Kako imeti dober konferenčni klic

Osebni sestanek je bil tradicionalno najučinkovitejši in najzanesljivejši način sklica, vendar so z naraščanjem in širjenjem delovne sile po vsem svetu konferenčni klici pomembnejši kot kdaj koli prej. Če ste velika ali majhna skupina za srednje velika podjetja, vaše edinstvene potrebe zahtevajo jasno in jedrnato komunikacijo.

Pomislite na konferenčni klic kot na virtualno konferenčno mizo, kjer so vsi na voljo za sodelovanje v pogovoru, ne glede na to, kje se nahajajo. Konferenčni klici olajšajo skupinsko sodelovanje in so odlična alternativa osebnemu srečanju ter vam prihranijo čas na poti, potne stroške in nastanitev.

Kako pa imate dober konferenčni klic, ki je prav tako oseben, produktiven in ustvarjalen, ne da bi bil tam fizično? V tem prispevku bomo obravnavali glavne nasvete za nemoteno vodenje telefonskih sestankov, ne glede na to, ali je to vaš prvi klic ali iščete načine za izboljšanje vsakega pomembnega klica od zdaj naprej!

Bodite pravočasni in organizirani za začetek

Tako kot vsako osebno srečanje je točnost pričakovanje. Prikaz pravočasno ali celo le malo pred načrtovanim začetkom je v marsičem premišljen.

Najprej vam daje trenutek, da vstopite v sejno sobo in se seznanite z nastavitvami. Ozrite se okoli, da vidite, kje je gumb za izklop zvoka, in preizkusite vse dodatne funkcije, ki bi vam lahko bile koristne med klicem. Oglejte si, kje se nahajajo funkcije, ki jih boste največ uporabljali; »Start«, »Urnik« itd.

Nasvet: Opazite glasbo za zadržanje, ko vstopite na sestanek? To pomeni, da ste na pravem mestu in je premišljena funkcija, ki gostom, ki prihajajo na splet, nakazuje, da se bo klic kmalu začel.

Drugič, izkoristite teh nekaj trenutkov, da preverite mikrofon in zvočnike, da se prepričate, da ni tehničnih težav, ko je konferenčni klic v polnem teku. To bo zmanjšalo motnje in neprijetne trenutke odpravljanja težav.

Tretjič, vadite malo bontona »konferenčnega klica«. Nič ni močnejšega od škripanja zvoka vrečke čipov ali povratnih informacij hrupa v ozadju. Slušalke imejte pripravljene, prenosni računalnik je popolnoma napolnjen in vse ostalo, kar boste morda potrebovali pri roki - brez hrupnega prigrizka! Če boste nekaj časa namenili sebi in okolici, da boste pripravljeni na konferenčne klice, boste pustili dober prvi vtis ali nadaljevali s produktivnim srečanjem.

Bodi pripravljen

Ali predstavljate med tem konferenčnim klicem? Gostovanje? So-gostovanje? Kaj je namen te sinhronizacije?

Ko določite svojo vlogo, lahko vnaprej načrtujete in prekinete konferenčni klic, da bodo lahko prebavljivi za druge udeležence. Če poznate razlog, zakaj se vsi združujejo, lahko zagotovite dinamično srečanje za prave ljudi brez odlašanja ali zapletov.

Razmislite, katere datoteke boste morali dati v skupno rabo med konferenčnim klicem. Pripravite jih na namizje, da jih povlečete in spustite v klic ali pritisnete Funkcija skupne rabe zaslona udeležencem pokazati točno tisto, kar vidite na svojem zaslonu.

Ko posredujete svoje sporočilo, jasno prenesite svoje misli in predstavite svoje ugotovitve ali predstavitev z začetkom, sredino in koncem. Včasih pozornosti primanjkuje, zato lahko predčasno vadite svoj del sestanka in mu z lahkoto razložite svojo idejo in se lotevate lova.

Ne glede na vašo vlogo, četudi le kot opazovalka, boste vnaprej načrtovali razumevanje namena klica in vzpostavili vzajemno pot, kar vam bo zagotovilo, da boste vsakič brezhibno sestali.

