5 načinov, kako na srečanjih še vedno izgubljate čas (in kako to spremeniti!)

Spoznaj Janeza:

Danes je dan!

»Bip bip bip,« alarm pametnega telefona prekine dolgo tišino spanja in Johna zbudi za še en delovni dan. Ko se njegove misli začnejo zbliževati, ga zadene: to ni le »še en delovni dan«, je največje srečanje v njegovi mladi karieri.

Janez je bil vedno priden delavec; pogosto je prvi v pisarni in zadnji, ki odide, delo vedno opravi pravočasno, včasih pa celo pomaga sodelavcem pri rokih.

Kljub svoji delovni etiki je bil John vedno ... spregledan. Bil je zadnji v svojem razredu, ki je napredoval, in se je vedno trudil, da bi prejel kakršno koli pozornost svojih nadrejenih.

Toda vse to se danes konča. To je priložnost, ki jo je John čakal.

»V redu, John, globoko vdihni,« si zamrmra John in tiho jé kosmiče. Kapljica mleka mu teče po bradi, vendar je preveč zaposlen, da bi to opazil - misli lahko le na velik sestanek.

»Veliko je na kocki in ta sestanek mora potekati odlično. Za pomemben sestanek bi moral iti skozi korake do uspeha."

#1 Vnaprej pripravim svoje udeležence

Ljudje organizirajo sestanek: Zato moram povabiti vse, ki so potrebni, in še enkrat preveriti seznam udeležencev. Tako se lahko odločitve sprejemajo na sestanku.

Poslal sem tudi e-pošto z vsemi predstavitvenimi materiali in viri, ki jih bo moje srečanje potrebovalo. Ker se bo še veliko pogovarjati, sem poskrbel, da so vsa pripravljalna dela opravljena.

#2 Dober program

Imeti in razdeliti vnaprej pripravljen dnevni red je najpomembnejši dejavnik uspešnega srečanja, saj vam omogoča, da določite cilje, opozorite druge in prevzamete nadzor nad mojo konferenco.

Moj dnevni red vključuje tudi osebni kontrolni seznam, ki mi pomaga zmeriti tempo konference.

Udeleženci imajo le omejen razpon pozornosti, zato je upravljanje časa ključnega pomena!

#3 Ustvarjanje vključujočega okolja za srečanje

Ko se sestanek začne, bom vsem svojim članom rekel, naj izklopijo vse nepotrebne tehnologije. Ker je treba sprejeti veliko pomembnih odločitev, je zadnja stvar, ki jo potrebujem, motnje, pametni telefoni pa so lahko največji portal zanje.

Poskrbeti bom moral tudi za to, da bodo imeli vsi možnost spregovoriti in se počutili udobno, ko sem iskren glede naše situacije.

Vedno ostanite na temi.

#4 Uporaba "parkirnega mesta"

Ko že govorimo o tem, da ostanem pri temi, je Parkirišče lahko prihranek za pokvarjen sestanek, saj zagotavlja ponovni pregled »vrednih« tem, hkrati pa mi daje dovoljenje, da pogovor usmerim nazaj na dnevni red.

Če udeleženec sestanka opozori na vprašanje, ki ni pomembno za dnevni red, bom njegovo idejo zapisal v razdelek Parkirišče dnevnega reda in mu povedal, da si jo lahko ponovno ogledamo pozneje.

#5 Sledenje

Z nekaj sreče bo srečanje potekalo gladko in bo izpolnilo vse svoje cilje -- vedno pa obstaja možnost, da kaj ne bo šlo po načrtih.

Končati bom moral tako, da ponovno navedem vse akcijske načrte, o katerih smo se dogovorili med sestankom, vključno s tem, komu je bila dodeljena posamezna naloga in kakšen je njihov rok.

Vse informacije in odločitve bom zagotovo delil tudi z morebitnimi neudeleženci, da ne bodo izključeni.

John se tiho zasmeji in se treplja po hrbtu ...

»Dober pogovor. Naredil sem vse, kar sem lahko, za največji dogodek v svoji karieri. Upam, da se bo trdo delo poplačalo."

Po tem, ko si je z bližnjim prtičkom potegnil kotičke ust, vstane od mizice in zapusti kuhinjo.

John si nadene svojo srečno obleko in kravato, globoko vdihne in odide skozi vrata.

Sončno je.

Nimate računa? Prijavite se zdaj!

[ninja_form id = 7]