Një takim virtual nuk ka gjasa të zëvendësojë tërësisht takimet personale, por me zgjerimin e shpejtë dhe zhvillimin e teknologjive, kompanitë po ulin kostot për kryerjen e takimeve virtuale ndërsa anëtarët e ekipit janë gjeografikisht të ndarë. Ndërsa takimet efektive në përgjithësi ndjekin një udhëzues të ngjashëm, duke bërë punë virtuale në salla e takimeve në internet mund të paraqesë një grup unik sfidash -- këtu janë 3 këshilla për takime për të pritur takimet më të mira virtuale.
Kjo mund të zbatohet për takimet në përgjithësi, por një takim virtual mund të jetë më i ndjeshëm ndaj humbjes së përqendrimit ose produktivitetit nëse anëtarët e ekipit thjesht po i lexojnë tekst njëri -tjetrit, ose po dëgjojnë për një temë për herë të parë. Caktoni pak detyra shtëpie dhe sigurohuni që axhenda të shpërndahet mirë para fillimit, në mënyrë që anëtarët e ekipit të mund të rregullojnë mendësinë e tyre dhe të zhvillojnë një vrull duke shkuar në konferencën virtuale.
Përgatitja gjithashtu përfshin njohjen e aspekteve teknike të salla e takimeve në internetMe Sigurohuni që takimi të fillojë pavarësisht nga një vështirësi teknike dhe të jeni mjaft të shkathët për të dhënë këshilla për anëtarët e ekipit që kanë pyetje teknike.
Etiketa e takimit të ekipit është më e rëndësishme në një dhomë takimesh virtuale sesa një takim normal. Këtu janë disa rregulla që duhet të zbatohen: ndaloni kryerjen e shumë detyrave, nëse anëtarët e ekipit bëjnë diçka tjetër ose bëjnë një bisedë anësore ndërsa takimi fillon, e bën thirrjen e konferencës të padobishme. Dy mënyra për t'iu qasur këtij problemi janë aktivizimi dhe çaktivizimi i videos dhe heshtja e telefonuesve të panevojshëm.
Lejoni secilit anëtar të ekipit një shans për të folur, fokusimi tashmë është i vështirë për tu mbajtur në një takim të rregullt, mirësjellja e takimit të ekipit duhet të jetë shumë tërheqëse kur është punë virtuale ose përndryshe produktiviteti është në rrezik. Krijoni një atmosferë gjithëpërfshirëse ku anëtarët e ekipit ndjehen të lirë të flasin pa frikën e kritikave ose ndërprerjeve.
Normalisht kur mbaron një takim personal, anëtarët e ekipit mblidhen rreth ftohësit të ujit për të diskutuar se çfarë u pëlqen dhe nuk u pëlqen për atë që ndodhi. Kjo mund të jetë e paarritshme në video thirrjet pasi pjesëmarrësit janë fizikisht të ndarë, por është e rëndësishme që ekipi të krijojë besim dhe kimi.
Ka 2 mënyra për t'iu qasur kësaj: njëra është formalizimi i saj; të gjithë të japin reagimet e tyre në lidhje me takimin pa pasoja në mënyrë që të promovohet transparenca brenda ekipit. Tjetra është qasja joformale, siç është biseda më e ftohtë e ujit. Dilni si moderator pas takimit dhe lejoni anëtarët e ekipit të flasin mes vete për 10 minuta të tjera. Dialogu dhe reagimet e palidhura mund të zhvillojnë marrëdhënie pune dhe të përmirësojnë etiketën e takimit të ekipit në të ardhmen.
Krijoni llogarinë tuaj FreeConference.com dhe merrni qasje në gjithçka që ju nevojitet që biznesi ose organizata juaj të dalë në shesh, si video dhe Ndarja e ekranit, Planifikimi i thirrjeve, Ftesa të automatizuara me email, Kujtesa, Dhe më shumë.
