirrje konferencash". Nuk ka asgjë më shqetësuese sesa tingulli i rrudhosur i një qese me patate të skuqura ose reagimi nga zhurma e sfondit. Bëni gati kufjet tuaja, laptopin tuaj të ngarkuar plotësisht dhe çdo send tjetër që mund t'ju nevojitet - pa rostiçeri të zhurmshme! Pasi të keni kaluar disa momente për të organizuar veten dhe rrethinën tuaj për të qenë "gati për konferenca" do t'ju krijojë të lini një përshtypje të parë të mirë ose të kaloni me një takim produktiv.

Jini të përgatitur

Po prezantoni gjatë kësaj thirrje konferencë? Pritja? Bashkëpritje? Cili është qëllimi i këtij sinkronizimi?

Pasi të keni vendosur rolin tuaj, ju mund të planifikoni përpara dhe të prishni thirrjen e konferencës që të jetë lehtësisht e tretshme për pjesëmarrësit e tjerë. Duke ditur arsyen pse të gjithë po mblidhen, ju mund të siguroni një takim dinamik për njerëzit e duhur pa vonesë ose ndërlikime.

Konsideroni se cilat skedarë do të duhet të ndahen gjatë thirrjes në konferencë. Bëni ato në desktopin tuaj gati për t'u tërhequr dhe lëshuar në thirrje ose goditur Karakteristika e ndarjes së ekranit për t'u treguar pjesëmarrësve saktësisht atë që po shihni në ekranin tuaj.

Kur jepni mesazhin tuaj, përcillni qartë mendimet tuaja dhe paraqitni gjetjet ose prezantimin tuaj me një fillim, një mes dhe një fund. Ndonjëherë hapat e vëmendjes janë të shkurtra, kështu që duke praktikuar pjesën tuaj të takimit para kohe, ju mund të shpjegoni idenë tuaj dhe të ndiqni me lehtësi.

Cilado qoftë roli juaj, edhe pse vetëm si vëzhgues, planifikimi paraprak për të kuptuar qëllimin e thirrjes dhe krijimi i gatishmërisë do t'ju sigurojë që të filloni një takim pa probleme çdo herë.

Përmbajuni Axhendës

Ndonjëherë thirrjet konferenciale mund të çojnë në biseda të gjata, veçanërisht nëse jeni duke diskutuar përmbajtje të nivelit të lartë, duke shprehur opinione, duke ideuar objektiva krijues ose duke paraqitur ide novatore.

Për të siguruar që të gjithë të qëndrojnë në orar, merrni parasysh krijimin e një itinerari të lirshëm para takimit. Dërgojuni pjesëmarrësve një ose dy ditë përpara në mënyrë që ata të mund të shqetësohen për atë që do të vijë. Në atë mënyrë, ata do të kenë një ide më të mirë se çfarë të presin dhe mund të përgatisin pyetje ose të jenë gati për reagime para takimit.

Këshillë: Kërkojuni pjesëmarrësve të shkruajnë çdo pyetje që lind dhe lini një pjesë të kohës në fund për t'iu përgjigjur atyre. Nëse koha mbaron, thjesht pyesni të gjithë që të përfshijnë pyetjen e tyre në një email që do të marrë përgjigje dhe do të dërgohet më vonë gjatë ditës. Ose përdorni veçorinë e bisedës në platformën tuaj të konferencës për të ndarë pyetje dhe komente në kohë reale.

Gjithashtu, për të ndihmuar në minimizimin e kalimit jashtë orarit, ndoshta ia vlen të merret parasysh nëse konferenca juaj duhet të përfshijë një komponent video konferencash. Kjo mund të funksionojë mirë në situata kur sugjerimet vizuale janë të dobishme për të marrë një vendim si gjatë një interviste virtuale.

Regjistroni thirrjen e konferencës

Takimi tjetër, provoni të godisni rekordin për të ruajtur tani dhe shikoni më vonë, dhe do të shihni se sa e vlefshme është kjo veçori.

Regjistroni gjithçka që ndodhi në takim për ata që nuk mund të marrin pjesë në një konferencë të planifikuar. Shtë një mënyrë perfekte për të kaluar pikat kryesore, për të fituar qartësi, për të zgjedhur copëzat e vogla të mençurisë ose për të parë se si keni arritur nga pika A në B.

Kur regjistroni një telefonatë konferencë, ju jeni në gjendje t'i kushtoni vëmendjen tuaj të plotë asaj që po ndodh para jush. Bëni shënime një gjë të së kaluarës kur mund të jeni të pranishëm dhe të dëgjoni plotësisht. Pasi të ketë përfunduar sinkronizimi, mund ta shikoni dhe zgjidhni dhe zgjidhni pjesët e rëndësishme që ndikojnë tek ju dhe puna juaj.

Një përfitim tjetër i regjistrimit; Ju merrni pamjen e plotë se si u mor një vendim. Duke kapur takimin nga fillimi në fund, ju keni një histori të procesit të plotë të zhvillimit. Asnjë ide apo koment nuk lihet në anë të rrugës. Çdo hap i vendimit të marrë që ju çoi atje ku jeni është në dispozicion në majë të gishtave tuaj për të lexuar dhe diskutuar.

Së fundmi, regjistrimet e takimeve nxisin veprimin për të krijuar llogaridhënie mes pjesëmarrësve. Kur projektet dhe ndryshimet i ndahen një burimi të caktuar, regjistrimi jep detaje dhe qartësi dhe mund të konsiderohet si një "hartë dhe plan veprimi" verbal për të kryer punën.

Nga këtu e tutje, ekziston vetëm një gjë e tillë si një telefonatë e mirë konferencash.

Sinkronizimi tjetër që keni, pavarësisht nëse bëhet fjalë vetëm për një takim telefonik ose i zgjeruar me video, ndiheni të sigurt duke ditur se po merrni po aq nga një takim në internet sa do të kishit personalisht.

Nuk ka asnjë arsye pse fuqia juaj punëtore në rritje nuk mund t'i mbajë linjat e komunikimit të hapura - kudo në çdo kohë. Qëndroni në kontakt me të gjithë nga ekipi juaj i menjëhershëm deri tek punësimet e reja tek klientët potencialë në të gjitha anët e botës me mjete falas për thirrje konferencash që ju fuqizojnë të qëndroni të lidhur.

Lërini FreeConference.com t'u sigurojë bizneseve tuaja në rritje atë që i nevojitet për të prodhuar punë të mirë, për të mbetur konkurrues dhe për ta mbajtur komunikimin të lehtë për t'u përdorur. Me shërbime falas për thirrjen e konferencave dhe thirrje video konferencë falas, mund të qëndroni të sintonizuar me fuqinë tuaj punëtore, këtu ose jashtë vendit duke përdorur teknologji që siguron audio të nivelit të lartë dhe cilësi të shkëlqyeshme të videos. Tabela juaj e thirrjeve virtuale të konferencave sapo u bë shumë më e madhe!