Ka 3 gjëra në jetë që janë të pashmangshme: vdekja, taksat dhe takimet ...
Në rregull... ndoshta është pak ekzagjerim, por nëse keni punuar ndonjëherë, ka shumë mundësi që të keni qenë në një takim. Ndërsa përqindja e takimeve produktive mund të shkojë nga 33 në 70%, të gjithë mund të biem dakord që do të preferonim të ishim në takime produktive sesa në ato joproduktive. Një faktor i madh i takimeve produktive janë Rolet e Takimit , të cilat përqendrojnë detyrat e anëtarëve të takimit për të siguruar një seancë efektive -- pak a shumë si pozicione në një ekip sportiv ose kuzhinierë të ndryshëm në një kuzhinë. Ja 4 role kryesore të takimit që duhet t'i caktohen çdo takimi.
"Jo vetëm që do të jem pjesë e takimit, por do të jem atje duke udhëhequr takimin!"
Pozicioni më i rëndësishëm në takim ka 3 detyrime të ndryshme: Para konferencës, ata do të planifikonin dhe koordinonin agjendën, vendin, pajisjet dhe pjesëmarrësit, duke trajtuar të gjitha fatkeqësitë, rezervat dhe emergjencat e papritura.
Gjatë konferencës, ata duhet të drejtojnë diskutimet në mënyrë që të ndjekë axhendën e para-shpërndarë dhe të rënë dakord. Leadershtë përgjegjësi e udhëheqësit që të krijojë rolet e takimit dhe të sigurojë mundësi të barabarta të të folurit për të gjithë pjesëmarrësit, të krijojë një mjedis që të gjithë pjesëmarrësit të ndihen rehat duke kontribuar në të gjitha punëtoritë, si dhe të gjitha stuhitë dhe diskutimet. Drejtuesi është gjithashtu përgjegjës për çdo pajisje të tillë si PowerPoints, Ndarja e ekranit, ose pamje të tjera vizuale.
Pas takimit, udhëheqësi duhet të komunikojë në mënyrë efektive se cilat janë përfundimet dhe hapat e ardhshëm, dhe të caktojë përgjegjësi për të gjithë anëtarët e ekipit për të shmangur konfuzionin dhe joefikasitetin.
Ky rol në takim regjistron pikat kryesore që ngrihen gjatë takimit. Ata do të ishin veçanërisht efektivë nëse e hartojnë rendin e ditës së bashku me udhëheqësin, në mënyrë që jo vetëm të jenë të njohur me rendin e ditës, por edhe të mund t'i shtojnë asaj kur është e nevojshme. Regjistruesi gjithashtu shpërndan rendin e ditës para konferencës dhe shpërndan shënimet dhe përfundimet më pas.
Ky rol i takimit e ndihmon udhëheqësin me kohën e shpenzuar për secilën pikë të rendit të ditës. Kohëmatësi duhet të ketë një kuptim të qartë të rendit të ditës për të drejtuar bisedën për takimin, në mënyrë që të ndjekë intervalet kohore të caktuara në një mënyrë delikate. Ai gjithashtu do t'u kujtojë të gjithë pjesëmarrësve në takim kur kanë mbetur 5-10 minuta për pikën aktuale të rendit të ditës, në mënyrë që pjesëmarrësit të kenë një vlerësim më të mirë të menaxhimit të kohës.
Askush nuk dëshiron të jetë civil kur luan Mafia, por roli i pjesëmarrësit luan një rol të madh në suksesin e takimit. Detyra kryesore e pjesëmarrësve është të kontribuojnë në diskutime, qofshin ato pika të rendit të ditës, stuhi mendimesh apo planifikim. Pjesëmarrësit janë zgjerimet e udhëheqësit në shumë mënyra; ata duhet të kontribuojnë sa më shumë që të jetë e mundur në pikat e rendit të ditës, të krijojnë një mjedis të rehatshëm që të tjerët të ndajnë idetë e tyre dhe të mbajnë shënime kohën e caktuar në mënyrë që takimi të përfundojë menjëherë. Nëse udhëheqësi doli shkurt duke përcaktuar rolet për të pranishmit pas takimit, kërkoni sqarime për të shmangur konfuzionin.
Për të rritur efektivitetin e takimeve të rregullta, unë rekomandoj ndërrimin e roleve midis anëtarëve të ndryshëm të ekipit. Sapo secili pjesëmarrës të ketë një kuptim dhe përvojë të përgjithshme me secilin nga rolet, ai do të frymëzojë ide, perspektiva dhe pjesëmarrje të reja takimi!
Krijo llogarinë tënde në FreeConference.com dhe merr akses në gjithçka që të nevojitet që biznesi ose organizata jote të fillojë punën menjëherë, si video dhe Ndarja e Ekranit , Planifikimi i Thirrjeve , Ftesat Automatike me Email, Kujtesat dhe më shumë.
