Kako do bolj produktivnega projektnega srečanja

Čeprav so sestanki pomembna za olajšanje sodelovanja med projektnim sestankom, so lahko velika izguba časa. Pravzaprav, večina ljudi meni, da je približno polovica sestankov, ki se jih udeležijo, »zapravljenega časa«, in to jih ne samo frustrira, ampak jim tudi otežuje, da ostanejo osredotočeni na nalogo, ki jo imajo.
Posledično je ključnega pomena, da najdete načine, kako narediti svoje projektne sestanke bolj produktivne. To bo pomagalo spremeniti način, kako vaša ekipa gleda na sestanke, kar bo nato te sestanke spremenilo v koristen prostor, kjer bodo ljudje poiskali pomoč pri težavah, ponudili predloge drugim in prejemali posodobitve o splošnem stanju projekta.
To je lažje reči kot narediti, zato se prepričajte, da uporabite naslednjo taktiko srečanja, da boste kar najbolje izkoristili svoj naslednji projektni sestanek.

Ustvarite dnevni red in ga razširjajte

Prva stvar, ki jo morate narediti za bolj produktiven projektni sestanek, je določiti, o čem natančno se bo razpravljalo, ko bodo vsi v isti sobi. Sestavljanje dnevnega reda vam bo pomagalo odgovoriti na vprašanje »čemu je to srečanje?« kar pomaga razjasniti, ali je sestanek res potreben ali ne.
Poleg tega je pomembno, da ta dnevni red pošljete vsem udeležencem sestanka vsaj en cel dan vnaprej. To jim bo pomagalo dobiti predstavo o tem, za kaj gre na sestanku, in v primeru, da boste razpravljali o nečem novem, bo ljudem pomagalo, da začnejo razmišljati o stvareh, preden gredo na sestanek.
Na tej točki, če želite, da ljudje še kaj storijo, preden pridejo na sestanek, se prepričajte, da to poveste tako, da je vaš dnevni red. Na primer, če želite, da nekaj preberejo ali če želite, da zberejo nekaj podatkov, je pametno, da jim poveste, naj to storijo vnaprej, tako da lahko skočite takoj, ko se projektni sestanek začne.

Postavite in spoštujte časovne omejitve

Del tega, zaradi česar se sestanek zdi neproduktiven, je prekoračitev časa, namenjenega zanj. Sestanki obstajajo za posebne namene in če se začnete oddaljiti od naloge, ki ste jo opravili, vam zlahka zmanjka časa in morate sestanek bodisi podaljšati bodisi ga končati, ne da bi dosegli svoj cilj.
Dober način, da se to ne bi zgodilo, je, da določite časovno omejitev za vsako točko dnevnega reda in se je držite. Če se pojavi nekaj, kar bo povzročilo, da boste presegli predvideni čas, razmislite o tem, da to točko objavite; vedno lahko načrtujete nov sestanek z drugo skupino ljudi, da se o tem pogovorite pozneje. Takšna prekinitev dela bo pripomogla tudi k uspešnejši vaši projektni skupini.
Končno lahko uporabite tudi časovnike, ki vam pomagajo spoštovati časovne omejitve in vzdrževati sestanek po urniku. S tem ne boste le pomagali, da boste bolj produktivni, ampak bo tudi vaši ekipi dokazalo, da spoštujete njihov čas in bo storilo vse, da ga ne bi zapravljali.

Spravite prave ljudi v sobo

Del ključa do produktivnega projektnega sestanka je zagotoviti, da so prisotni pravi ljudje in samo pravi ljudje. Nič ni hujšega kot preživeti eno uro na sestanku, na katerega se vam ni bilo treba udeležiti, in če se to zgodi, je to v veliki meri zato, ker organizator sestanka ni porabil dovolj časa, da bi vprašal, kdo res mora biti tam.
Da bi vam to pomagali, razmislite o različnih vrstah sestankov, ki jih morda imate, kot so:

• Odločitveni sestanki: Namen tega srečanja je sodelovanje in iskanje najboljše poti naprej, kar pomeni, da morajo biti zraven le tisti, ki projekt razumejo v celoti. Vsi ostali bodo samo dodatni, zato se bo srečanje zdelo nesmiselno.
• Delovni sestanki: Te se zgodijo, ko morajo ljudje sodelovati pri določeni nalogi in na sestanku morajo biti samo tisti, ki so odgovorni za dokončanje te naloge.
• Sestanki za povratne informacije: To daje managerjem možnost, da od svoje ekipe slišijo, kaj deluje in kaj ne. Dobro je, da jih imate v celotnem življenjskem ciklu projekta, da lahko ljudje spregovorijo, ko nekaj ne gre dobro. In odvisno od velikosti vaše ekipe, je to edina vrsta sestanka, kjer bodo morda morali biti prisotni vsi.

Uporabite prava orodja

Orodja, ki jih uporabljate, bodo prav tako imela veliko vlogo pri določanju, kako produktivni so vaši sestanki. Skupna raba zaslona, ​​videokonference in tabla vam na primer olajšajo sodelovanje z ljudmi v sobi, zaradi česar je vaše srečanje učinkovitejše. In vsa ta orodja in še več ponuja FreeConference.com.
Pomen ustreznih orodij je na današnjih delovnih mestih še toliko večji. Toliko podjetij ima več lokacij ali ljudem to omogoča delo na daljavo, kar pomeni, da so ljudje razporejeni po različnih mestih ali državah. Z uporabo prave tehnologije se lahko zdi, da so vsi v isti sobi, kar vam olajša organizacijo produktivnega projektnega sestanka.

Preobrazite svoj naslednji projektni sestanek

Poskrbite, da boste v proces načrtovanja sestanka vključili svojo ekipo in zbrali povratne informacije od njih, da boste lahko izboljšali svoj proces sestanka. Uporaba taktik, o katerih smo razpravljali, vam bo pomagala spremeniti sestanke iz nadležnih zapravljalcev časa v priložnosti za sodelovanje in inovacije.

O Avtor: Kevin Conner je podjetnik, ki ima v lasti več podjetij, vključno z Širokopasovno iskanje, storitev, namenjena pomoči ljudem in podjetjem pri iskanju širokopasovnega interneta najboljše vrednosti. Vodenje in rast njegovega podjetja vključuje obsežno načrtovanje in vodenje projektov, Kevin pa rad deli svoje izkušnje z drugimi, da jim pomaga pri uspehu.

[ninja_form id = 7]