Držite se dnevnega reda

Včasih lahko konferenčni klici vodijo do dolgotrajnih pogovorov, še posebej, če razpravljate o vsebini na visoki ravni, izražate mnenja, razmišljate o ustvarjalnih ciljih ali predstavljate prelomne ideje.

Če želite zagotoviti, da vsi ostanejo po urniku, razmislite o ustvarjanju ohlapnega načrta poti pred sestankom. Pošljite ga udeležencem dan ali dva vnaprej, da bodo lahko preučili, kaj sledi. Tako bodo imeli boljšo predstavo o tem, kaj lahko pričakujejo, pred sestankom pa lahko pripravijo vprašanja ali bodo pripravljeni na povratne informacije.

Nasvet: Udeležence prosite, naj zapišejo vsa vprašanja, ki se pojavijo, in na koncu vzemite čas, da nanje odgovorite. Če zmanjka časa, preprosto prosite vse, naj svoje vprašanje vključijo v e -poštno sporočilo, na katerega bodo odgovorili in ga poslali čez dan. Ali pa uporabite funkcijo klepeta na konferenčni platformi za izmenjavo vprašanj in komentarjev v realnem času.

Da bi zmanjšali nadure, je morda vredno razmisliti, ali bi morala vaša konferenca vključevati komponento za videokonference. To bi lahko dobro delovalo v situacijah, ko so vizualni znaki v pomoč pri odločanju, na primer med virtualnim razgovorom.

Posnemite konferenčni klic

Na naslednjem sestanku poskusite doseči rekord, da ga shranite zdaj in si ga oglejte pozneje, in videli boste, kako dragocena je ta funkcija.

Ujemite vse, kar se je zgodilo na sestanku za tiste, ki se ne morejo udeležiti načrtovanega konferenčnega klica. To je odličen način, da prečkate vrhunce, pridobite jasnost, izberete drobce modrosti ali vidite, kako ste prišli od točke A do točke B.

Ko snemate konferenčni klic, ste lahko v celoti pozorni na dogajanje pred vami. Zapišite zapiske v preteklost, ko ste lahko prisotni in v celoti poslušate. Ko je sinhronizacija končana, si jo lahko ogledate in izberete pomembne dele, ki vplivajo na vas in vaše delo.

Še ena prednost snemanja; Dobili boste celotno sliko o tem, kako je bila odločitev sprejeta. Če zajamete sestanek od začetka do konca, imate zgodovino celotnega razvojnega procesa. Nobena ideja ali komentar ne ostaneta ob strani. Vsak korak sprejete odločitve, ki vas je pripeljala do tega, kar ste, je na dosegu roke, da si ogledate in razpravljate.

Nazadnje, posnetki sestankov vodijo k ustvarjanju odgovornosti med udeleženci. Ko so projekti in spremembe dodeljeni določenemu viru, posnetek vsebuje podrobnosti in jasnost ter se lahko obravnava kot besedni "zemljevid in akcijski načrt" za opravljanje dela.

Od tu naprej je samo dober konferenčni klic.

Naslednjo sinhronizacijo, ne glede na to, ali gre zgolj za telefonski sestanek ali izboljšano z videom, počutite samozavestno, saj veste, da od spletnega srečanja dobite prav toliko, kot osebno.

Ni razloga, da vaša vse večja delovna sila ne more ohraniti široko odprtih komunikacijskih linij - kjer koli in kadar koli. Ostanite v stiku z vsemi, od vaše neposredne ekipe do novih zaposlitev potencialnih strank z vseh koncev sveta brezplačna orodja za konferenčne klice ki vam omogočajo, da ostanete povezani.

Naj FreeConference.com vašim rastočim podjetjem zagotovi tisto, kar potrebuje za dobro delo, ostane konkurenčen in komunikacijo olajša. Z brezplačnimi storitvami konferenčnih klicev in brezplačne videokonferenčne klice, lahko spremljate svojo delovno silo tukaj ali v tujini s tehnologijo, ki zagotavlja vrhunski zvok in odlično kakovost videa. Vaša navidezna miza za konferenčne klice je pravkar postala veliko večja!