3 preprosti koraki do najboljšega virtualnega srečanja, ki ste ga kdaj gostili

Navidezni sestanek verjetno ne bo v celoti nadomestil osebnih sestankov, vendar podjetja s hitro širitvijo in razvojem tehnologij zmanjšujejo stroške izvajanja virtualnih srečanj, medtem ko so člani skupine geografsko ločeni. Čeprav učinkovita srečanja na splošno sledijo podobnim smernicam, virtualno delo v spletna sejna soba lahko predstavlja edinstven nabor izzivov -- tukaj so trije nasveti za sestanke za gostovanje najboljših virtualnih sestankov.

1) Tako kot pri osebnih sestankih pripravite virtualno delo pred konferenčnim klicem

To lahko velja za sestanke na splošno, vendar je virtualno srečanje lahko bolj dovzetno za izgubo osredotočenosti ali produktivnosti, če člani skupine samo berejo besedilo drug drugemu ali prvič slišijo o temi. Dodelite malo domače naloge in poskrbite, da bo dnevni red razdeljen že pred začetkom, tako da si bodo člani ekipe lahko prilagodili miselnost in razvili nekaj zagona v virtualnem konferenčnem klicu.

Priprava vključuje tudi poznavanje tehničnih vidikov spletna sejna soba. Poskrbite, da se lahko sestanek začne kljub tehničnim težavam, in bodite dovolj iznajdljivi, da dajete nasvete članom ekipe, ki imajo tehnična vprašanja.

2) Bonton virtualnega srečanja je še vedno pomemben za virtualno delo

Bonton skupinskega sestanka je v virtualni sejni sobi pomembnejši od običajnega srečanja. Tukaj je nekaj pravil, ki jih je treba uveljaviti: prepovedati večopravilnost, če člani skupine počnejo kaj drugega ali se med sestankom pogovarjajo, zaradi česar je konferenčni klic neuporaben. Temu problemu se lahko približate na dva načina: vklop in izklop videa ter izklop zvoka nepotrebnih klicateljev.

Dovolite vsakemu članu ekipe priložnost, da govori, saj se osredotočenost na rednem sestanku že težko vzdržuje. Ustvarite vključujoče vzdušje, v katerem se člani ekipe lahko pogovarjajo brez strahu pred kritiko ali prekinitvami.

3) Vaša spletna soba za sestanke ne sme biti "samo za delo"

Običajno se ob osebnem srečanju člani ekipe zberejo okoli hladilnika vode, da bi razpravljali o tem, kaj jim je všeč in kaj jim ni všeč glede tega, kar se je zgodilo. To je pri video klicih nedosegljivo, saj so udeleženci fizično ločeni, vendar je pomembno, da ekipa gradi zaupanje in kemijo.

K temu lahko pristopite na dva načina: eden je, da ga formalizirate; naj vsi posredujejo povratne informacije o sestanku brez posledic, da bi spodbudili preglednost v skupini. Drugi je neformalen pristop, saj je večina vode hladnejša. Po sestanku se odjavite kot moderator in dovolite članom ekipe, da se med seboj pogovarjajo še 2 minut. Nepovezani dialog in povratne informacije lahko razvijejo delovne odnose in okrepijo bonton srečanja v prihodnosti.

Nimate računa? Prijavite se zdaj!

[ninja_form id = 7]