Ako úspešne zorganizovať veľký konferenčný hovor alebo podujatie

Väčšinou sú dôležité veľké konferenčné hovory. Naladí sa veľa ľudí a veľa sa môže pokaziť. Riadenie konferenčných hovorov a udalostí prináša množstvo stresových faktorov, ale nemali by medzi nimi byť technické problémy. Tu vo FreeConference máme schopnosti a know-how, ktoré vám pomôžu bezchybne zvládnuť perfektný a dôležitý hovor s najlepším softvérom pre videokonferencie. Ak ste však stále nervózni, pozrite sa na našich 5 najlepších tipov na úspešné naplánovanie veľkého konferenčného hovoru.

Uistite sa, že sú všetci na tej istej stránke:

Rozosielajte pozvánky každému, koho očakávate, že bude telefonovať. Nezabudnite poslať program schôdze, najmä ak má niekoľko rečníkov, aby každý vedel a porozumel pracovnému poriadku. Ak ste si termín schôdzky stanovili v dostatočnom predstihu, pokračujte pripomenutím deň alebo dva pred telefonátom. FreeConference ponúka jednoduchý a efektívny spôsob odosielania pozvánok a pripomenutí niekoľkými kliknutiami na tlačidlo.

Urobte si plán:

Okrem zisťovania priebehu vášho nadchádzajúceho konferenčného hovoru by ste mali svojho poskytovateľa služieb informovať o počte ľudí, od ktorých očakávate, že sa k vám počas hovoru pripoja. Služby, ako napríklad FreeConference, sú vybavené špecializovaným personálom, ktorý urobí všetko pre to, aby bolo zaistené najlepšie možné spojenie pre všetkých vašich účastníkov. V závislosti od počtu ľudí, ktorých by ste chceli počas hovoru využiť, je najlepšie spojiť sa s pracovníkmi podpory v dňoch pred udalosťou, aby ste s nimi mohli spolupracovať na vyhladení akýchkoľvek predvídateľných zauzlení.

Zavolajte posily:

Správa konferenčných hovorov a udalostí je náročná práca; nebojte sa požiadať o pomoc. Ak ste hlavným moderátorom a zároveň hostiteľom konferenčného hovoru s veľkým počtom poslucháčov, požiadajte o pomoc sprostredkovateľa. Tak budete mať k dispozícii ďalšiu sadu rúk, ktorá vám pomôže s akýmikoľvek technickými problémami, s ktorými sa môžu vaši účastníci stretnúť, keď budete v strednom veku. Facilitátor môže tiež monitorovať ovládanie moderátora a zaznamenať si všetkých účastníkov, ktorí môžu mať naliehavú otázku, pomocou funkcie Hand-Raise.

Prehrať späť:

Ak usporadúvate zdĺhavú prezentáciu alebo schôdzu, ktorá sa zaoberá pomerne hustou tematikou, zvážte vynaloženie trocha peňazí navyše na sprístupnenie nahrávok zo schôdze MP3 svojmu publiku. Je to tiež skvelý spôsob, ako sledovať všetky ústne dohody alebo plány následných stretnutí, aby ste vždy vyzerali, že máte nad vecou.

Položiť otázku:

Veľké konferenčné hovory majú tendenciu prebiehať na dlhej strane. Nikdy nezabudnite, kde sú vaši návštevníci. V závislosti od miesta, z ktorého volajú, majú k dispozícii veľa vyrušovania. Nechajte veci pohnúť a upútajte pozornosť svojich návštevníkov tým, že počas schôdze položíte konkrétne otázky, čo najlepšie dosiahnete zvolením režimu Otázky a odpovede, ktorý je k dispozícii prostredníctvom ovládacích prvkov moderátora FreeConference. Ak hostíte ďalších rečníkov, povzbudzujte ich, aby otvorili priestor pre otázky. FreeConference vám umožňuje prenášať ovládacie prvky moderátora na iných účastníkov, takže každý z vašich rečníkov môže cítiť kontrolu nad svojimi vlastnými obdobiami otázok. Ak sa niektorému z vašich návštevníkov počas prezentácie vyskytne otázka, povzbudzujte ho, aby využil funkciu Zdvíhanie rukou. Vedľa ich mena sa umiestni ikona, takže rečník si je vedomý toho, kto má otázku; môže sa na ňu obrátiť podľa vlastného uváženia. FreeConference.com ponúka to najlepšie softvér na videokonferencie.